'Harcama başına' terimi 'günlük' anlamına gelir. Bir iş ortamında, terim, çalışanların işle ilgili faaliyetlerde seyahat ederken yapılan harcamalar için kullandığı günlük oranlar anlamına gelir. Bu oranların, çalışanın kendi bölgesinde, evden uzakta veya uluslararası olarak seyahat etmesine bağlı olarak farklılık göstermesi muhtemeldir. Harcırah ödeneği, bir şirket için hizmet görevlerinin yerine getirilmesiyle bağlantılı olarak konaklama, yemek ve eğlence gibi masrafları karşılamak için bir yolcuya verilen miktardır.
Tipik olarak, bir organizasyonun insan kaynakları departmanı, çalışanların seyahat masrafı geri ödemesi için harcırah oranlarının yanı sıra seyahat masraf formlarının gönderilmesi ve tüm onaylanmış masrafların belgelenmesi için politikalar belirleyecektir. Harcırah miktarları normalde önceden belirlenir. Çalışanlar tipik olarak, yapılan fiili masrafları talep edebilir veya belirlenen harcırah oranlarını kullanabilir veya bu yöntemleri birleştirebilir. Örneğin, çalışan, barınma giderleri lojman için harcırah ödeneğini aşmadığı sürece, yemek için bir harcırah miktarı talep edebilir ve barınma için fiili masrafları talep edebilir.
GEÇİCİ ORANLARIN BELİRLENMESİ
Yurt içi hava yolculuğu, uluslararası hava yolculuğu, konaklama, kiralık araba, kamyonet ve kamyon, diğer ulaşım, yemek ve eğlence, telefon kullanımı, çeşitli geri ödenebilir ve geri ödenemez giderler ve seyahat dahil olmak üzere bir dizi alan için harcırah oranları belirlenir. sigorta. Şirketler ayrıca tercih edilen seyahat acenteleri ve programları belirleyebilir ve seyahat masraflarının ödenmesi ve harcırah oranları için politikalar oluşturabilir.
Kendi ücretlerini belirlemeyen şirketler, ABD federal seyahat düzenlemelerine göre harcırah tutarlarını kullanabilir. Harcırah miktarları şehre göre değişir. ABD'de harcırah başına yemek oranları her Ocak ayında belirlenir. Harcırah başına yabancı yemek oranları aylık olarak verilir. Kuruluşlar normalde, tam bir günlük seyahatten daha az bir süre için harcırah başına orantı yapacaktır. Harcırahları yöneten IRS düzenlemeleri ve raporlama gereksinimleri değişiklik gösterir. Çalışanlar için, talep edilen harcırah, verilen yer ve seyahat süresi için federal harcırah oranını aşarsa, fazla miktar rapor edilebilir gelir olarak kabul edilir ve çalışanın W-2'sine eklenir. Bağımsız yükleniciler için, bu kişilere yapılan harcırah ödemeleri raporlanabilir gelirdir ve Form 1099M'de rapor edilecektir.
Bir şirketin, çalışanları işe almadan ve şirket için seyahat etmeye başlamadan önce net harcırah miktarları ve seyahat politikaları belirlemesi önemlidir. Örneğin, bir şirket çalışanların seyahat sırasında kişisel telefon görüşmelerini tazmin edip etmeyeceğine, çalışanlarına uçak kullanma vb. için tazmin edip etmeyeceğine karar vermelidir. Diğer kararlar, uluslararası seyahat, kara taşımacılığı (taksi, otobüs, metro, vb.) için para birimi dönüştürme ücretlerini içerir. vb.), otel sağlık kulübü ücretleri, çamaşırhane/kuru temizleme/takım elbise ütüleme, gece teslimatı/posta ücreti, otopark ve geçiş ücretleri, bahşişler ve vize/pasaport/konsolosluk ücretleri.
Çalışanlar için bir avantaj olarak, bazı firmalar sıkı işgücü piyasalarında çalışanları ödüllendirmek, motive etmek veya elde tutmak için ekstra hizmetler için ödeme yapmayı düşünür. Göz önünde bulundurulması gereken bazı harcırah kalemleri şunları içerebilir: havayolu kulübü üyelik aidatları, kişisel kredi kartları için yıllık ücretler, kuaförler, giyim veya tuvalet malzemeleri, kır kulübü aidatları, tatil veya bir iş gezisi öncesinde, sırasında veya sonrasında alınan kişisel günlerle ilgili harcamalar, golf ücretleri, bagaj ve evrak çantaları, dergiler, kitaplar, gazeteler, kişisel okuma materyalleri, mini bar alkollü içecekler, filmler (uçak içi ve otel içi filmler dahil), kişisel otomobil rutin bakımı/ayarları, evcil hayvan pansiyonu, kiralama araba yükseltmeleri, saunalar, masajlar, ayakkabı boyama veya ABD seyahat çeki ücretleri.
ÖRNEK ÖRNEKLER
Günlük Harcırah, Seyahat ve Taşıma Ödeneği Komitesi, ABD ordusunun yedi şubesinin (Ordu, Deniz Kuvvetleri, Hava Kuvvetleri, Deniz Piyadeleri, Sahil Güvenlik, Ulusal Okyanus ve Atmosfer İdaresi, ve Halk Sağlığı Hizmeti). Bu düzenlemelerin amacı, üniformalı üyelerin ve sivil personelin adil ve hakkaniyetli bir şekilde geri ödenmesidir.
ABD Hükümeti, ABD Dışişleri Bakanlığı aracılığıyla, fiili geçim giderlerinin geri ödenmesi yerine yabancı bölgelerde seyahat için harcırah ödenekleri sağlar. Ödenekler, resmi bir görevden veya görevden uzakta resmi bir işyerinde listelenen yerlerde geçici seyahat statüsündeyken günlük harcamalar için çalışanlara ve uygun bakmakla yükümlü olunan kişilere verilir. Belirlenen oranlar maksimum tutarlardır. Genel Hizmetler İdaresi ve bireysel federal kurumlar tarafından uygulanan seyahat düzenlemeleri uyarınca, yetkilendirme yetkililerinin, gerekli seyahat giderleriyle tutarlı bir ödeme düzeyini sürdürmek için gereken maksimum oranları düşürmesi gerekmektedir. Konaklama ve yemek artı olası seyahat masrafları için ayrı tutarlar belirlenir. Azami konaklama tutarı, yeterli, uygun ve makul fiyatlı tesislerde konaklama maliyetini büyük ölçüde karşılamayı amaçlamaktadır. Yemekler ve olası masraflar kısmı, yemek masraflarını ve çamaşır yıkama ve kuru temizleme gibi olası seyahat masraflarını büyük ölçüde karşılamayı amaçlamaktadır.
KAYNAKÇA
'Son Güncelleme?' Bordro Müdürü Mektubu. 7 Mayıs 2006.
Luecke, Randall, et. al. 'Şirketiniz Seyahat Başına Seyahat Kullanmalı mı?' Tazminat ve Yan Haklar Dergisi . Mart-Nisan 1998.
Luecke, Randall, et. al. 'Ölüm Başına Seyahatin Artıları ve Eksileri.' iş gücü . Mart 1998.
Dokumacı, Peter. 'IRS'nin Günlük Yemek Giderleri Menüsü.' ulusun işi . Mayıs 1999.
