Kötü toplantılar: Hepimiz bunları yaşadık. Yetersiz planlama, çok fazla konuşma veya hazırlık eksikliği olsun, kötü toplantılar değerli zaman ve parayı boşa harcar.
Ancak Amazon'un kurucusu ve CEO'su Jeff Bezos, toplantıları daha verimli hale getirmenin kodunu kırmış olabilir. Hissedarlara yıllık mektubunun yanı sıra bir son röportaj, Bezos, ne olduğuna dair bir fikir verdi. Amazon toplantı kültürü gibi.
Her şey üç basit kuralı takip etmeye gelir.
'İki pizza' ekipleri.
Bezos, 'İki pizzanın besleyebileceğinden daha büyük olmayan ekipler oluşturmaya çalışıyoruz' dedi. 'Biz buna iki pizza takımı kuralı diyoruz.'
Eğer çok fazla insanla bir toplantıda bulunduysanız, bunun hikmetini anlayabilirsiniz. Ekip ne kadar büyük olursa, görüş sayısı o kadar fazla olur ve sonuçlara varmak ve karar vermek o kadar zorlaşır. Ve bu insanlardan bazıları sadece kendi seslerinin sesini duymaktan hoşlanıyorsa, toplantılarınız kesinlikle zaman emici olacaktır.
Ancak iki pizza takımı kuralıyla, çevik ve yönetilebilir kalırken farklı bakış açıları ve fikirler edinme dengesine sahip olursunuz.
PowerPoint yok.
Bezos gururla 'Amazon'da PowerPoint kullanılmaz' diyor. 'Toplantı için birileri altı sayfalık... anlatısal olarak yapılandırılmış bir not hazırladı. Gerçek cümleleri, konu cümleleri, fiiller ve isimler var - sadece madde işaretleri değil.'
Bezos, hissedarlara yazdığı son mektubunda, yazılması ve düzeltilmesi bir hafta veya daha fazla sürebileceğini söylediği bu notlara giren çalışmaları detaylandırıyor:
'Harika notlar yazılır ve yeniden yazılır, çalışmayı geliştirmeleri istenen meslektaşlarla paylaşılır, birkaç gün bir kenara bırakılır ve ardından taze bir zihinle yeniden düzenlenir. Bir veya iki gün içinde yapılamazlar.'
benim gibi meslektaşım Carmine Gallo geçenlerde belirtti, Bunun gibi notlar harika bir fikir çünkü beynimiz iyi hikaye anlatıcılığını sabit verilerden çok daha iyi işler. Bu tür anlatı notları, yazarlara fikirlerinin ardındaki düşünceleri tam olarak iletme şansı verir ve toplantı katılımcılarına tüm kavramları daha iyi anlama şansı verir.
Tabii ki, toplantı katılımcıları hazırlık yapmazsa bunların hiçbiri bir anlam ifade etmez, bu da üçüncü kuralı en iyi kural yapan şeydir.
Sessizlikle başlayın.
Bezos, 'Bu notları toplantı sırasında sessizce okuyoruz' diyor. 'Çalışma salonu gibi. Herkes masanın etrafında oturuyor ve belgeyi okumamız ne kadar uzun sürse de, genellikle yarım saat kadar sessizce okuyoruz. Ve sonra tartışırız.'
Bunun neden bu kadar faydalı olduğunu hayal edebilirsiniz. En iyi niyetinize rağmen istediğiniz kadar hazırlıklı olmadığınız önemli bir toplantıya kaç kez geldiniz?
Bezos, 'Tıpkı lise çocukları gibi, yöneticiler de notu okumuşlar gibi toplantı boyunca blöf yapacaklar' diyor. 'Çünkü meşgulüz. Ve böylece, aslında notun okunması için zaman ayırmanız gerekiyor - ve toplantının ilk yarım saati bunun için. Ve sonra herkes notu gerçekten okudu, sadece notu okumuş gibi yapmıyorlar.'
Bezos'un sahip olduğu daha önce bunun kullanımını övdü yöntem çünkü oradaki herkesin bölünmemiş bir şekilde dikkatini çekmesini sağlar. Ek olarak, bu notları bir araya getirmek için gereken beceri ve odaklanmış düşünce nedeniyle, bu tür tartışmaları yönetenlerin daha iyi hazırlanmasına yardımcı olur. Ünlü kurucu, 'Tam cümleler yazmak daha zordur' diye açıklıyor. 'Altı sayfalık, anlatısal olarak yapılandırılmış bir not yazmanın ve net bir düşünceye sahip olmamanın hiçbir yolu yoktur.'
Uygulamaya koymak.
Bu yöntemi kendi toplantılarımda kullandım ve etkililiğine kefil olabilirim. Toplantı moderatörü olarak herkesin sağlam bir temelle yola çıktığından ve hepsinin aynı fikirde olduğundan emin olabilirsiniz. (Üzgünüm, dayanamadım.)
Ama hepsinden önemlisi, çalışanlarınıza işlerini en iyi şekilde yapmaları için ihtiyaç duydukları şeyi veriyorsunuz:
Zaman.
Anlama zamanı. Genişletilmiş yansıma zamanı. Odaklanmış düşünme zamanı.
Bunların hepsi daha derin keşiflere yol açar.
Hatırla:
İki pizza takımı. PowerPoint yok. Sessizlikle başlayın.
Bu üç basit kuralı takip edin ve toplantılarınızı zaman kaybından parlak fikirlerin kaynağına dönüştürün.
