Bazı girişimciler için toplantılar egzersiz yapmakla eş değerdir, eğlenceli değildir ama gerekli olduğunu bilirsiniz. Bazen toplantılar hızlı ve yerinde olur ve diğer zamanlarda günün büyük bir bölümünü alırlar. Ancak toplantı ne kadar uzun sürerse sürsün, asıl önemli olan bundan ne elde ettiğinizdir.
Karşılamanız gereken son tarihler, tamamlamanız gereken tonlarca görev ve yönetmeniz gereken bütün bir ekibiniz var. Vakit nakittir ve doğru yönetilmezse toplantılar çok değerli saatleri tüketebilir. Ekip toplantılarından en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olmak için siz ve çalışanlarınız bu beş adımlı kılavuzu takip edebilirsiniz. Sizin ve ekibinizin daha sık, daha verimli toplantılara öncülük edeceğini hemen fark edeceksiniz.
1. Bir gündem geliştirin ve dağıtın.
Önceden bir toplantı gündemi hazırlamak, sağlam bir oyun planı oluşturmanıza olanak tanır. Görüşmenin sonunda görüşmek istediğiniz tüm önemli konuları ve ulaşmak istediğiniz hedefleri listeleyebilirsiniz. Kısa ve öz yapın ve bilmek istediğiniz şeyler için boşlukları doldurun.
Ajandanın arkasında, eylem öğeleri için numaralandırılmış boşlukların bir listesini yapabilirsiniz. Bu, toplantı katılımcılarının toplantı sonucunda harekete geçmeleri gereken her şeyi yazmalarına olanak tanır ve her şeyi tek bir yerde tutar.
Gündem kesinleştikten sonra ekibinize gönderin. Tam olarak neyi tartışmak istediğinizi, hangi sorularınızın olabileceğini ve ne tür fikir veya endişeleri gündeme getirmek isteyebileceklerini görebilecekler. Gündem, herkesin toplantı sırasında ne bekleyeceği ve onlardan ne bekleneceği konusunda organize hissetmesine yardımcı olur.
2. Gündem etrafında plan yapın.
Gündem sadece tartışma noktalarının bir listesidir. Her maddenin yanında bir soru, cevap veya tavsiye listesi hazırlamak için herkesin toplantıdan önce gündemi gözden geçirmesi esastır. Bu, gündemdeki bir sonraki maddeye geçmeden önce tartışılması gereken her şeyi tartışarak herkesi konu üzerinde tutacaktır.
Her konunun sonunda herkese 'Devam etmeden önce sorusu olan var mı?' diye sorun. Bu, bilgi hala herkesin kafasında tazeyken başka soruları gündeme getirme şansı.
3. Her toplantıdan önce 'karanlığa' gidin.
Ekibinizi gündemlerini yanlarında götürmeye ve 'karanlığa' gitmeye veya masaya güncellemeler ve yeni fikirler getirmeye odaklanmak için dikkat dağıtıcı şeylerden uzaklaşmaya teşvik edin. Örneğin, bir beyin fırtınası toplantısı yapmaya karar verdiğinizde, herkesten toplantıdan kısa bir süre önce 10-15 dakika beyin fırtınası yaparak tartışılacak fikirlerin bir listesini hazırlamasını isteyin. Hatta fikirlerini ve notlarını hızlı bir başvuru kılavuzu olarak ajanda kopyalarına ekleyebilirler.
Bu, sizin ve ekibinizin doğrudan toplantıya katılmanıza ve masanın etrafında dolaşmanıza ve fikirler akıllarındayken tartışmanıza olanak tanır. Bir sonraki kişinin konuşması için uzun süre beklemek yerine, herkes fikirler üzerinden konuşmaya hazır olacak ve aynı gün en iyi hareket tarzına karar verme şansınız çok daha yüksek olacak. Odadaki enerji bulaşıcı olacak ve bu toplantıların ne kadar daha verimli olabileceğini görmekten mutlu olacaksınız.
4. Dışarıdaki dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın.
Toplantılar, önemli konuları tartışmak için belirli bir zaman ayırmak için oluşturulur. Telefonunuz veya dizüstü bilgisayarınız gibi dikkatinizi dağıtacak herhangi bir şey getirmeyerek bu zamana saygı gösterin. Aksi takdirde, iş arkadaşlarınız sizi bir şeyler yazarken veya sürekli telefonunuzu kontrol ederken görmenin kaba veya saygısızlık olduğunu düşünebilir.
Ancak, bazı kişilerin not almak veya e-postayı izlemek için elektronik bir cihaza ihtiyacı olabileceğinden, yüksek sesli bildirimlerin sesinin çıkmaması için cihazı sessiz bir ayarda tuttuğunuzdan emin olun. Ayrıca, elektronik cihazlar getirirseniz, toplantının başında herkese bunu not almak için kullanacağınızı söyleyin. Cihazları getirmemek veya insanları neden bir cihazı getirdiğiniz konusunda önceden uyarmak, iş arkadaşlarınızın dikkat edip etmediğinizi merak etmelerini önleyecektir.
5. Önemli noktaları tekrarlayarak toplantıları sonlandırın.
Toplantının lideri olarak, önemli çıkarımları hızlıca özetlemek için her toplantının son beş dakikasını kullandığınızdan emin olun. Bu, en önemli bilgi parçalarının kristal berraklığında olmasına yardımcı olur. Bir sonraki toplantıda herkesin yapması veya sunması beklenen şeyi tekrarlamak, bir toplantıyı tamamlamanın ve herkesi görevde tutmanın harika bir yoludur.
Toplantılardan değer elde etmek ana öncelik olmalıdır, telefon veya e-posta üzerinden hızlıca tartışabileceğiniz şeyler için toplantı yapmayın. Toplantılarınızın önemli tartışma konuları ve yüksek verimlilik için ayarlandığından emin olun. Birlikte çalışmak ve projelerde sorunsuz ilerlemek için ekibinizin bu zamanı akıllıca kullanmanıza yardımcı olmasını sağlayın.
