İş planları dışında, yönetici özetleri muhtemelen tüm iş belgelerinin en can alıcı noktasıdır. Herhangi bir büyüklükteki herhangi bir şirketteki hemen hemen her büyük kararın, karar verme sürecinde bir yönetici özeti içerdiğini söylemek doğru olur.
Ne yazık ki, birçok kişi, bir yönetici özetinin, bir 'Uçurum Notları' gibi, belgenin bir özeti olduğuna yanlış bir şekilde inanmaktadır. Oh hayır.
Yönetici özetinin amacı bir karar önermek, bilgi vermek değil. Daha uzun belge, bu öneri için detaya inme kanıtı sağlar.
Teklif gurusu ile yaptığım konuşmalara dayanarak Tom Sant , bir yöneticiyi (veya yönetim ekibini) bir karar vermeye ikna edecek bir yönetici özetinin nasıl yazılacağı aşağıda açıklanmıştır:
1. Bir sorunu, ihtiyacı veya hedefi tanımlayın.
'YÖNETİCİ ÖZETİ' kelimelerinin altında bir veya iki cümleyle (en fazla) neden bir karara ihtiyaç duyulduğunu açıklayın. Spesifik olun ve mümkünse ölçülebilir ölçümler ekleyin.
Yanlış:
Bu belge, XYZ çözümünü ayrıntılı olarak açıklamaktadır. İşte içeriğinin bir özeti...
Sağ:
Telekomünikasyon ağ kesintileri nedeniyle yıllık gelirde 10 milyon dolarlık bir eksiklik yaşıyoruz.
2. İstenen sonucu tanımlayın.
Bir veya iki cümleyle (en fazla) sorun çözülürse, ihtiyaç giderilirse veya amaca ulaşılırsa neyin farklı olacağını açıklayın. Çözümün ayrıntılarını vermeyin.
Yanlış:
Bölüm 1'de standart uyumlu çoklu analog akı kapasitörlerini açıklıyoruz...
Sağ:
Tahminlerimize göre (bkz. Bölüm 1), bu kesintileri azaltmak veya ortadan kaldırmak karlılığımızı %20'ye kadar artıracaktır.
3. Önerilen çözümünüzü açıklayın.
'TEKLİF' kelimesinin altında, istenen sonucu yaratacak (2. Adımda olduğu gibi) soruna yönelik çözümünüzün unsurunu (1. Adımda olduğu gibi) bir dizi kısa paragrafta tanımlayın.
Her paragrafta, çözümünüzün o bölümünün ayrıntılı olarak açıklandığı daha büyük belgedeki bölümlere bakın. Her paragrafı net ve okunabilir hale getirin. Jargon, biz-blab ve gereksiz soyutlamalardan kaçının. Mümkünse, paragrafları adım adım bir plan halinde düzenleyin.
Yanlış:
Mevcut altyapımızdan yararlanmak, yeniden eğitim gereksinimlerini optimize ederken geçmiş teknoloji yatırımlarından yararlanacaktır. Gelişmiş güvenilirlik, görev açısından kritik üretkenliğimizin patlamasına neden olacak ve böylece parasallaştırılmış bir rekabet avantajı yaratacaktır.
Sağ:
Yukarıdaki sorunu çözmek için aşağıdakileri öneriyoruz:
1. Bir pilot sistem satın alın ve kurun. Bu, günlük operasyonlarımızı tehlikeye atmadan yeni yazılımı test etmemizi sağlayacaktır. Bu pilot sistem için gereksinimler Bölüm 4'te açıklanmıştır.
[daha fazla adım]
4. Risklerin üstesinden nasıl geleceğinizi açıklayın.
Önemsiz olmayan her iş kararı, bir miktar risk içerir. Bu nedenle, 'RİSKLER' başlığı altında bu riskleri ve bunların nasıl üstesinden gelmeyi önerdiğinizi (veya neden gerçekten bir risk olmadıklarını) kısaca açıklayın.
Bir kez daha, bu paragrafları sıkı tutun. Sade bir dil kullanın. Önceki adımda olduğu gibi, her paragrafı daha uzun belgenin ilgili bölümüne bağlayın.
Yanlış:
Önerilen çözüm, satıcıdan bağımsızdır ve özelleştirilmiş yürütmeye hazır komut dosyalarının kullanımı yoluyla birden çok sistem mimarisine entegre olur...
Sağ:
Tüm müşteri hizmetleri departmanını dönüştürmek için servis personelimizi yeniden eğitmemiz gerekecek, bu da departmanın yanıt süresini kısaltabilir. Ancak, özelleştirilmiş bir eğitim kılavuzu yazarak bu olasılığı azaltmayı planlıyoruz.
5. Verilmesini istediğiniz kararı isteyin.
'TAVSİYE' başlığı altında, yöneticinin/yöneticilerin vermesini istediğiniz kararı mümkün olduğunca az kelimeyle tanımlayın. Açık ol.
Karar para içeriyorsa, tutarı ekleyin. Kararın belirli bir zamana kadar verilmesi gereken nedenler varsa, bunları ortaya çıkarın.
Yanlış:
Telefon sistemi kesintileriyle ilgili süregelen endişemiz şirketimizi etkilemeye devam ediyor ve bu nedenle hızlı bir şekilde ele alınmalıdır.
Sağ:
Bu projeyi mevcut faaliyetlerimizi kesintiye uğratmadan mevcut mali yılın sonuna kadar tamamlamak için, gelecek çeyreğin BT bütçesinde 2 milyon dolarlık bir artışı onaylamanız gerekiyor.
Örnek Yönetici Özetleri
Aşağıda, gerçekte göründükleri gibi yukarıda açıklanan iki yönetici özeti bulunmaktadır. İlk örneğin yapay olarak opak olduğunu düşünmeyin, sizi temin ederim ki ben şahsen daha kötülerini gördüm. Kötüden bile fazlası.
Yanlış:
YÖNETİCİ ÖZETİ
Bu belge, XYZ çözümünü ayrıntılı olarak açıklamaktadır. İşte içeriğinin bir özeti:
Bölüm 1'de standart uyumlu çoklu analog akı kapasitörlerini açıklıyoruz...
[daha fazla bölüm özeti]
Mevcut altyapımızdan yararlanmak, yeniden eğitim gereksinimlerini optimize ederken geçmiş teknoloji yatırımlarından yararlanacaktır. Gelişmiş güvenilirlik, görev açısından kritik üretkenliğimizin patlamasına neden olacak ve böylece parasallaştırılmış bir rekabet avantajı yaratacaktır. Önerilen çözüm, satıcıdan bağımsızdır ve özelleştirilmiş yürütmeye hazır komut dosyalarının kullanımı yoluyla birden çok sistem mimarisine entegre olur.
Telefon sistemi kesintileriyle ilgili süregelen endişemiz şirketimizi etkilemeye devam ediyor ve bu nedenle hızlı bir şekilde ele alınmalıdır.
Sağ:
YÖNETİCİ ÖZETİ
Telekomünikasyon ağ kesintileri nedeniyle yıllık gelirde 10 milyon dolarlık bir eksiklik yaşıyoruz.
Tahminlerimize göre (bkz. Bölüm 1), bu kesintileri azaltmak veya ortadan kaldırmak karlılığımızı %20'ye kadar artıracaktır.
TEKLİF
Yukarıdaki sorunu çözmek için aşağıdakileri öneriyoruz:
- Bir pilot sistem satın alın ve kurun. Bu, günlük operasyonlarımızı tehlikeye atmadan yeni yazılımı test etmemizi sağlayacaktır. Bu pilot sistem için gereksinimler Bölüm 4'te açıklanmıştır.
[daha fazla adım]
RİSKLER
- Daha düşük tepki süresi imkanı . Yukarıdaki planın 3. Aşamasında, departmanın ortalama yanıt süresini geçici olarak azaltabilecek servis personelimizi yeniden eğitmemiz gerekecek. Ancak, özelleştirilmiş bir eğitim kılavuzu yazarak bu olasılığı azaltmayı planlıyoruz.
[daha fazla risk]
ÖNERİ
Bu projeyi mevcut faaliyetlerimizi kesintiye uğratmadan mevcut mali yılın sonuna kadar tamamlamak için, gelecek çeyreğin BT bütçesinde 2 milyon dolarlık bir artışı onaylamanız gerekiyor.
Cidden, bu iki yönetici özetinden hangisinin en iyi karara yol açacağını düşünüyorsunuz?
