Mesajlaşma ve sosyal ağlara tüm saygımla, e-posta iş iletişiminin temel biçimi olmaya devam ediyor. Anlaşmalar yaptığı veya bozduğu biliniyor. Çoğu zaman, e-postanın içeriği değil, gönderenin görgü kuralları (veya eksikliği).
İş hayatımız boyunca e-postayı bu kadar sık kullanırken, bazen iletişimin temel kurallarını ihmal ediyoruz: kibar olmak, insanlara doğru şekilde hitap etmek, zamanında yanıt vermek ve daha fazlası.
BCC, e-postanın nasıl etkili veya tamamen kötüye kullanılabileceğinin mükemmel bir örneğidir. BCC'yi kullanırken, ne yaptığımızı ve potansiyel olarak nasıl geri tepebileceğini düşünüyor muyuz?
Bir kereden fazla başıma geldi. Sizi ciddi bir mahcubiyetten kurtarmak için, sorunu burada ve şimdi ele almak istiyorum.
BCC için sadece iki durum vardır.
İlk olarak, toplu e-postalar. Nadiren haklı çıkarlar.
Bir tane göndermeniz gerekiyorsa, örneğin bir bülteniniz varsa veya oğlunuzun bar mitzvahına bir davetiye gönderiyorsanız, herkesin her alıcının e-posta adresini görmesine izin vermek büyük bir hayır-hayırdır. BCC'yi kullanın.
Çevrimiçi bir yazar olarak, sık sık yüzlerce (binlerce olmasa da) blog yazarı ve gazeteciye gönderilen gelen kutuma satış konuşması alıyorum. Halkla ilişkiler uzmanıysanız, dikkat edin: Halkla ilişkiler yapmanın yolu bu değil, yakın bile değil. Herhangi bir nedenle, e-postanın iyi bir fikir olduğunu düşünüyorsanız, BCC'yi kullanın. Hiçbir gazeteci, e-postasının tanımadığı yüzlerce kişiye verilmesini istemez.
Bu senaryoda BCC kullanmazsanız, birçok gazeteci tarafından kara listeye alınmayı bekleyebilirsiniz. Veya bar mitzvah davet listenize katılmayan aile üyeleri.
İkincisi, biri sizi bir başkasıyla tanıştırdığında mutlaka BCC kullanmalısınız. Girişi yapan kişi iyi bir şey yaptı ve bu orijinal e-postaya verilen her yanıtta acı çekmek zorunda kalmamalı.
O kişiyi BCC yaparak, onu takip eden e-postalardan kurtarmış olursunuz. Genel nezaket gereğidir ve girişlerinden sonra 1-2 e-posta yapılmalıdır.
Bunun ötesinde, başkalarının BCC kullanarak kulak misafiri olmasına asla izin vermeyin.
Diğer her durumda, birine e-posta gönderdiğinizde ve bir başkasına BCC yaptığınızda, beğenseniz de beğenmeseniz de dürüst değilsiniz.
X Kişisine e-posta gönderiyorsunuz ve onlar bilmeden Y Kişisinin konuşmanızı dinlemesine izin veriyorsunuz. X Kişisi, bir başkasının bu e-postayı okuduğunu bilmiyor, gerçekte siz onu gizlice başka birine de gönderdiniz.
Belki bu küçük bir sorun gibi gelebilir. Öyle değil.
İş hayatında dürüstlük ve şeffaflık en önemli özelliklerinizdir. Tüm e-postalarınızda gizli kişilerden biriyseniz, iş yapmak istediğim kişi değilsiniz.
İnsanlar bana e-postalarda BCC yaptığında, onlara hemen yanıt veririm ve bir daha asla BCC'yi bu şekilde kullanmamalarını söylerim.
Bu da beni bir sonraki noktama götürüyor: BCC'nin tehlikeleri.
BCC ciddi şekilde garip bir duruma yol açabilir.
Bir keresinde bir iş için bir arkadaş önermek için Google'da çok üst düzey bir yöneticiye e-posta gönderdim. Bu e-postayı gönderdiğimi bilmesini sağlamak için o arkadaşa BCC yapmak gibi bir hata yaptım.
Bilin bakalım arkadaşım ne yaptı? Yanlışlıkla, 'Teşekkür ederim' diyerek hepsini yanıtladı. Bu, yöneticinin, konunun başında olduğunu bile bilmediği birinden kendisine teşekkür eden bir e-posta aldığı anlamına geliyordu.
Sonunda kim gerçekten kötü görünüyordu? Ben mi. İşi kim alamadı? Arkadaşım.
Mutlaka yapmanız gerekiyorsa, İleri düğmesini kullanın.
Gönderdiğiniz e-postanın mutlaka alıcı dışında bir başkası tarafından görülmesi gerektiğini düşünüyorsanız, gönderdikten sonra iletin. BCC kullanmaktan biraz daha iyidir. Yine de tavsiye etmiyorum.
Yönlendirerek, Tümünü Yanıtla riskinden kaçınırsınız - ancak bu daha dürüst bir hareket değildir. Konudaki taraflardan biri bilmeden hala özel e-postalar paylaşıyorsunuz.
İş ahlakı her şeydir. İletişim kurma şeklimizle başlarlar. Her e-postada sizi terletecek türden biri değil, birlikte çalışmak isteyeceğiniz türden bir kişi olun.
