ABD'li çalışanlar ortalama olarak yaklaşık çeyrek taranan çalışma haftasının yüzlerce e-posta .
Yanıt düğmelerimize yapıştırılmış olmamıza rağmen, kariyer koçu Barbara Pachter, birçok profesyonelin e-postayı nasıl uygun şekilde kullanacağını hala bilmediğini söylüyor.
Okuduğumuz ve yazdığımız çok sayıda mesaj nedeniyle, utanç verici hatalar yapmaya daha yatkın olabiliriz ve bu hataların ciddi sonuçları olabilir.
Pachter, ' adlı kitabında modern e-posta görgü kurallarının temellerini özetliyor. İş Görgü Kurallarının Esasları .' Onunla konuştuk ve bilmeniz gereken en temel kuralları çıkardık.
Vivian Giang ve Rachel Sugar, bu makalenin önceki sürümlerine katkıda bulundular.
1. Net, doğrudan bir konu satırı ekleyin
İyi bir konu satırına örnek olarak 'Toplantı tarihi değişti', 'Sunumunuz hakkında hızlı soru' veya 'Teklif için öneriler' verilebilir.
Pachter, 'İnsanlar genellikle bir e-postayı açıp açmamaya konu satırına göre karar verir' diyor. 'Okuyucuların endişelerini veya işle ilgili sorunlarını ele aldığınızı bilmelerini sağlayan birini seçin.'
2. Profesyonel bir e-posta adresi kullanın
Bir şirkette çalışıyorsanız, şirket e-posta adresinizi kullanmalısınız. Ancak kişisel bir e-posta hesabı kullanıyorsanız - ister serbest meslek sahibi olun, ister iş ile ilgili yazışmalar için ara sıra kullanmak gibi - bu adresi seçerken dikkatli olmalısınız, diyor Pachter.
Alıcının e-postayı tam olarak kimin gönderdiğini bilmesi için her zaman adınızı taşıyan bir e-posta adresiniz olmalıdır. 'babygirl@...' veya 'beerlover@...' gibi işyerinde kullanılmaya uygun olmayan e-posta adreslerini (belki de ilkokul günlerinizin kalıntıları) asla kullanmayın - ne kadar severseniz sevin. soğuk demlemek.
3. 'Tümünü yanıtla'ya basmadan önce iki kez düşünün
Hiç kimse kendisiyle ilgisi olmayan 20 kişiden gelen e-postaları okumak istemez. E-postaları görmezden gelmek zor olabilir, çünkü birçok kişi akıllı telefonlarında yeni mesajlarla ilgili bildirimler veya bilgisayar ekranlarında dikkati dağıtan açılır mesajlar alır. Pachter, listedeki herkesin e-postayı alması gerektiğini gerçekten düşünmüyorsanız, 'tümünü yanıtla'ya basmaktan kaçının.
4. Bir imza bloğu ekleyin
Sağlamak Pachter, okuyucunuza sizinle ilgili bazı bilgiler vermesini önerir. 'Genellikle bu, tam adınızı, unvanınızı, şirket adınızı ve bir telefon numarası da dahil olmak üzere iletişim bilgilerinizi belirtir. Ayrıca kendiniz için biraz tanıtım ekleyebilirsiniz, ancak herhangi bir söz veya sanat eseri ile aşırıya kaçmayın.'
E-postanın geri kalanıyla aynı yazı tipini, yazı tipi boyutunu ve rengi kullanın, diyor.
5. Profesyonel selamlamalar kullanın
'Hey millet', 'Yo' veya 'Merhaba millet' gibi rahat, günlük konuşma diline dayalı ifadeler kullanmayın.
“Yazılarımızın rahat doğası, bir e-postadaki selamlamayı etkilememeli” diyor. ' Hey çok resmi olmayan bir selamlamadır ve genellikle işyerinde kullanılmamalıdır. Ve Ben mi da tamam değil. kullanın Selam veya Merhaba yerine.'
Ayrıca kimsenin adını kısaltmamanızı tavsiye ediyor. Kendisine 'Mike' denmesini tercih ettiğinden emin değilseniz, 'Merhaba Michael' deyin.
6. Ünlem işaretlerini dikkatli kullanın
Pachter, bir ünlem işareti kullanmayı seçerseniz, heyecanı iletmek için yalnızca birini kullanın, diyor.
'İnsanlar bazen kendilerini kaptırırlar ve cümlelerinin sonuna bir takım ünlem işaretleri koyarlar. Sonuç çok duygusal veya olgunlaşmamış görünebilir' diye yazıyor. 'Ünlem işaretleri yazılı olarak dikkatli kullanılmalıdır.'
7. Mizah konusunda dikkatli olun
Mizah, doğru ton veya yüz ifadeleri olmadan çeviride kolayca kaybolabilir. Profesyonel bir değiş tokuşta, alıcıyı iyi tanımadığınız sürece e-postalarda mizahtan uzak durmak daha iyidir. Ayrıca, komik olduğunu düşündüğünüz bir şey başkasına komik gelmeyebilir.
Pachter şöyle diyor: 'Konuşulduğunda komik olarak algılanan bir şey, yazıldığında çok farklı görünebilir. Şüpheye düştüğünüzde, bırakın.'
8. Farklı kültürlerden insanların farklı konuştuğunu ve yazdığını bilin
İletişimsizlik nedeniyle kolayca oluşabilir kültürel farklılıklar , özellikle birbirimizin beden dilini göremediğimiz yazı biçiminde. Mesajınızı alıcının kültürel geçmişine veya onları ne kadar iyi bildiğinize göre düzenleyin.
Pachter, akılda tutulması gereken iyi bir kuralın, yüksek bağlamlı kültürlerin (Japon, Arap veya Çin) sizinle iş yapmadan önce sizi tanımak istediğini söylüyor. Bu nedenle, bu ülkelerdeki iş ortaklarının yazılarında daha kişisel olmaları yaygın olabilir. Öte yandan, düşük bağlamlı kültürlerden (Alman, Amerikan veya İskandinav) insanlar konuya çok çabuk ulaşmayı tercih ediyor.
9. E-postalarınızı yanıtlayın -- e-posta size yönelik olmasa bile
Pachter, size gönderilen her e-posta mesajını yanıtlamak zordur, ancak denemelisiniz, diyor. Bu, özellikle gönderen bir yanıt bekliyorsa, e-postanın size yanlışlıkla gönderildiğini içerir. Bir yanıt gerekli değildir, ancak özellikle bu kişi sizinle aynı şirkette veya sektörde çalışıyorsa, iyi bir e-posta görgü kuralları işlevi görür.
İşte örnek bir yanıt: 'Çok meşgul olduğunuzu biliyorum, ancak bu e-postayı bana göndermek istediğinizi sanmıyorum. Ve doğru kişiye gönderebilmen için sana haber vermek istedim.'
10. E-posta adresini en son ekleyin
Pachter, 'Mesajı yazmayı ve doğrulamayı bitirmeden yanlışlıkla bir e-posta göndermek istemezsiniz' diyor. 'Bir mesajı yanıtlarken bile, alıcının adresini silmek ve yalnızca mesajın gönderilmeye hazır olduğundan emin olduğunuzda eklemek iyi bir önlemdir.'
11. Her mesajı düzeltin
Hatalarınız, e-postanızın alıcıları tarafından fark edilmeyecek. Pachter, 'Ve alıcıya bağlı olarak, onları yaptığınız için yargılanabilirsiniz' diyor.
Yazım denetimine güvenmeyin. Göndermeden önce e-postanızı birkaç kez, tercihen yüksek sesle okuyun ve tekrar okuyun.
Pachter, 'Bir süpervizör 'Rahatsızlıktan dolayı özür dilerim' yazmayı amaçladı,' diyor. Ama yazım denetimine güvendi ve sonunda 'İnkontinans için üzgünüm' yazdı.
12. Doğru alıcıyı seçip seçmediğinizi iki kez kontrol edin
Pachter, e-postanın 'Kime' satırına adres defterinizden bir isim yazarken dikkatli olmanızı söylüyor. 'Yanlış adı seçmek kolaydır, bu hem sizin için hem de e-postayı yanlışlıkla alan kişi için utanç verici olabilir.'
13. Yazı tiplerinizi klasik tutun
Purple Comic Sans'ın bir zamanı ve yeri var (belki?) ama iş yazışmaları için yazı tiplerinizi, renklerinizi ve boyutlarınızı klasik tutun.
Temel kural: E-postalarınız diğer kişilerin okuması için kolay olmalıdır.
Pachter, 'Genel olarak, 10 veya 12 punto ve Arial, Calibri veya Times New Roman gibi okunması kolay bir yazı tipi kullanmak en iyisidir' diyor. Renk gelince, siyah en güvenli seçimdir.
14. Sizden istemedikçe alıcıların adını kısaltmayın.
' Benim adım Barbara. Business Insider'a 'Merhaba Barb' olarak gönderilen e-postaları almaktan hoşlanmıyorum. 'Aynı lakap kullanmak için de geçerlidir. Bana Barbie deme!'
Kişi size bir takma ad tercih ettiğini söylemediği sürece, bir takma ad kullanmayı kendi başınıza üstlenmeyin. Sadece arkadaş canlısı veya samimi olmaya çalışıyor olabilirsiniz, ancak bu uygunsuzdur ve alıcının derisinin altına girebilir.
15. Alıcı adını doğru yazdığınızdan emin olun.
'Selamda birini gücendirirseniz, o kişi daha fazla okumayabilir' diyor.
Saygılı olun ve alıcının adını doğru yazın. 'Birçok insan ismi yanlış yazılırsa hakarete uğruyor. Kişinin imza bloğunda doğru yazımı kontrol edin. Ayrıca e-posta adreslerini de kontrol edebilirsiniz. Çoğu zaman, kişilerin adları ve/veya soyadları adreslerinde bulunur.'
Potansiyel bir müşteriye e-posta gönderiyorsanız, ayrıntılara çok az dikkat ettiğinizi veya çok meşgul olduğunuzu veya adlarını doğru anlayamayacak kadar dikkatinizin dağıldığını varsayabilirler ve göndermek istediğiniz mesaj bu değildir.
16. Tonunuzu takip edin
Şakaların çeviride kaybolması gibi, ses ipuçlarından ve yüz ifadelerinden elde edeceğiniz bağlam olmadan tonun yanlış anlaşılması kolaydır. Buna göre, amaçladığınızdan daha ani olarak ortaya çıkmak kolaydır. 'Dolaysız' demek istediniz; 'kızgın ve kısa' okurlar.
Yanlış anlamaları önlemek için Pachter, gönder tuşuna basmadan önce mesajınızı yüksek sesle okumanızı önerir. 'Size sert geliyorsa, okuyucuya sert gelecektir' diyor.
En iyi sonuçları elde etmek için, kesinlikle olumsuz kelimeler ('başarısızlık', 'yanlış' veya 'ihmal edildi') kullanmaktan kaçının ve her zaman 'lütfen' ve 'teşekkür ederim' deyin.
17. Hiçbir şey gizli değildir - buna göre yazın
Pachter, eski CIA Başkanı David Petraeus'un görünüşte unuttuğunu her zaman hatırlayın, diye uyarıyor: Her elektronik mesaj iz bırakır.
'Temel bir kılavuz, başkalarının yazdıklarınızı göreceğini varsaymaktır' diyor, 'bu yüzden herkesin görmesini istemeyeceğiniz hiçbir şey yazmayın.' Daha liberal bir yorum: Size zarar verecek veya başkalarına zarar verecek hiçbir şey yazmayın. Sonuçta, e-postayı iletmek tehlikeli derecede kolaydır ve üzgün olmaktansa güvende olmak daha iyidir.
Bu hikaye ilk ortaya çıktı İş İçeriği .
