Gihan Amarasiriwardena çoklu göreve inanmıyor. Boston merkezli ticari giyim şirketi Arz Bakanlığı'nın 32 yaşındaki başkanı ve kurucu ortağı, toplantılar sırasında e-posta okumak gibi benzer görevleri yapmak için beyninizin aynı bölümünü kullanmanın herhangi bir şeyi yapmayı zorlaştırdığını söylüyor.
Yine de zaman kaybetmekten nefret eder. Amarasiriwardena, birden fazla hedefe ulaşmak için bir makinenin (bu durumda beyninizin) ayrı parçalarını kullanmayı gerektiren bir hesaplama yöntemi olan paralel işlemeyi benimsediğini söylüyor. Örnek: Her sabah hem zihnini hem de vücudunu aynı anda çalışır çünkü hiçbir hedefin diğerinden uzaklaşmadığını söylüyor. MIT mezunu, 'üç katmanlı aktif' işe gidiş geliş dediği şeye devam ediyor: bir sesli kitap veya podcast dinlerken işe koşun - Norveççe konuşmayı öğreniyor. Pandemi öncesi zamanlarda, Amarasiriwardena ofisine beş buçuk mil koşardı, ancak şimdi çoğu gün eve geri dönüyor.
Mart 2020'de Tedarik Bakanlığı, Amarasiriwardena'nın büyük ölçüde turistlere bağlı olduğunu ve gelirin üçte birini oluşturduğunu söylediği ABD genelindeki altı perakende mağazasını geçici olarak kapatarak pandemiye yanıt verdi. 'Biz ofis, iş seyahati, işe gidip gelme, düğünler için kıyafet yapan bir şirketiz' diyor ve 'Bunlar geçen yıl olmayan şeylerdi' diyor. Pek çok giyim şirketi gibi, Tedarik Bakanlığı da maske üretmeye başladı ve evden çalışma ortamı için ürün yelpazesini değiştirerek elbise pantolonlarını jogger'lara dönüştürdü. Şirket, 2019'daki 14 milyon dolardan 2020'de 12 milyon dolarlık gelirle yılı kapattı.
Bazı açılardan, uzaktan çalışmaya geçiş, çözülmesi daha zor bir zorluktu. Amarasiriwardena gibi kendi kendini üretkenlik meraklısı ilan eden biri için, bu hareket başlangıçta rahatsız ediciydi. Ekibi, bir kişinin rolünün genellikle bir başkasının rolüne bağlı olduğu bir şirket için önemli olan çalışmalarını senkronize etmekte zorlandı ve daha fazla çevrimiçi toplantı planlamaya çalıştı. Ancak ekran başında geçirilen sürenin artması daha fazla yorgunluğa neden oldu ve diyor ki: 'Günün sonunda altı saatlik Zoom toplantınız oldu ve gerçek işinizi yapmak için hiç vaktiniz olmadı.'
Amarasiriwardena, pandeminin üzerinden bir yılı aşkın bir süre geçmesine rağmen, Tedarik Bakanlığı'ndaki 16 kişilik ekibin, diğer şeylerin yanı sıra ekibinin motive kalmasına ve tükenmişliği önlemesine yardımcı olan oldukça etkili bir iş akışına sahip olduğunu söylüyor.
İşte Amarasiriwardena'nın ekibinin üretken kalmasını sağlamak için tutmayı planladığı üç tüyo.
1. Tempoyu değiştirin.
Tedarik Bakanlığı'nda gerçekleşen iş türü haftaya bağlıdır. Pandemi sırasında aynı sayfada kalmak için şirket, 1995'te ortaya çıkan ve son on yılda teknoloji endüstrisinde popüler hale gelen iş akışı çerçevesi olan Scrum'ı benimsedi. Şirket, projeler üzerinde odaklanmış, asenkron çalışmayı içeren 'sprint' haftaları ile ekibin lojistik iletişiminin çoğunu gerçekleştirdiği 'operasyon' haftaları arasında döner. 'Bir hafta daha fazla toplantınız olabilir, ancak diğeri derin bir iş gibidir' diyor. 'Beyninizin farklı bir bölümünü meşgul ediyor.'
Amarasiriwardena, değişen haftaların işlerin ilerlemesini sağladığını söylüyor. 'Her hafta bir önceki hafta gibi göründüğünde' diye ekliyor, 'tekdüze hale geliyor. Bu da çok fazla tükenmişliğe neden oluyor.'
Scrum çerçevesi farklı şirketlerde farklı görünür. Şirketin baş danışmanı Avi Schneier, 'İncelersiniz, neyin daha iyi olabileceğine uyum sağlarsınız ve sonunda her şeyin bir araya gelmesinin bir yolunu bulursunuz' diyor. Scrum Inc. , kavramın ortak yaratıcısı tarafından kurulan öğretim organizasyonu.
2. Motive edin ve kutlayın.
Her Pazartesi sabahı, 15 dakikalık bir Zoom görüşmesi sırasında ekip, şirketin müşteri deneyimi yöneticisi tarafından bir araya getirilen önceden kaydedilmiş bir müşteri röportajını izleyerek haftaya başlıyor. Amarasiriwardena, yeni fikirlere ilham verirken ekibe amaçlarını hatırlatmaya yardımcı olduğunu söylüyor. 'Kendimizi temellendirmenin iyi bir yolu çünkü ürünümüz için ilham kaynağımız, özellikle şu anda müşterilerimizin yaşamakta olduğu hayatlardan geliyor' diyor. Neyin değiştiğini, dolaplarının nasıl göründüğünü bilmek istiyoruz.
Cuma günleri ekip, haftayı üyelerin yeni fikirler sunabileceği veya bir tutku projesi hakkında paylaşabileceği yaratıcı bir oturumla kapatıyor. Amarasiriwardena, başarıların kutlanmasının hafta sonu için dinlenirken ekibe yeniden enerji verdiğini söylüyor.
3. Her iki dünyanın da en iyisini kucaklayın.
Amarasiriwardena, pandemi sırasında daha sosyal olan ameliyat haftalarının bir insan unsurunun çalışmasını sürdürmek için önemli olduğunu söylüyor. Şimdi, ekibin çoğu aşılandığından, yüz yüze çalışmaya kısmi bir dönüş yapmayı planladıklarını söylüyor. Bu gerçekleştiğinde, Amarasiriwardena, herkesin operasyon haftaları için ofise geri döneceğini, ancak sprint haftalarının uzak kalacağını söylüyor.
'Hedefimiz hibrit bir takım olmak' diyor. 'Müşterilerimiz böyle bir hayat yaşayacaklar, bu yüzden onlarla birlikte gelişmenin önemli olduğunu düşünüyoruz.'
