Jeff Bezos kısa süre önce PowerPoint'i Amazon'daki toplantılardan yasakladı ve toplantıların bunun yerine katılımcıların konuyu tartışmak için gereken bilgileri içeren basılı bir belgeyi sessizce okumasıyla başlaması konusunda ısrar etti.
PowerPoint kullanımının kurumsal zekayı azalttığına dair önemli bilimsel araştırmalar olduğu düşünülürse, bu şaşırtıcı değildir. Ancak, PowerPoint'i 'brifing belgeleri' ile değiştirmek (Bezos'un yaptığı gibi) sadece iyi bir bilim değildir; aynı zamanda aşağıdaki üç nedenden dolayı inanılmaz derecede akıllı bir finansal harekettir:
- Zaman kazandırır. PowerPoint, sunucunun konuştuğu hızda iletişim kurar; bir brifing belgesi, izleyicinin okuduğu hızda iletişim kurar. Bir saat sürecek bir sunum (kesintisiz veya tartışmasız) yalnızca beş dakikaya sıkıştırılır.
- Zaman kazandırır. Bir brifing belgesi, toplantının başında önemli bilgileri sağladığından, herkes kelimenin tam anlamıyla 'aynı sayfada' ve tartışma daha kısa ve konuya daha yakın. Ayrıca, bir sunumun bir sunucuya ihtiyacı olduğundan, bir zorunlu bilgi almak için toplantıya katıldı. Bir brifing belgesiyle, yalnızca bilgiye ihtiyaç duyan (ancak katılması gerekmeyen) kişiler belgeyi okuyabilir ve toplantıyı atlayabilir.
- Zaman kazandırır. Bir brifing belgesi, PowerPoint'te zaman harcayan en kötü üç şeyi ortadan kaldırır: a) 'Bunu duvara Jello'yu sabitleyemezler' sunumları, b) 'Ben-hazırlamadım-öyleysem-yapmadım. -benim-standart-slide-deck'imi kullanma' sunumları; ve en kötüsü, c) 'Tanrı-sevgisi için-lütfen-lanet noktaya-alır mısınız?' sunumlar.
Zaman kazandırdığından bahsetmiş miydim? Güzel, çünkü daha önce de belirttiğim gibi, ortalama bir yönetici zamanının yaklaşık yüzde 50'sini toplantılarda geçirir (üçte biri tamamen yararsızdır). Bu, PowerPoint'in kurumsal zekayı azaltma konusundaki rezil yeteneğinin üstünde ve ötesinde büyük bir üretkenlik kaybıdır.
O halde sayıları yapalım. Brifing belgeleri, PowerPoint'ten (en az) iki kat daha verimli olduğundan ve PowerPoint'i brifing belgeleriyle değiştirerek en gereksiz toplantıları ortadan kaldırma eğiliminde olduğundan, Bezos, şirket genelinde yönetim verimliliğini etkin bir şekilde artırdı. en azından yüzde 25
20 yılı aşkın bir süredir ofis teknolojisi ve yönetim tekniği hakkında araştırma yapıyor ve yazıyorum. Uygulandığında üretkenlik üzerinde bu türden çarpıcı bir şekilde olumlu etkiye sahip olan çok az teknoloji veya teknik vardır.
Ama hepsi bu değil. PowerPoint'i brifing belgeleri lehine yasaklamak, Bezos ve Amazon'a tam olarak 0,00 dolara mal oluyor. Tüm pratik amaçlar için, bu sonsuzluğun bir yatırım getirisidir.
Oldukça akıllı, ha?
