Hepimiz daha üretken olabilmeyi diliyoruz. Ancak, son sezonda görevler birikmeye devam ederken bu nasıl mümkün olabilir? Turuncu yeni siyahtır Netflix'te yeni göründünüz ve dikkatinizi dağıtan bir sürü e-posta, metin ve sosyal medya bildiriminiz var mı?
Geçen ay boyunca çok fazla şey yaşadım. Topu sağa sola atıyorum. Bir işletme sahibiyseniz bu kabul edilemez. Bana güvenen insanlar var ve bunun olmasına izin vermemeliyim. Verimliliğimi öldüren şeyleri değerlendirmeme neden oldu.
Yapmam gereken ilk adım, zaman harcayanları belirlemek ve üretken kalabilmem için onları tomurcukta kıstırmaktı. İşte üretkenliğimi ve birlikte çalıştığım insanların çoğunu öldürdüğünü fark ettiğim sekiz zaman kaybı.
1. E-postalarınızı sürekli kontrol edin.
E-postanın en büyük zaman kaybı olanlardan biri olması şaşırtıcı olmamalı. Sonuçta, her gün 200 milyardan fazla e-posta gönderiliyor ve ortalama bir çalışanın e-postasını saatte 36 kez kontrol ettiği tespit edildi. Ve hepimiz bundan suçluyuz. Dizüstü bilgisayarımda veya akıllı telefonumda, yalnızca bir e-posta bildirimiyle dikkatimi dağıtmak için kaç kez makale yazdığımı söyleyemem.
Bir e-postaya yanıt vermeyerek bir müşterinizi veya patronunuzu askıda bırakamayacağınızı tamamen anlıyorum, ancak çoğu zaman tıkladığımız haber bültenleri veya kuponlar alıyoruz ve bu da bizi bir web sitesinde gezinmeye yönlendiriyor. Üretken kalmanız için e-postalarınızı kontrol etmek için harcadığınız süreyi sınırlamanız gerekir.
Bazı kuruluşlar aslında e-posta programlarına filtreler yüklemiştir. Bu, gelen tüm mesajları daha sonra okunabilmeleri için dosyalar. E-postayı yasaklamak bu sorunu çözmenin bir yolu olsa da, e-posta kontrollerini belirli sürelerle sınırlamak da aynı derecede etkili olabilir. Örneğin, e-postalarınızı kontrol etmek ve yanıtlamak için günde üç kez yirmi dakika ayırabilirsiniz.
Merakınızı çok fazla arttıran bu bildirimlerden endişe ediyorsanız, hem dizüstü bilgisayarınızda hem de akıllı telefonunuzda bildirimlerinizi kapatabilirsiniz.
2. Sosyal medya hesaplarınızı otomatikleştirmemek.
Sosyal medya, marka bilinirliğini yaymak, ağ oluşturmak, en son sektör haberlerinden haberdar olmak ve arkadaşlarınızla veya ailenizle iletişim kurmak için en iyi araçlardan biri olsa da, başka bir büyük zaman kaybıdır. Aslında, sosyal medyada günde ortalama 118 dakika harcıyoruz. Sosyal medya yöneticisi değilseniz, sosyal medyada bu kadar vakit geçirmeme gerek yok.
E-postalarınızda olduğu gibi, işe gidip gelirken olduğu gibi sosyal kanallarınıza bakmak ve bunları güncellemek için gün boyunca belirli zamanlar planlayın. Ayrıca Cold Turkey gibi engelleyicileri kullanabilir ve bildirimlerinizi kapalı tutabilirsiniz. Ayrıca, tüm sosyal medya güncellemelerinizi tek bir gösterge panosundan önceden planlayabilmeniz için Hootsuite gibi sosyal medya yönetim araçlarını kullanmanızı öneririm.
3. Hacimli yapılacaklar listesi.
Yapılacaklar listelerinizi bir deftere not edin veya Evernote gibi bir araç kullanın, yapılacaklar listeleri gerçek bir hayat kurtarıcı olabilir, çünkü bir toplantı gibi şeyleri veya ne yaptığınızı hatırlamaya çalışmanın stresini azaltır. bakkaldan almak gerekir. Yapılacaklar listeleri, gerçekleştirmeniz gereken en önemli görevleri vurgulayarak yolda kalmanıza da yardımcı olabilir.
Yapılacaklar listelerinin etkili olması ve bunalmanızı önlemek için, listelerinizi kısa, genellikle günde en önemli üç öğeniz civarında tutmanız gerekir. Ayrıca o geceden önce listelerinizi yazmalısınız ki sabah uyandığınızda listenizle uğraşmaya başlayabilirsiniz.
4. Çoklu görev.
Çoklu görev çalışmıyor. Doktora kitabının yazarı Guy Winch, “Dikkat ve üretkenlik söz konusu olduğunda, beynimizin sınırlı bir miktarı vardır” diyor. Duygusal İlk Yardım: Başarısızlık, Reddedilme, Suçluluk ve Diğer Günlük Psikolojik Yaralanmaların Tedavisine Yönelik Pratik Stratejiler .
'Bir pasta grafiği gibi ve üzerinde çalıştığımız şey bu pastanın çoğunu alacak. Yürüme veya sakız çiğneme gibi otomatik davranışlar dışında başka şeylere pek bir şey kalmıyor.'
Çoklu görev üretkenliği boşa harcar çünkü görevler arasında geçiş yaptığınızda 'dikkatiniz vites değiştirme eylemine harcanır.'
Bir seferde bir şey yapın. Bir görevi tamamladıktan sonra bir sonrakine geçebilirsiniz.
5. Mükemmeliyetçi olmak.
Gerçekçi olmayan yüksek standartlarınız olduğunda, bir göreve ayırmanız gerekenden daha fazla zaman harcarsınız. Tamamlandıktan sonra bile, onu 'mükemmel' hale getirmek için hala revizyonlar yapıyorsunuz. Diğer durumlarda, işler istediğiniz gibi gitmediği için mükemmeliyetçi olmak sizi vazgeçirebilir. Bu, üzerinde çalışmaya başladığınız bir projeden vazgeçebileceğiniz anlamına gelir.
Sorun şu. Mükemmellik, yalnızca üretkenliğinizi öldürmekle kalmayıp aynı zamanda sağlığınıza da zarar veren imkansız bir hedeftir.
Bu zihniyetin üstesinden gelmek hiç de kolay bir iş değil. Ancak işinizi almaya odaklanarak başlayabilirsiniz. Örneğin, önce bir projenin temellerini atın. Her zaman geri dönüp daha sonra 'mükemmel' hale getirebilirsiniz.
Aslında düşündüğünüz kadar kötü olmadığını fark edebilirsiniz. Başarısızlığı da kabul etmeniz gerekir. Hepimize olur. Bunun seni tüketmesine izin vermek yerine, hatalarından ders al ki onları tekrar etme.
6. Gereksiz toplantılar.
Yalnızca ABD'de günde 25 milyon toplantı olduğunu biliyor muydunuz? Bununla ilgili sorun, yöneticilerin bu toplantıların başarısız olduğunu kabul etmeleridir, bu da organizasyonların gereksiz toplantılarla zaman ve para kaybetmeleri anlamına gelir.
Toplantıların üretken olmasını istiyorsanız, onları 30 dakikanın altında tutun, net beklentiler belirleyin, malzemeleri önceden gönderin, zamanında başlayıp zamanında bitirin ve odaklanın. Bir toplantının gerçekten gerekli olup olmadığını da sormanızı tavsiye ederim. Çoğu durumda hızlı bir e-posta veya telefon görüşmesi yeterli olacaktır.
7. 'Evet' demek
Başkalarını hayal kırıklığına uğratmak istememeniz anlaşılabilir, ancak herkesi mutlu etmeniz mümkün değil. Herkese 'evet' diyerek kendine büyük bir kötülük yapıyorsun, çünkü kendini çok ince yayıyorsun.
Başkalarına karşı dürüst olun ve bir toplantıya liderlik etmek, bir blog yazısı yazmak veya talep ettikleri başka bir şey için zamanınız olmadığını söyleyin. Daha sonra, müsait olduğunuzda isteklerine geri dönmeyi teklif edebilirsiniz.
8. Daha zor görevleri ertelemek.
Hepimizin ya yapmak istemediğimiz ya da çok zorlayıcı bulduğumuz görevleri vardır. Sonunda bu görevleri başka bir zamana erteliyoruz ve bunun yerine daha kolay görevler üzerinde çalışıyoruz. Bu, o görevin ortadan kalktığı gerçeğini değiştirmez. Bunun kafanızda asılı kalmasına izin vermek yerine, mermiyi ısırmanız ve bitirmeniz gerekir.
Bu tür ertelemelerden kaçınmak, gün içinde ve dışında üretken kalmanızı sağlar.
