SÖZLÜ ILETIŞIM

Sözlü iletişim, konuşulan kelimelerin kullanıldığı her türlü etkileşimi tanımlar ve özellikle bilgi çağı olarak adlandırılan bir çağda iş dünyasının hayati, ayrılmaz bir parçasıdır. Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt ve Jane Thomas kitaplarında “Yazarak olduğu kadar konuşarak da etkili bir şekilde iletişim kurma becerisine iş dünyasında çok değer verilir ve talep edilir” diye yazdılar. Etkili İş İletişimi . 'İşletmenin işlevsel alanlarının içeriğini bilmek önemlidir, ancak bu fikirlere -toplantılarda veya solo sunumlarda- hayat vermek etkili bir sözlü sunum gerektirir. Bir kuruluşta yaygın olarak kullanılan sözlü iletişim türleri arasında personel toplantıları, kişisel tartışmalar, sunumlar, telefon konuşması ve gayri resmi konuşmalar bulunur. Kuruluş dışından kişilerle sözlü iletişim yüz yüze toplantılar, telefon görüşmeleri, konuşmalar, telekonferanslar veya video konferanslar şeklinde olabilir.

Müşteri/müşteri sunumları, çalışan görüşmeleri ve toplantılar gibi alanlarda çoğu zaman yükün çoğunu omuzlayan küçük işletme sahipleri ve yöneticiler için konuşma yönetimi becerileri çok önemlidir. Sözlü iletişimin etkili olması için açık, ilgili, anlatım ve üslup açısından ince, özlü ve bilgilendirici olmalıdır. Bu özellikleri taşıyan sunumlar veya konuşmalar, iş sağlığını ve büyümesini sağlamada paha biçilmez bir araç olabilir. Öte yandan, net olmayan, yanlış veya düşüncesiz iş iletişimi, değerli zamanı boşa harcayabilir, çalışanları veya müşterileri yabancılaştırabilir ve yönetime veya genel işletmeye karşı iyi niyeti yok edebilir.

SÖZLÜ SUNUMLAR

Halka açık sunum, genellikle çeşitli sözlü iş iletişimi türlerinin en önemlisi olarak kabul edilir. Her türlü iletişimde olduğu gibi, halka açık bir konuşma veya açıklama hazırlamanın ilk adımı, iletişimin temel amacını/hedefini belirlemektir. Hildebrandt, Murphy ve Thomas'ın belirttiği gibi, iş sunumları üç genel amaçtan birine sahip olma eğilimindedir: ikna etmek, bilgilendirmek veya talimat vermek veya eğlendirmek. Sunuma dahil edilecek ana fikirler amacın dışında gelecektir. Bu fikirler kapsamlı bir şekilde araştırılmalı ve izleyicinin ihtiyaçlarına göre uyarlanmalıdır.

Fikirler daha sonra bir giriş, bir ana metin veya metin ve bir özet veya sonuç içerecek şekilde düzenlenmelidir. Ya da konuşma yapmakla ilgili eski bir atasözünde olduğu gibi, 'Onlara ne söyleyeceğinizi söyleyin, onlara söyleyin ve onlara ne söylediğinizi söyleyin.' Giriş, dinleyicinin ilgisini çekmeli ve sunumun geri kalanının temasını oluşturmalıdır. Ana gövde vurgu noktalarına odaklanmalıdır. Sonuç, kilit noktaları yeniden ifade etmeli ve aktarılmakta olan kapsayıcı mesajı özetlemelidir.

Görsel yardımcılar, bazı sunumların yararlı bir bileşeni olabilir. İster bir bilgisayardan yansıtılsınlar, ister kara tahtalarda, kuru silme tahtalarında veya yazı tahtalarında gösterilsinler, görsel yardımcılar, konuşmacının mesajı iletmesine yardımcı olmak için anlamlı, yaratıcı ve ilginç olmalıdır. Görsel yardımcıların başarılı bir şekilde kullanılmasının anahtarı, sunumun temasını desteklemeleri, aktarımına yardımcı olmaları, ancak bunu özensiz, karmaşık ve hatta çok eğlenceli olarak gözden düşürmeden yapmalarıdır.

Sunum düzenlendikten ve görsel yardımcılar seçildikten sonra, konuşmacı sunumu yüksek sesle prova etmeli ve zaman kısıtlamalarına uyması ve ana noktaların tam olarak kapsanmasını sağlamak için gerektiğinde revize etmelidir. Güven kazanmak için bir aynanın önünde veya bir arkadaşınızın önünde pratik yapmak yardımcı olabilir. İyi bir sözlü sunum, dinleyicilerin materyal boyunca ilerlemelerine yardımcı olacak geçiş cümleleri içerecek ve aşırı uzun veya teknik olmayacak. Konuşmacının, dinleyicilerin sahip olabileceği soruları önceden tahmin etmesi ve bu bilgileri sunuma dahil etmesi veya sunumun sonunda bir Soru-Cevap oturumunda bunları ele almaya hazır olması da önemlidir. Bir konferans, bir ziyafet, bir tatil öğle yemeği veya bir yönetim inzivası olsun, profesyonel ve zarif sunum, etkili iletişimin bir başka anahtarıdır. Steve Kaye, 'Bir iş etkinliğinde konuştuğunuzda şirketinizi ve o şirketteki ofisinizi temsil ettiğinizi kabul edin' dedi. IIE Çözümleri . 'Etkinliği iyi niyeti teşvik etmek için bir fırsat olarak kullanın. Şikayet, eleştiri veya tartışmalardan kaçının. Bunlar izleyiciyi yabancılaştıracak ve güvenilirliğinizi hızla yok edecektir. Bunun yerine, dinleyicilerin duymak istedikleri hakkında konuşun. Ev sahibinizi övün, olayı onurlandırın ve katılımcılara iltifat edin. Başarı ve iyimserlik yay.'

Sözlü sunumlar doğaçlama olarak yapılabilir (bir taslaktan veya notlardan); bir el yazmasından okuyarak; veya hafızadan. Doğaçlama yaklaşım genellikle konuşmacının göz teması kurmasına ve aynı anda ilgili bilgileri aktarırken dinleyicilerle bir uyum geliştirmesine olanak tanıyan bir yöntem olarak lanse edilir. Bir el yazmasından okuma, daha çok, çok fazla alanı kapsayan daha uzun ve/veya ayrıntılı iletişimler için kullanılır. Bu arada ezberleme, genellikle yalnızca kısa ve/veya resmi olmayan tartışmalar için kullanılır.

Etkili sözlü sunumların sunumu, konuşmacının ses perdesini, hızını ve hacmini dikkate almasını gerektirir. Vurgu eklemek ve monotonluğu önlemek için ses perdesindeki değişiklikleri dahil etmek önemlidir. Dinleyicinin genel mesajın belirli öğeleri üzerinde düşünmesini sağlamak için konuşma hızını değiştirmek ve duraklamalar eklemek de yararlıdır. Uygun hacmi bulmak da bir sunumun başarısı için çok önemlidir. Son olarak, konuşmacılar bir sunumdaki kelimeler veya cümleler arasına yabancı kelimeler veya sesler ('um', 'bilirsin' veya 'tamam' gibi) eklememeye dikkat etmelidir.

Duruş, jestler ve yüz ifadeleri gibi sözel olmayan unsurlar da iyi sözlü iletişim becerilerini geliştirmede önemli faktörlerdir. Hildebrandt, Murphy ve Thomas, 'Dış görünüşünüz içsel ruh halinizi yansıtıyor' dedi. 'Böylece iyi duruş, duruş ve güven önerir; ne katı bir dikkatle ne de podyumun üzerine dökülen özensiz bir kayıtsızlıkla ayakta durun, ağırlığınız her ayağa eşit olarak dağılmış olarak dik durun.' Bazı hareketler dinleyicilerin dikkatini çekmeye veya vurguyu artırmaya yardımcı olabilir, ancak sürekli kaydırma veya tempodan kaçınılmalıdır. Benzer şekilde, el ve kol hareketleri işaret etmek, tanımlamak veya vurgulamak için kullanılabilir, ancak bunlar çeşitlendirilmeli, dikkatle zamanlanmalı ve izleyiciye göre uyarlanmalıdır. Son olarak, iyi konuşmacılar dinleyicilerle sık sık göz teması kurmalı, yüz ifadelerinin sundukları fikirlere ilgilerini göstermesine izin vermeli ve duruma uygun bir şekilde giyinmelidir.

Küçük işletme sahipleri, topluluk önünde konuşma heveslerinin bireyden bireye önemli ölçüde farklılık göstermesi bakımından genel nüfusu yansıtır. Bazı girişimciler, halka açık sunumlar (resmi veya gayri resmi) gerektiren ortamlarda ilgi odağı olmaktan hoşlanır ve başarılı olur. Diğerleri topluluk önünde konuşma konusunda daha az beceriklidir ve bu tür durumlara düşmekten kaçınırlar. Ancak iş danışmanları, girişimcileri, halka açık sunumları ve sözlü iletişim becerilerini, ticari büyümede potansiyel olarak paha biçilmez bir araç olarak kullanmaya teşvik ediyor. Kaye, 'Bir sunum koçu tutmayı veya iş sunumları üzerine bir çalıştaya katılmayı düşünebilirsiniz,' dedi. 'Bu hizmetler, konuşurken etkinizi nasıl en üst düzeye çıkaracağınızı gösterebilir. Aslında, bu tür becerileri öğrenmek, etkili bir lider olarak geleceğinize uzun vadeli bir yatırım olarak hizmet eder.'