Bir akış şeması veya akış şeması, çıktı oluşturmak için gereken adımların sıralanmasını ayrıntılandıran bir sürecin veya sistemin grafiksel bir temsilidir. Tipik bir akış şeması, çeşitli işlevleri temsil etmek için bir dizi temel sembol kullanır ve işlevlerin sırasını ve ara bağlantılarını çizgiler ve oklarla gösterir. Akış çizelgeleri, bir üretim operasyonunda malzemelerin makineler aracılığıyla hareketinden, bir insan kaynakları departmanındaki işe alım süreci boyunca aday bilgilerinin akışına kadar neredeyse her tür iş sistemini belgelemek için kullanılabilir.
Her akış şeması belirli bir süreç veya sistemle ilgilidir. Sisteme veri veya materyal girişi ile başlar ve girdiyi nihai çıktı formuna dönüştürmek için gereken tüm prosedürleri izler. Özelleştirilmiş akış şeması sembolleri, gerçekleşen süreçleri, her adımda gerçekleştirilen eylemleri ve çeşitli adımlar arasındaki ilişkiyi gösterir. Akış çizelgeleri, tüm sistemin üst düzey bir genel bakışından daha büyük bir sistem içindeki bir bileşen sürecinin ayrıntılı bir diyagramına kadar, gerektiğinde farklı ayrıntı düzeylerini içerebilir. Her durumda, akış şeması, sürecin veya sistemin genel yapısını gösterir, bilgi akışını izler ve bunun üzerinden çalışır ve temel işleme ve karar noktalarını vurgular.
Akış şemaları, süreçlerin iyileştirilmesi için önemli bir araçtır. Grafiksel bir temsil sağlayarak proje ekiplerinin bir sürecin farklı unsurlarını belirlemelerine ve çeşitli adımlar arasındaki karşılıklı ilişkileri anlamalarına yardımcı olurlar. Akış çizelgeleri, karar verme veya performans değerlendirmesine yardımcı olarak bir süreç hakkında bilgi ve veri toplamak için de kullanılabilir. Örneğin, küçük bir reklam ajansının sahibi, basılı bir reklam oluşturmak için gereken süreyi kısaltmayı umuyor, gereksiz adımları belirlemek ve ortadan kaldırmak için sürecin bir akış şemasını kullanabilir. Akış şemaları nispeten eski tasarım araçları olmasına rağmen, sistem analizi ve tasarımı üzerinde çalışan bilgisayar programcıları arasında popüler olmaya devam etmektedir. Son yıllarda iş insanlarına akış şemaları oluşturmada yardımcı olmak için birçok yazılım programı geliştirilmiştir.
AKIŞ ŞEMALARININ YAPILMASI
Akış çizelgeleri tipik olarak özel semboller kullanır. Akış şemaları oluşturmak için kullanılan ana sembollerden bazıları şunlardır:
- Bazen son faaliyetler olarak adlandırılan, başlangıç ve bitiş faaliyetlerini temsil eden yuvarlak kenarlı bir dikdörtgen.
- Bir aktiviteyi veya adımı temsil eden bir dikdörtgen. Bir süreç içindeki her adım veya aktivite, aktivite veya süreç sembolü olarak bilinen tek bir dikdörtgen ile gösterilir.
- Bir karar noktasını belirtmek için bir elmas. Karar sembolü olarak bilinen elmasın içinde cevaplanması gereken soru veya verilecek karar yazılıdır. Cevap, bir sonraki adım olarak izlenecek yolu belirler.
- Akış çizgileri, bir adımdan diğerine ilerlemeyi veya geçişi gösterir.
Bir akış şeması oluşturmak aşağıdaki ana adımları içerir: 1) Süreci tanımlayın ve akış şemasının kapsamını belirleyin; 2) Süreç akış şemasının oluşturulmasında yer alacak proje ekibi üyelerini belirleyin; 3) Sürece dahil olan farklı adımları ve farklı adımlar arasındaki ilişkileri tanımlayın (tüm ekip üyeleri süreç için farklı adımların geliştirilmesine yardımcı olmalı ve üzerinde anlaşmaya varmalıdır); 4) Gerektiğinde diğer ilgili kişileri de dahil ederek ve gerekli değişiklikleri yaparak diyagramı sonlandırın; ve 5) Akış şemasını kullanın ve gerektiğinde sürekli olarak güncelleyin.
KAYNAKÇA
Harris, Robert L Bilgi Grafikleri . Oxford Üniversitesi Yayınları, 2000.
Laudon, Kenneth C. ve Jane Price Laudon. Yönetim Bilişim Sistemleri: Çağdaş Bir Bakış Açısı . Macmillan, 1991.
Lehman, Mark W. 'Akış Çizelgesi Basitleştirildi.' Muhasebe Dergisi . Ekim 2000.
