Ortalama bir ABD çalışanı yaklaşık çeyrek taranan çalışma haftasının yüzlerce e-posta hepimiz her gün gönderip alıyoruz.
Ancak yanıt düğmelerimize yapıştırılmış olmamıza rağmen, kariyer koçu Barbara Pachter birçok profesyonelin olduğunu söylüyor. hala e-postayı uygun şekilde kullanmayı bilmiyorum.
Aslında, her gün okuyup yazdığımız çok sayıda mesaj nedeniyle, utanç verici hatalar yapmaya daha yatkın olabiliriz ve bu hataların ciddi profesyonel sonuçları olabilir.
Pachter, kitabında modern e-posta görgü kurallarının temellerini özetliyor İş Görgü Kurallarının Esasları . Bilmeniz gereken en temel kuralları çıkardık.
Vivian Giang ve Rachel Sugar, bu makalenin önceki sürümlerine katkıda bulundular.
1. Net, doğrudan bir konu satırı ekleyin.
İyi bir konu satırı örnekleri arasında 'Toplantı tarihi değişti', 'Sunumunuz hakkında hızlı soru' veya 'Teklif için öneriler' sayılabilir.
Pachter, 'İnsanlar genellikle bir e-postayı açıp açmamaya konu satırına göre karar verir' diyor. 'Okuyucuların endişelerini veya işle ilgili sorunlarını ele aldığınızı bilmelerini sağlayan birini seçin.'
2. Profesyonel bir e-posta adresi kullanın.
Bir şirkette çalışıyorsanız, şirket e-posta adresinizi kullanmalısınız. Ancak kişisel bir e-posta hesabı kullanıyorsanız -ister serbest meslek sahibi olun, ister iş ile ilgili yazışmalar için ara sıra kullanmak gibi- bu adresi seçerken dikkatli olmalısınız, diyor Pachter.
Alıcının e-postayı tam olarak kimin gönderdiğini bilmesi için her zaman adınızı taşıyan bir e-posta adresiniz olmalıdır. 'babygirl@...' veya 'beerlover@...' gibi işyerinde kullanılmaya uygun olmayan e-posta adreslerini (belki de ilkokul günlerinizin kalıntıları) asla kullanmayın - ne kadar severseniz sevin. soğuk demlemek.
3. 'Tümünü yanıtla'ya basmadan önce iki kez düşünün.
Hiç kimse kendisiyle ilgisi olmayan 20 kişiden gelen e-postaları okumak istemez. E-postaları görmezden gelmek, birçok kişinin akıllı telefonlarında yeni mesajlarla ilgili bildirimler alması veya bilgisayar ekranlarında dikkat dağıtıcı açılır mesajlar alması nedeniyle zor olabilir. Pachter, listedeki herkesin e-postayı alması gerektiğini gerçekten düşünmüyorsanız, 'Tümünü Yanıtla'ya basmaktan kaçının.
4. Bir imza bloğu ekleyin.
Sağlamak Pachter, okuyucunuza sizinle ilgili bazı bilgiler vermesini önerir. 'Genellikle bu, tam adınızı, unvanınızı, şirket adınızı ve bir telefon numarası da dahil olmak üzere iletişim bilgilerinizi belirtir. Ayrıca kendiniz için biraz tanıtım ekleyebilirsiniz, ancak herhangi bir söz veya sanat eseri ile aşırıya kaçmayın.'
E-postanın geri kalanıyla aynı yazı tipini, yazı tipi boyutunu ve rengi kullanın, diyor.
5. Profesyonel selamlamalar kullanın.
'Hey millet', 'Yo' veya 'Merhaba millet' gibi rahat, günlük konuşma dili ifadeleri kullanmayın.
“Yazılarımızın rahat doğası, bir e-postadaki selamlamayı etkilememeli” diyor. 'Hey, çok resmi olmayan bir selamlamadır ve genellikle işyerinde kullanılmamalıdır. Ve Yo da iyi değil. Merhaba veya Merhaba kullanın yerine.'
Ayrıca kimsenin adını kısaltmamanızı tavsiye ediyor. Kendisine 'Mike' denmesini tercih ettiğinden emin değilseniz, 'Merhaba Michael' deyin.
6. Ünlem işaretlerini dikkatli kullanın.
Pachter, bir ünlem işareti kullanmayı seçerseniz, heyecanı iletmek için yalnızca birini kullanın, diyor.
'İnsanlar bazen kendilerini kaptırırlar ve cümlelerinin sonuna bir dizi ünlem işareti koyarlar. Sonuç çok duygusal veya olgunlaşmamış görünebilir” diye yazıyor. 'Ünlem işaretleri yazılı olarak dikkatli kullanılmalıdır.'
7. Mizah konusunda dikkatli olun.
Mizah, doğru ton veya yüz ifadeleri olmadan çeviride kolayca kaybolabilir. Profesyonel bir değiş tokuşta, alıcıyı iyi tanımadığınız sürece e-postalarda mizahtan uzak durmak daha iyidir. Ayrıca, komik olduğunu düşündüğünüz bir şey başkasına komik gelmeyebilir.
Pachter şöyle diyor: 'Konuşulduğunda komik olarak algılanan bir şey, yazıldığında çok farklı görünebilir. Şüpheye düştüğünüzde, bırakın.'
8. Farklı kültürlerden insanların farklı konuştuğunu ve yazdığını bilin.
İletişimsizlik nedeniyle kolayca oluşabilir kültürel farklılıklar , özellikle birbirimizin beden dilini göremediğimiz yazı biçiminde. Mesajınızı alıcının kültürel geçmişine veya onları ne kadar iyi bildiğinize göre düzenleyin.
Pachter, akılda tutulması gereken iyi bir kuralın, yüksek bağlamlı kültürlerin (Japon, Arap veya Çin) sizinle iş yapmadan önce sizi tanımak istediğini söylüyor. Bu nedenle, bu ülkelerdeki iş ortaklarının yazılarında daha kişisel olmaları yaygın olabilir. Öte yandan, düşük bağlamlı kültürlerden (Alman, Amerikan veya İskandinav) insanlar konuya çok çabuk ulaşmayı tercih ediyor.
9. E-postalarınızı yanıtlayın - e-posta size yönelik olmasa bile.
Pachter, size gönderilen her e-posta mesajını yanıtlamak zor, ancak denemelisiniz, diyor. Bu, özellikle gönderen bir yanıt bekliyorsa, e-postanın size yanlışlıkla gönderildiğini içerir. Bir yanıt gerekli değildir, ancak özellikle bu kişi sizinle aynı şirkette veya sektörde çalışıyorsa, iyi bir e-posta görgü kuralları görevi görür.
İşte örnek bir yanıt: 'Çok meşgul olduğunuzu biliyorum, ancak bu e-postayı bana göndermek istediğinizi sanmıyorum. Ve doğru kişiye gönderebilmen için sana haber vermek istedim.'
10. Her mesajı düzeltin.
Hatalarınız, e-postanızın alıcıları tarafından fark edilmeyecek. Pachter, 'Ve alıcıya bağlı olarak, onları yaptığınız için yargılanabilirsiniz' diyor.
Yazım denetleyicilerine güvenmeyin. Göndermeden önce e-postanızı birkaç kez, tercihen yüksek sesle okuyun ve tekrar okuyun.
Pachter, 'Bir süpervizör, 'Rahatsızlık için özür dilerim' yazmak niyetindeydi, diyor. Ama yazım denetimine güvendi ve sonunda 'İnkontinans için üzgünüm' yazdı.
11. E-posta adresini en son ekleyin.
Pachter, 'Mesajı yazmayı ve doğrulamayı bitirmeden yanlışlıkla bir e-posta göndermek istemezsiniz' diyor. 'Bir mesajı yanıtlarken bile, alıcının adresini silmek ve yalnızca mesajın gönderilmeye hazır olduğundan emin olduğunuzda eklemek iyi bir önlemdir.'
12. Doğru alıcıyı seçip seçmediğinizi iki kez kontrol edin.
Pachter, e-postanın 'to' satırına adres defterinizden bir isim yazarken dikkatli olmanızı söylüyor. 'Yanlış adı seçmek kolaydır, bu hem sizin için hem de yanlışlıkla e-postayı alan kişi için utanç verici olabilir.'
13. Yazı tiplerinizi klasik tutun.
Purple Comic Sans'ın bir zamanı ve yeri var (belki?). Ancak iş yazışmaları için yazı tiplerinizi, renklerinizi ve boyutlarınızı klasik tutun.
Temel kural: E-postalarınız diğer kişilerin okuması için kolay olmalıdır.
Pachter, 'Genel olarak, 10 veya 12 punto ve Arial, Calibri veya Times New Roman gibi okunması kolay bir yazı tipi kullanmak en iyisidir' diyor. Renk gelince, siyah en güvenli seçimdir.
14. Tonunuzda sekmeleri tutun.
Şakaların çeviride kaybolması gibi, ses işaretlerinden ve yüz ifadelerinden elde edeceğiniz bağlam olmadan tonun yanlış anlaşılması kolaydır. Buna göre, niyet ettiğinizden daha ani bir şekilde çıkmak kolaydır: 'Doğrudan' demek istediniz, 'kızgın ve kısa' okudular.
Yanlış anlamaları önlemek için Pachter, gönder tuşuna basmadan önce mesajınızı yüksek sesle okumanızı önerir. 'Size sert geliyorsa, okuyucuya sert gelecektir' diyor.
En iyi sonuçları elde etmek için, kesinlikle olumsuz kelimeler ('başarısızlık', 'yanlış', 'ihmal edildi') kullanmaktan kaçının ve her zaman 'lütfen' ve 'teşekkür ederim' deyin.
15. Hiçbir şey gizli değildir - buna göre yazın.
Pachter, eski CIA şefi General David Petraeus'un görünüşte unuttuğunu her zaman hatırlayın, diye uyarıyor: Her elektronik mesaj iz bırakır.
'Temel bir kılavuz, başkalarının yazdıklarınızı göreceğini varsaymaktır' diyor, 'bu yüzden herkesin görmesini istemeyeceğiniz hiçbir şey yazmayın.' Daha liberal bir yorum: Size zarar verecek veya başkalarına zarar verecek hiçbir şey yazmayın. Sonuçta, e-postayı iletmek tehlikeli derecede kolaydır ve üzgün olmaktansa güvende olmak daha iyidir.
Bu hikaye ilk ortaya çıktı İş İçeriği .
