'Çalışan öneri sistemleri' terimi, işletmelerin maliyet tasarrufu sağlama veya ürün kalitesini, işyeri verimliliğini, müşteri hizmetlerini veya çalışma koşullarını iyileştirme umuduyla çalışanlarından girdi talep etmek ve bunları kullanmak için yaptıkları çeşitli çabalara atıfta bulunur. Bu çabalar, ortak alanlara basitçe öneri kutuları yerleştirmekten, kabul edilen fikirleri ve ödülleri gözden geçirmek için komitelerle resmi programların uygulanmasına kadar uzanmaktadır. Üretilen fikirler, kahve odasına bir buzdolabı koymak gibi basit iş yaşamı kalitesi iyileştirmelerinden, tüm satış görevlilerinin cep telefonlarını bireysel sözleşmelerden grup sözleşmesine çevirmek gibi şirkete yılda binlerce dolar tasarruf ettirebilecek daha büyük düzenleme sorunlarına kadar değişebilir. bir indirim satıcısı ile. Kate Walter, 'Öneri programları bir kazan-kazan durumu yaratır' diye yazdı. İK Dergisi . 'Çalışanlar için daha fazla katılım ve girdi ve işverenler için geliştirilmiş verimlilik ve maliyet tasarrufu.'
Charles Martin, “Etkili öneri sistemleri kuran şirketler, çalışanlarının maliyetleri düşürebilecek, gelirleri artırabilecek, verimliliği artırabilecek veya daha yüksek kalite üretebilecek harika fikirlere sahip olduğunu buluyor” dedi. Çalışan Öneri Sistemleri: Verimliliği ve Karları Artırma . 'Çalışanlar ekip olarak birlikte daha iyi çalışırlar ve genellikle ekip olarak fikir sunarlar. Ve daha çok yöneticiler gibi düşünmeye başlarlar, kendi işlerinin kapsamının ötesine bakarlar.'
Bazı şirketler, çalışanlar ve yönetim arasında açık bir ilişki kurduklarından, iyileştirme fikirlerinin açık bir yönlendirme olmaksızın gayri resmi olarak ortaya çıkacağını varsaymaktadır. Ancak uzmanlar, resmi öneri sistemlerinin çalışanları gerçekten işleri hakkında düşünmeye ve şirketin işleyişine katılmaya teşvik ettiğini belirtiyor. Resmi öneri sistemleri, çalışanların fikirlerine değer verildiğini bilmelerini sağlar. Bu tür sistemler, çalışanlar arasında motivasyonu artırabilir ve sadakati ve ekip çalışmasını teşvik edebilir. Ve bu faydalar, çalışan öneri sistemlerinin bir şirketin kârlılığı üzerinde sahip olabileceği olumlu etkiye ek olarak gelir. 'Gerçek uzmanın işi yapan kişi olduğu inkar edilemez; Öneri Sistemi Geliştirme Merkezi başkanı danışman Tomas Jensen, Susan Wells'e verdiği demeçte, bu nedenle, iyileştirmeler istendiğinde gidilecek en iyi yer,' dedi. İK Dergisi . 'Şirketin en büyük varlığı olan insan kaynağını dinleyerek milyonlarca dolar tasarruf ediliyor.' Wells, Çalışan Katılımı Derneği'nin (EIA) 2003 yılında 450.000 kişinin programlara katıldığı 47 şirkette 624 milyon dolardan fazla tasarruf sağladığını ortaya çıkaran bir araştırmasını tartışmaya devam etti.
BAŞARILI BİR ÖNERİ SİSTEMİNİN ELEMANLARI
Robert F. Bell, 'Başarılı bir öneri sisteminin amacı, çalışma süreci ve ürünlerinin iyileştirilmesi için tüm çalışanların fikir ve yaratıcı düşünce deposundan yararlanmaktır,' diye yazdı. IIE Çözümleri . 'Bunu yapmak, sürecin herkes tarafından doğru bir şekilde anlaşılmasını, sistemin yönetim desteğini, teşvik ve anlamlı ödülleri ve çatlaklardan hiçbir şeyin düşmemesini sağlayacak bir yapıyı gerektirir.' Başarılı bir çalışan öneri sisteminin unsurları dört ana alana ayrılabilir: yönetim desteği, program yapısı, program görünürlüğü ve terfi, tanınma ve ödüller.
Yönetim desteği
Başarılı bir çalışan öneri sisteminin ilk unsuru, üst yönetimin katılımını göstermektir. İstenen sonuçları üretecekse, yöneticiler programa karşı coşku ve bağlılık göstermelidir. Küçük işletme sahibi, şirkete yönelik vizyonunu çalışanlarla paylaşarak başlayabilir. Şirketin genel misyonunu anlayan çalışanların, şirketin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacak değerli fikirler sunma olasılığı daha yüksektir. Bir sonraki adım, bölüm yöneticilerinin öneri sistemini desteklediğinden ve bu sistem tarafından tehdit altında hissetmediğinden emin olmak olabilir. Yöneticilerin toplantılarda konuyu sık sık gündeme getirmeleri ve çalışan önerilerinin olumlu sonuçlarını periyodik ilerleme raporlarına dahil etmeleri de önemlidir. Yöneticiler, normal stratejik planlama sorumluluklarına giren fikirler için genellikle ödüllendirilmeseler de, önerileri kendileri sunmaya teşvik edilmelidir.
Program Yapısı
Başarılı bir çalışan öneri sisteminin bir sonraki unsuru yapıdır. Uzmanlar, program geliştirme ve uygulama sorumluluğunun tek bir yöneticiye verilmesini tavsiye ediyor. Bu kişi, çeşitli aşamaların yönetilmesine yardımcı olmak için kuruluşun tüm bölümlerinden ve çeşitli demografik grupları temsil eden bir çalışan komitesi seçerek başlamalıdır. Yönetici ve çalışan komitesi daha sonra çalışanların önerilerde bulunma çabalarına rehberlik etmek için net kurallar geliştirmelidir. Öneri programları, çalışanlar kendi iş deneyimlerinin parametreleri dahilinde makul önerilerde bulunmaya teşvik edildiğinde daha başarılı olma eğilimindedir. Bell, 'Gerçek hedef, mümkün olduğu kadar çok fikir üretmek ve zaman içinde geri bildirim ve teşvik yoluyla önerilerin kalitesini artırmaktır' dedi. Öneri programının tüm yönlerini kapsayan açık bir politika beyanı geliştirmek ve hem yöneticilerin hem de çalışanların bunu anladığından emin olmak önemlidir. Çalışanların süreci açık ve genel olarak görmeleri, fikirlerin nasıl gözden geçirildiği ve ödüllendirildiği konusundaki şüpheleri ortadan kaldırmaya yardımcı olacaktır.
Program Görünürlüğü
Başarılı çalışan öneri programlarının bir diğer önemli unsuru da görünürlüktür. Ne de olsa, çalışanların farkında olmadan bir programa katılmaları beklenemez. Uzmanlar, duyurular, haber bültenleri, partiler vb. ile son derece halka açık bir şekilde öneri programlarının başlatılmasını önermektedir. Çalışanlar, yönetimin tüm önerileri tam olarak dikkate almayı ve en iyilerine göre zamanında hareket etmeyi planladığı fikrinden uzaklaşmalıdır. Öneri sisteminin kendisi de geniş çapta tanıtılmalı ve tanıtılmalıdır. Olası sistem örnekleri arasında yazılı formları olan tanıdık öneri kutusu; fikirleri ve sonuçları yayınlamak için eski moda ilan tahtası; çalışanların önerilerde bulunabilmesi için ücretsiz özel bir telefon hattı; veya özel bir Web sitesine gönderilen e-posta veya gönderilere dayalı daha karmaşık sistemler. Sistem tanıtıldıktan sonra, çalışanların ilgisini korumak için devam eden promosyon faaliyetlerini takip etmek önemlidir.
Tanıma ve Ödüller
Başarılı çalışan öneri sistemlerinin bir diğer hayati unsuru, katılımcıları tanımak ve iyi fikirler için ödüller sağlamaktır. Gönderdikleri fikirler yönetimden hızlı ve özenli yanıtlar alırsa, çalışanların bir öneri programına katılma olasılıkları çok daha yüksektir. Uzmanlar, bir fikrin alındığının onaylanacağı bir zaman çizelgesinin belirlenmesini tavsiye ediyor (elektronik sistemlerde 24 saatten daha geleneksel sistemlerde bir haftaya kadar). Ardından, fikirlerinin kabul edilip edilmeyeceği 30 gün içinde çalışanlara bildirilmelidir. Bir fikrin kullanılmadığı durumlarda bile, onu sunan çalışana programa katıldığı için teşekkür edilmelidir. Öneri sistemine ilk kez fikir gönderen çalışanlara tişört, kalem, şemsiye gibi küçük, somut bir ödül verilmesi faydalı olabilir.
Bir öneri sisteminin başarısını sağlamak için kullanılan önerilerin ve bunların şirket üzerindeki olumlu etkilerinin kamuoyuna duyurulması da önemlidir. Bunu yapmanın bir yolu, yıl boyunca önerilerde bulunan insanları onurlandıran yıllık bir akşam yemeği düzenlemek olabilir. Birçok şirket, maliyet tasarrufuna veya süreç iyileştirmelerine yol açan çalışan fikirleri için ödül sistemleri de kurar. Örneğin, bazı şirketler çalışan öneri sisteminin sağladığı tüm tasarrufların bir kısmını yıllık kar paylaşım programlarının bir parçası olarak dağıtmaktadır. Uzmanlar, diğer çalışanlar arasında kıskançlık ve kızgınlık yaratmadan değerli çalışan katkılarını tanıyan uygun bir ödül sistemi geliştirmenin karmaşık olabileceğini kabul ediyor. Bazıları, bu görevin en iyi şekilde bir çalışan danışma komitesine devredilebileceğini öne sürüyor. Anahtar, ödülleri oluştururken parasal değerin yanı sıra yenilik ve yaratıcılık gibi faktörlere dayalı fikirleri değerlendirmektir.
ORTAK NEDENLER ÖNERİ SİSTEMLERİNİN BAŞARISIZ OLMASI
'Bazı şirketlerde çalışanlar üst yönetime bir dizi faydalı fikir gönderir. Diğerlerinde öneri kutularının altları tozla kaplıdır' diye yazdı. Yönetici Kadın . 'Fark ne? Önemli olan çalışanların kalitesi değil, aldıkları liderliğin kalitesidir.' Öneri sistemlerinin çalışanlar arasında olumlu bir yanıt vermemesinin birkaç nedeni vardır. için yazdığı makalesinde IIE Çözümleri , Bell, şirketlerin öneri sistemlerini uygulamada ve yönetmede yaşadıkları bazı yaygın sorunları özetledi.
Örneğin, çalışanlar, yönetimin fikirleriyle gerçekten ilgilenmediğine inanırlarsa, önerilerde bulunma konusunda isteksiz olabilirler. Şirket öneri için yalnızca ılık bir davette bulunursa veya göz korkutucu olarak algılanabilecek bir atmosfer yaratırsa, çalışan önerilerinin gelmesi pek olası değildir. Yönetim, programa kimin davet edildiği konusunda net değilse veya katılım konusunda çok fazla katı kural koymuşsa, şirket muhtemelen önerilerin alınmasında benzer sorunlar yaşayacaktır.
Çalışan öneri sistemleriyle ilgili diğer yaygın sorunlar, yönetimin önerilere yanıt vermesini içerir. Çalışanların önerilerine yavaş yanıt vermeleri veya yanıt vermemeleri durumunda programa katılmaları olası değildir. Önerilerin kabulü veya reddine ilişkin net bir açıklama yoksa veya çalışanlar yönetimin hangi önerilerin onaylanacağı konusunda önyargılı kararlar verdiğini algılarsa, öneri sistemi de başarısız olacaktır. Son olarak, öneri sistemleri, iyi fikirler için sunulan ödüller tutarsız veya tahmin edilemez olduğunda, bir kuruluş için sorun yaratma eğilimindedir.
KAYNAKÇA
Bell, Robert F. 'Etkili Bir Öneri Sistemi Oluşturma.' IIE Çözümleri . Şubat 1997.
Chanesky, Wayne S. 'Öneri Kutusu Sendromu.' Modern Makine Atölyesi . Şubat 2006.
Dempsey, Mary. 'Önerilerin Gücü.' Crain'in Detroit İşi . 6 Mart 1995.
Martin, Charles. Çalışan Öneri Sistemleri: Verimliliği ve Karları Artırma . Crisp Yayınları, 1997.
'Öneri Kutusunun İadesi.' Endüstri Haftası . 19 Ocak 1998.
'Çalışanlardan Harika Fikirler Almanın Altı Yolu.' Yönetici Kadın . Mart-Nisan 1996.
Ulfelder, Steve. 'Öneri Kutusunun Ötesinde: En İyi Yerler şirketlerindeki yöneticiler fikirlerin, önerilerin ve yeniliklerin serbest akışını nasıl teşvik ediyor?' Bilgisayar Dünyası . 27 Haziran 2005.
Walter, Kate. 'Çalışan Fikirleri Para Kazandırır.' İK Dergisi . Nisan 1996.
Wells, Susan J. 'Fikirlerden Sonuçlara.' İK Dergisi . Şubat 2005.
