Sadece e-posta uygulamanızı başlatmak, omuzlarınızın sıkışmasına neden olur. Ve yaklaşan tatilin heyecanı, evde binlerce cevapsız e-posta tarafından karşılanma düşüncesiyle gölgeleniyor.
E-postaları okumak ve yanıtlamak sizi yoruyor ve baskı altında bırakıyorsa, tam zamanı gelen kutunuzu kontrol altına alın .
Bu Çalışmıyor
Çoğu insan gibiyseniz, neler olduğunu görmek için belirli mesajlara tıklarsınız. Bazen cevap verirsin. Bazen bir şeyi okundu olarak işaretlersiniz. Daha sonra okuduğunuz diğer mesajlar, daha sonra geri gelme niyetiyle onları kapatır, muhtemelen 'yıldız'.
Bu işe yaramaz çünkü onlara neredeyse hiç geri dönemezsiniz. Bu arada, eskileri listenin daha derinlerine iten yeni e-postalar gelir... ve bilincinizden daha da uzağa.
Gelen kutunuz darmadağın olup tıkandıkça zihniniz de tıkanır. Ve tüm bu istenmeyen e-postalar, Demokles'in Kılıcı gibi aklınızın bir köşesine dırdır ediyor.
Odaklanamamana şaşmamalı. Mesajların çatlaklardan düşmesine şaşmamalı. Stresli olmana şaşmamalı.
Gelen Kutunuzu Düşünme Şeklinizi Değiştirin
İki basit paradigma kaymasının gelen kutunuz üzerinde tektonik bir etkisi olabilir:
Paradigma Değişimi #1: E-posta gelen kutunuzda kalmamalıdır.
Gelen kutunuzu mutfak tezgahınız ve yeni mesajlarla dolu bir gelen kutunuzu büyük bir bakkaliye torbası olarak düşünün. O yiyecekleri tezgahın üzerine bırakmazsın, değil mi?
Hayır, çabuk bozulanları buzdolabına, konserveleri dolaba, şekeri ve unu kilere koyardın. Kaptın bu işi.
Öyleyse neden tüm bu e-postaları gelen kutunuza bırakıyorsunuz? Onları uzağa koy!
Paradigma Değişimi #2. Aramak, sıralamaktan daha iyidir.
Bir zamanlar, her e-postayı bir tür ayrıntılı klasör yapısına göre sıralamanız gerekiyordu. Ama o günler çok geride kaldı.
Bu günlerde e-postayı 'bir kenara koymanın' en iyi yolu, onunla ilgilenir ilgilenmez arşivlemektir.
Şimdi, merak etmeyin, mesaj gitmedi. E-posta uygulamasının arama işlevini kullanarak istediğiniz zaman bulabilirsiniz.
Bu Paradigma Değişikliklerini Çalıştırın
Bu temel paradigmaları nasıl uygularsınız? Arkadaşım Ari Meisel'in kitabında anlattığı bir çerçeveyi ödünç almayı seviyorum, Daha Az İş, Daha Fazla Yaşam .
E-postalarınızı kontrol etmek için oturduğunuzda, her e-posta için bir şeyler yapmanız gerekir.
Ek bir not olarak, e-posta bildirimlerinizi kapatın ve her beş dakikada bir yeni e-posta olup olmadığını kontrol etmeyin. Engelleyin, bir seferde 30 dakika deyin ve e-postaları günde yalnızca 2-3 kez kontrol edin.
Şimdi yeni bir e-postaya bakarken hemen aşağıdakilerden birini yapın:
Başa çıkmak
Yalnızca 1-3 dakika sürecekse, devam edin ve e-postayı yanıtlayın. Ardından arşivleyin.
Silin
E-postayla ilgili herhangi bir işlem yapılmadıysa, arşivleyerek ondan kurtulun. Aslında, e-postayı gelen kutunuzdan 'silersiniz', ancak gerekirse daha sonra yine de bulabilirsiniz.
ertele
Şimdi, bir e-postaya yanıt vermeniz gerekiyorsa ancak bunu tam şu anda yapamıyorsanız, bunu birkaç yoldan biriyle erteleyebilirsiniz:
- Bir Yapılacaklar klasörüne taşıyın
- E-postayı Gmail Görevlerine (veya e-posta uygulamanızdaki benzer bir özelliğe) ekleyin
- Bir göreve dönüştürmek için Asana hesabınıza e-posta ile gönderin
- E-postayı gelecekteki bir tarihte size geri göndermek için ücretsiz bir eklenti olan Boomerang'ı kullanın
Yukarıdaki adımları takip ettiğinizde e-postalarınızın gelen kutunuzda birikmesi duracaktır.
Buradan Nereye Gidilir
Şu andan itibaren, gelen kutunuzdan kaldırmak için her e-posta parçasına göre hareket edin: Onunla ilgilenin, Silin (arşivleyin) veya Erteleyin. Yeni e-postalarınızla ne yaparsanız yapın, gelen kutunuzda kalmasına izin vermeyin!
Peki ya gelen kutunuzdaki birikmiş e-postalar?
Belirli bir yaştaki e-postaların artık önemli olmadığı bir eşik veya dönem seçin. Örneğin, altı haftadan eski tüm e-postaları (veya hangi eşiği seçerseniz seçin) alın, okundu olarak işaretleyin ve arşivleyin.
Kalan e-postaları bir kez ve herkes için bir kenara koyun.
Bu birkaç saat sürebilir, ancak siz farkına varmadan Gelen Kutusu Sıfır'a ulaştınız.
Gelen kutunuz ve zihniniz düzenli hale geldi. Artık rahat bir nefes alabilir ve tekrar e-postanın keyfini çıkarabilirsiniz.
