Orada bulunmuştun. Proje kritik. Yeterince zaman yok ve riskler yüksek. Basınç açık. Hataya yer yok. Doğru yaparsanız, her şey mutlu olur ve kahraman sizsiniz. Yanlış anlarsanız, trajedi başlar ve müvekkiliniz, çalışanlarınız ve muhtemelen evdeki aileniz de dahil olmak üzere herkes sizi bir kaybeden olarak görür.
Pilot Freight Services CEO'su Richard Phillips, her gün bu tür bir baskı altında çalışıyor. Şirketi, dünyanın pek çok bölgesinde çok az hata payıyla veya hiç hata payı olmadan işleri teslim etmek, kurmak ve çalışmak zorunda olan büyük şirketler için lojistik hizmeti veriyor.
Şirketinden genellikle benzersiz veya karmaşık operasyonları yönetmesi istenir. 'Genellikle olağandışı bir şey yapmamız istendiğinde, bu müşteri için de kritik bir görevdir,' Phillips'i ortaya çıkardı. 'İlk seferlerimiz her zaman canlı ve otoyollarda, yoğun depolarda, hava alanı tar mac'lerinde ve dünyanın her yerindeki uzak konumlarda gerçekleşiyor.' İnsanların servetleri ve bazen hayatları söz konusu olabilir. İşleri ilk seferde doğru yapmak genellikle tek seçenektir.
Genç Başkanlar Örgütü'nün (YPO) bir üyesi olan Phillips, görev kritik olduğunda sizin ve ekibinizin baskı altında ezilmeyeceğinizden nasıl emin olabileceğiniz konusunda bazı harika ipuçları paylaştı.
1. Bir sorumluluk kültürü sürdürün.
Bir projenin ilk seferde doğru yapıldığından emin olmak, katılanlara muazzam miktarda sorumluluk yükler. Bu sorumluluğu almaya hazır değillerse, başarısızlık yakın olabilir. ' Her Pilot çalışanı, sistemimizdeki her sevkiyattan sorumlu olduğunu bilir, ' dedi Philips. ' Başkasının sorunu diye bir şey yoktur.'
2. Sahiplik kültürünü sürdürün.
Sorumlu olmak iyi bir şeydir ve büyük bir projede birkaç kişinin rolü olabilir. Ancak birinin genel başarıdan sorumlu olması gerekiyor. 'Her çalışan her sevkiyattan sorumlu olsa da, her sevkiyat öncelikle bir kişiye veya bir ekibe aittir, başarılı olacaksak sürecin yönetilmesinde proaktif olması gerektiğini bilen bir kişidir,' Phillips'i geliştirdi.
3. Bir hakikat kültürünü koruyun.
Yüksek riskli durumlarda hatalar genellikle kaçınılmazdır. Bu kadar yüksek bir baskı altında, bazı insanlar bir şeyler ters gittiğinde, sırf işlerini kurtarmak için bile olsa tüm gerçeği söylemekten kaçınmaya mecbur hissedebilirler. Phillips, sonuç ne olursa olsun çalışanlarının doğruyu söylemeye teşvik edildiğinden emin olur. 'Her Pilot çalışanı, potansiyel bir soruna dikkat çekmenin her zaman iyi bir şey olduğunu bilir,' iddia etti. 'Haber kötü olsa bile.'
4. Projeyi kapsamlı bir şekilde inceleyin.
Yüksek riskli, karmaşık bir görevde, kaçırılan herhangi bir ayrıntı felakete yol açabilir. 'Başlamadan önce müşteriler ve onlar için ne yaptığınız hakkında elinizden gelen her şeyi bilin. Müşterilerin ihtiyaçlarını bilin. Operasyonlarını bilin' Phillips'i ekledi. ' Bizim için bu, yalnızca bir gönderinin kritik olduğunu bilmediğimiz anlamına gelir. Nedenini biliyoruz. Kırılgan mı? Ne yönden kırılgandır? Tedarikçileri bilin. Ne sıklıkla geç kalıyorlar? Malzemelerinin alınmasını nasıl isterler? Hava durumunu kontrol. Rıhtım kapılarının yüksekliğini bilin. Kaldırma kapısının çalışır durumda olduğundan emin olun. Hava durumunu tekrar kontrol edin. Yükü aldığınız veya bıraktığınız her tesisin çalışma saatlerini öğrenin. Mesai sonrası güvenlik görevlisinin adını bilin. Evcil hayvanı var mı? Evcil hayvanın adını bilin. En önemlisi, tam olarak ne yapabileceğinizi ve ne yapacağınızı bilin. Faaliyet gösterdiğiniz dünya hakkında öğrenebileceğiniz her şeyi öğrenirseniz, genellikle risk almadan deneyim kazanabilirsiniz.'
5. Bir müşteriye ne zaman 'Hayır' diyeceğinizi bilin.
Her zaman bir kahraman olmak harika, eğer yapamazsan. 'Önemli bir başarısızlık riski varsa, müşteriniz bunu söylediğiniz için size teşekkür edecektir,' Philips'i tavsiye etti. 'Güvenilirlik kazanacak, müşteri ilişkilerini geliştirecek ve daha da önemlisi onlara uygun şekilde hizmet edeceksiniz.'
6. Bükülmeleri gidermek için küçük başlayın.
Kapının dışında mükemmel olması gereken büyük bir operasyonunuz olduğunda, kendi test alanınızı oluşturmanız gerekir. 'Başarısızlığın her zaman sonuçları olduğunu biliyoruz, ancak bir veya iki şehirde bir programı deneyebilir ve ardından bir programı küresel olarak yayınlamadan önce durup derslerimizi alabilirsek, kendimizi birçok baş ağrısından kurtarabiliriz.' Phillips'i paylaştı.
7. Ekip üyelerinizle sürekli iletişim kurun.
Bilgi, paylaşılmadığı sürece bir ekip senaryosunda işe yaramaz. Herhangi birini iletişimin dışında bırakmak, baskı arttığında beklenmedik hatalara yol açabilir. 'Çalışan arkadaşlarınızla konuşun ve sizinle konuştuklarında dinleyin,' Phillips belirtti. 'Onları biliyorsanız, çözülemeyecek çok az sorun vardır.'
8. Dış tarafları döngüde tutun.
Kritik projeleri tamamlamak için ekibinizin içindeki ve dışındaki herkesin senkronize çalışması gerekir. Dış ekiplerinizin neler olduğunu bilmesini şansa bırakmayın. 'Her satıcıyla iletişim halinde olun ve operasyonun kendi parçalarını nasıl gerçekleştirmeyi planladıklarını öğrenin' dedi Phillips. Ayrıca, yol boyunca müşteri beklentilerini yönetme ihtiyacının da altını çiziyor. 'Müşteri ile iletişimde kalın ve neler olup bittiği konusunda onları güncel tutun. İşler planlandığı gibi gittiğinde bile bunu yapın. Evet sıkıcı. Benim dünyamda sıkıcı, başarıya eşittir.'
9. Her şey için bir acil durum planınız olsun.
Phillips başarısının çoğunu ekibinin planlama yeteneklerine borçludur. Olası her olasılığı ve çözümü önceden düşünerek, beklemedikleri bir senaryo olsa bile, işler gerçekten ters gittiğinde zamandan ve stresten tasarruf ederler. 'Tedarikçi geç kalırsa, uçakta mekanik bir sorun olursa, Ortabatı'da bir kar fırtınası olursa nasıl tepki vereceğinizi tam olarak bilin' Phillips'i işaret etti. 'Üç genellikle denemek ve yaratıcı olmak için kötü bir zamandır. Öyleyse yenilikçi problemlerinizi önceden çözün.'
10. Başarılı olmak isteyen bir ekip oluşturun.
Kritik görev projelerinde başarı, herkes mutlu bir şekilde birlikte oynadığında gerçekleşir. Çalışanlarınız, satıcılarınız ve müşterileriniz, projenin değerli ve ulaşılabilir olduğuna dair güven ve arzuya sahip olmalıdır. Onlarla bireysel olarak ilgilenin ve ekip olarak destekleyin, böylece birlikte mucizeler gerçekleştirebilirsiniz. 'Bu grupların üçü de tek bir topluluk olarak hareket ettiğinde, sorunlar nadirdir ve düzeltilemeyecek çok az şey vardır' Phillips'i bitirdi.
Kevin her hafta özel hikayeleri araştırıyor. (YPO), 45 yaş ve altı için uygun olan, üst düzey yöneticiler için dünyanın önde gelen eşler arası organizasyonu.
