Anket, anket üzerine, anket onaylandıktan sonra - toplantılar korkunç bir zaman kaybıdır ve herkes onlardan nefret eder.
Ama ofisinizdeki her canlı yeni bir toplantı daveti geldiğinde inliyorsa, neden hala haftanızın önemli bir bölümünü konferans odalarında oturarak geçiriyorsunuz?
Cevabın bir kısmı muhtemelen verimsiz toplantı uygulamalarıdır. Sorunun bir kısmı, hızlı ve verimli bir toplantı yürütmeyi öğrenerek hafifletilebilir. Ancak bu toplantılardan bazıları onarılamayacak durumda ve kesinlikle olmamalı - en azından sizin için.
Bu son toplantı türü daha iyi lojistikle düzeltilemez. Sadece programınızdan çıkarılmaları gerekir. Bu, şişkinlikle buluşmanın ısrarı için başka bir büyük nedenle karşılaştığınız yer - onlara hayır demek zor. Davet patronunuzdan geliyorsa, toplantının faydasına hakaret etmek istemezsiniz. Aynısı bir meslektaş için de geçerlidir ve müşteriler, geri çevrilmesi en zor olanlar olabilir.
Ama umutsuzluğa kapılmayın, toplantılardan kimseyi kırmadan, tembel görünmeden kibarca çıkmak mümkün. Son zamanlarda HBR'de, 3COze'nin kurucu ortağı Liane Davey, ortak toplantı konularına dayalı özel öneriler .
1. Toplantıya hazır olmadığınızda
Tembel olduğunuz için değil elbette, ama ekibin tartışılacak konular hakkında araştırmak, düşünmek, hazırlanmak vb. için yeterli zamanı olmadığı için. Bu durumda Davey, 'Bu ilginç bir konu' gibi bir dil kullanarak toplantıyı ertelemeyi öneriyor. Mevcut yıl önceliklerimize dayanarak, henüz verimli bir sohbete hazır olduğumuzdan emin değilim. Bu toplantıyı erteleyip, biz görüşmeden önce çalışma grubunun biraz daha ilerleme kaydetmesine izin vermek mümkün müdür?'
2. Gerektiğinde insanlar eksik olduğunda
Bazen zaman kaybettiren bir toplantıyı bir mil öteden fark edebilirsiniz. Örneğin, bir karar vermesi gereken tüm ilgili taraflar orada olmayacağında, kesinlikle elinizde eylem öğeleriyle ayrılmayacağınızı bilirsiniz.
Konuyu davet eden kişiye şunun gibi bir şey söyleyerek vurgulayın: 'Bu konuda bazı kararlar almayı sabırsızlıkla bekliyorum. Toplantı davetinden, Üretim [ya da her kim dahil] gibi görünmüyor. Üretimden biri katılmaya istekli olana kadar beklemek istiyorum. Aksi takdirde, herhangi bir karar alamayız.'
3. Katkıda bulunmak için yanlış kişi olduğunuzda
Bazen sorun, planlanan toplantının doğasında olan bir şey değildir - sizsiniz. Yeterince bilginiz yok veya konuya faydalı bir şekilde katkıda bulunmak için doğru şekilde dahil değilsiniz. Davey, bu durumlar için bu örnek senaryoyu sunuyor: 'Girdilerim ile ilgilendiğiniz için gurur duydum. Bu konuda en nitelikli olduğumu düşünmüyorum. Biraz araştırma yaptım ve Pat gerekli içeriğe sahip olacak gibi görünüyor. Benim yerime Pat'i davet etmekten çekinmez misin?' (Üzgünüm, Pat.)
Alternatif olarak, bir astınıza veya patronunuza kadar katılma sorumluluğunu üstlenebilirsiniz. Yazının tamamında , Davey bu durumlar için de önerilen dil sunar.
4. Zamanlama büyük ölçüde elverişsiz olduğunda
Diğer durumlarda, toplantı iyi organize edilmiş ve katkıda bulunabilirsiniz, ancak toplantının zamanlaması üretkenliğiniz için korkunç. Sıkıştın mı? Hayır, diyor Davey, vazgeçmenizi öneriyor ama 'birkaç dakikanızı ayırıp notlar alın ve sandalyeye veya uygun bir katılımcıya brifing verin'
Davete yanıt olarak şu önerilen dili sunuyor: 'Bu önemli bir tartışma olacak. Katılamıyorum, ancak düşüncelerimi paylaşmak için biraz zaman bulacağım, böylece onları tartışmaya dahil edebilirsiniz.'
5. Toplantının çoğu sizin için alakasız olduğunda
Yaklaşan bir toplantıdaki beş veya on gündem maddesinden sadece birinin sizi ilgilendirdiği zaman nasıl olur? Davey, tartışmanın yüzde 80'inde başparmaklarınızı oynatarak orada oturmayın, diye tavsiyede bulunuyor. Bunun yerine, davete şuna benzer bir yanıt vererek erken kaçacağınızı açıkça belirtin: 'Yeniden markalaşma tartışmasını ilk gündem maddesi olarak ele almak mümkün olabilir mi? Tüm toplantı için kalamam ama buna gerçekten katkıda bulunmak isterim.'
Tabii ki hayır demek sadece iş toplantılara geldiğinde zor değil. İş hayatınızın diğer alanlarında da aynı şekilde yanlış düşünülmüş veya yanlış yönlendirilmiş talepler sorunuyla karşılaşmanız muhtemeldir. Neyse ki, diğer genel ofis sorularına da güzelce hayır demenin tam yolu hakkında eşit derecede iyi tavsiyeler var.
