Kişisel asistanları işe alıyor musunuz? kayıt etmek senin zamanın mı yoksa kimin zamanına mal oldu?
Son zamanlarda, en iyi iş koçluğu müşterimden otuz beşini yaşadığım yer olan Wyoming, Jackson Hole'da özel bir inzivaya davet ettim. Biri bana bunu sorduğunda liderliğin çeşitli yönlerini - işletme sahiplerinin kendileri ve şirketleri için stratejik avantajlar ve çığır açan sonuçlar yaratabilecekleri yolları - tartışıyorduk. zaman yönetimi .
Bu soru, her birimizin zamanımızı değerlendirmek için bulduğu en iyi yollar hakkında canlı bir sohbete yol açtı. Ve o odadaki olağanüstü başarılı girişimcilerin, asistanlarının kendilerinden istenen işi yapacak kadar yetenekli veya yetkin olmadığı için değerli zamanlarını kaybettikleri ortaya çıktı. Bu yüzden ihtiyaçlarınıza en uygun asistanları işe almanın öneminden ve size yardımcı olmaları için neler yapabileceğinizden bahsetmeye başladım.
Yirmi beş yıl içinde farklı şirketlerde ve farklı şehirlerde ofisimden çalışan asistanlarım, uzaktan ama yerel olarak çalışan asistanlarım ve kelimenin tam anlamıyla benden binlerce mil uzakta çalışan asistanlarım oldu. Bu süreçte, gerçekten dört asistan seviyesi olduğunu keşfettim. Ve doğru türde bir asistanı işe almak, zamanınızı değerlendirmek için çok önemlidir.
Seviye 1: Gofer
Bu birinci kademedeki asistanlar, doğrudan talimatlar ve yakın denetim gerektirir. Nesneleri A noktasından B noktasına taşıyabilirler. Tam olarak ne yazmaları gerektiği söylendiğinde sizin adınıza e-posta gönderebilirler. Deşifre alabilir, belgeleri tarayabilir ve bu belgeleri talimatlarınıza göre klasörlerde dosyalayabilirler. Gofers ile onlara yolun her adımında yön veriyorsunuz
Yani tasarruf ediyorsun biraz zaman -- sonuçta, gofer'ınız aslında yapıyor görev - ama, gerçekten, onlar için tüm düşüncelerini yapmak zorundasınız. Bu, bir gofer ile çalışarak gerçekten kaldırabileceğiniz süreye katı bir sınır koyar.
Açıkçası bu, kiralamanız gereken türden bir kişisel asistan değil.
2. Seviye: Yönetici Asistanı
Yönetici asistanı veya 'yönetici', kendileri için açık bir süreç olduğu ve bu görevler bekledikleri veya işlemeye alıştıkları sınırlar dahilinde olduğu sürece birçok görevi iyi bir şekilde yerine getirebilen kişidir. .
İyi haber şu ki, yöneticiler gofer'lardan çok daha özerk. Yöneticiler, bilinen sonuçları elde etmek için bilinen süreçleri ve prosedürleri takip ettikleri sürece, zamanınızdan yararlanmanıza gerçekten yardımcı olabilir. Somut, tanımlanmış görevlerle mükemmelleşirler.
Ancak işler belirsizleştiğinde - başarının garanti edilmediği görevleri üstlenmeleri istendiğinde - başları belaya girer. Bozulmaktan korkarlar. Hata yapmaktan korkarlar. Çünkü hatalarından sorumlu tutulacaklarını biliyorlar. Başları belaya girebilir. Kendi takdirlerini kullanmakta isteksizler.
Bu nedenle yöneticiler, zamanınızın önemli ölçüde daha fazla kullanılmasına yardımcı olabilir, ancak yardımın en değerli olabileceği görevlerden kaçınırlar.
Seviye 3: Yönetici Asistanı
Yönetici asistanları belirsizlikten etkilenmezler. Belirsiz bir görev alabilirler ve belirli sınırlar içinde nasıl çalıştırılacağını gerçekten çözebilirler. olan görevleri yerine getirebilirler. çizilmiş olmak yerine tasarlanmış.
Tasarlanmış ödevler - idari asistanların kendilerini en rahat hissettikleri ödev türleri - gerçekten iyi işlenmiştir. Gerekli adımlar önceden açıkça ortaya konmuştur.
Buna karşılık, bir yönetici asistanına kabataslak çizilmiş bir ödev verdiğinizde, genellikle şöyle bir şey söylersiniz: İşte başarmaya çalıştığım şey. İşte bir çift oyundaki değişkenler. İşte göz önünde bulundurmak isteyebileceğiniz bazı şeyler . Sen gerisini çöz .'
Yönetici asistanı oldukça özerktir; sadece isteklerinizin bağlamını anlamak için yardıma ihtiyaçları var. Sizin adınıza iyi kararlar almalarına yardımcı olmak için belirli bir temel miktarda bilgiye ihtiyaçları vardır. Beklentilerinizi ve tercihlerinizi iletmeniz için size ihtiyaçları var.
Örneğin, seyahat söz konusu olduğunda, hangi koşullar altında daha yüksek bir uçak hizmeti sınıfına geçmek istediğinizi, ne tür otellerden hoşlandığınızı ve ne tür mahallelerde kalmayı tercih ettiğinizi onlara bildirmek isteyeceksiniz.
Bu bağlam da çok daha derine inebilir. Kendi adıma, yönetici asistanımın gelen kutumda olmasını seviyorum. Bu kısmen faydalı çünkü ele almam gereken e-posta sayısını azaltıyor: Günde yüz e-posta alırsam, yönetici asistanımın elli ila yetmiş kadarını ele aldığını, yeniden dağıttığını veya sildiğini söyleyebilirim.
Ama onun orada olması da yardımcı oluyor çünkü işimin bağlamını görüyor. Ne üzerinde ve kiminle çalıştığımı bildiğinden, kimin benimle görüşmesi gerektiği konusunda daha iyi kararlar verebilir. Örneğin, belirli bir proje hakkında Joe ile çok sayıda e-posta alışverişi yaptığımı görürse ve ardından Joe bir toplantı isterse ve bunun belirli bir son tarihten önce gerçekleşmesi gerektiğini söylerse, projenin gerçekten önemli olduğunu belirleyebilir. ben ve toplantı muhtemelen çok olduğunu. Bu yüzden benim için o toplantıyı ayarlamak için inisiyatif alacak ve bana bir not bırakacak, ' Joe, bu son tarihten önce sizinle gerçekten görüşmesi gerektiğini söyledi, bu yüzden onu 2:45'ten 3:15'e kadar yarım saatliğine ayarladım. .'
Yönetici asistanları, onlara iyi bir bağlam sağladığınız sürece, zamanınızdan yararlanmanıza gerçekten yardımcı olabilir.
4. Seviye: Genelkurmay Başkanı veya İcra Memuru
Sonunda, genelkurmay başkanımız var - ya da orduda icra memuru. Bu asistan, ticari faaliyetleriniz için kişisel bir COO gibidir. Hedeflerinizi anlıyorlar. Tüm kilit oyuncuların kim olduğunu biliyorlar. Ve idari yükün çoğunu - hatta çoğunu - omuzlarınızdan alırken kendi başlarına sonuç alma yeteneğine sahiptirler.
Bir personel şefi inisiyatif alacak ve sizin adınıza doğrudan raporlarınızı takip edecek ve kontrol edecektir. Bir yönetici veya yönetici asistanı bir toplantıda not alabilirken, personel şefiniz takip edilmesi gereken maddeleri tespit edecek ve bu takibi kendileri yapacaktır. Genelkurmay başkanınız, toplantıdan sonra Cindy'nin bu dört maddeyi gerçekten temiz bir şekilde teslim edip etmediğinden emin olmak için onunla tekrar daire kurma görevini üstlenecek ve iki gün sonra nasıl olduğunu görmek için tekrar kontrol edecek.
Ne yazık ki, çoğu insan gofers ve yönetici asistanları işe alıyor - sadece açıkça belirlenmiş görevlerde yardımcı olabilecek insanlar. Ancak işletme sahipleri olarak çoğumuz süreç odaklı değiliz; daha bulanık bir dünyada yaşıyoruz. Bu yüzden, en azından, daha belirsiz durumlarla başa çıkabilecek bir yönetici asistanına gerçekten ihtiyacımız var.
Ve personel şefleri harika olsa da, genellikle onları yalnızca orta ölçekli ve daha büyük şirketlerde bulacaksınız. Daha küçük bir şirketiniz varsa, ekibinizde muhtemelen bir personel şefi tipi kişi olacaktır, ancak bu kişiler yalnızca size atanmayacaktır. Bunun yerine operasyonlarınızı yürütebilirler veya işiniz biraz daha büyükse COO'nuz olabilirler.
Ve bu başlıkların keyfi olduğuna dikkat edilmesi gereken önemli bir şey. 'Yönetici Asistanları' ünvanına sahip birçok insan gerçekten sadece gofers. Gofer olarak işe alınan pek çok insan da gerçekten yönetici asistanlığı düzeyinde performans gösteriyor. (İkincisi özellikle eğlence dünyasında yaygındır.)
Bu nedenle, bir sonraki asistanınızı işe almayı düşünürken, ne tür bir asistana ihtiyacınız olduğunu düşünün. Ve ne karar verirseniz verin, görüşmeler sırasında bu nitelikleri aradığınızdan emin olun.
Son olarak, bir profesyonel ipucu: ihtiyacınız olacağını düşündüğünüzden biraz daha fazla yeteneğe sahip birini işe alın. Ne de olsa şirketinizin büyümesini istiyorsunuz, değil mi?
Paylaştığım fikirleri beğendiyseniz, en yeni kitabımın ücretsiz bir kopyasını indirmenizi tavsiye ederim. İş Değil, İş Kurun . Buraya Tıkla tüm ayrıntılar ve ücretsiz kopyanızı almak için.
