E-postalar, günümüz dünyasında iş iletişiminin para birimidir. Göndericiler ve alıcılar arasında ekranlar ve teller olsa da, uygun nezaket ve görgü kurallarını korumak hala önemlidir. Sürekli boş boş dolaşmak veya alakasız ifadeler yazmak, müşterilerin veya yöneticilerin önünde sözlü olarak anlamsız sözler söylemek kadar kötüdür. İş hayatında başarılı olmak istiyorsanız iletişim becerilerinizi bu şekilde geliştirmek çok önemlidir.
Her gün 100 milyardan fazla e-posta gönderiliyor ve her birini okumak için harcanan ortalama süre 15-20 saniye. Kısa tutun, özellikle tüm e-postaların yüzde 65'i önce daha küçük bir mobil ekranda açıldığından. Mesajınızın alındığından ve bu süreçte itibarınızın tehlikeye atılmadığından emin olmanın bir yolu, bu 10 anlamsız ifadeyi e-postalarınızdan derhal çıkarmaktır.
1. 'Lütfen haberdar olun ...'
Bu ifade genellikle kulağa profesyonel geldiği için kullanılır, ancak her zaman gereksizdir. Bunun yerine, doğrudan ve özlü olun. Bir e-posta yazmak için zaman ayırıyorsanız, alıcı, amacınızın onları bir şey hakkında bilgilendirmek olduğunu zaten biliyor. Onlara bunu yapacağınızı söylemek, bilinçaltında zekalarına hakaret etmektir.
2. 'Lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin...'
Bu ifadeyi kullandığınızda, bir kez daha bariz olanı belirtiyorsunuz. İnsanlar, gönderdiklerinizle ilgileniyorlarsa veya mesajınızla ilgili bir soruları varsa sizinle iletişime geçecektir. Dijital konuşma özgürlüklerini kendi başlarına kullanabildikleri için, onları davet etmenize veya yanıt vermeleri için erişim izni vermenize gerek yoktur.
3. 'Ben sadece...'
Son zamanlarda, Karmahacks'ın kurucusu Ellen Leanse, kadınların profesyonel iletişimde 'sadece' kelimesini aşırı kullanmalarını dile getirdiğinde birkaç tüyü karıştırdı. LinkedIn'deki bir gönderide Leanse, kadınların erkeklerden üç ila dört kat daha sık kullandıklarını iddia ettiği kelimeye karşı çıkıyor ve şöyle diyor:
'Sadece' ifadesinin kibar olmakla ilgili olmadığını fark etmeye başladım: Bu, ince bir itaat, saygı mesajıydı. Bazen kendi kendine yetiyordu. Hatta bazen ikiyüzlü. Gerçekten dinlemeye başladığımda, onu bir cümleden çıkarmanın neredeyse her zaman mesajı netleştirdiğini ve güçlendirdiğini fark ettim.
Sonuçlarına katılsanız da katılmasanız da (ve diğer bazı önde gelen sesler aynı fikirde değil), Eric Berne tarafından yayınlanan Transaksiyonel Analiz modeline göre onun 'sadece' bir 'çocuk' kelime olarak tartışması biraz araştırmayı hak ediyor. Bu arada, bu ifadeden uzak durun ve bunun yerine daha kesin bir dil seçin.
4. 'Sanırım...'
Göndericiler genellikle gelecekteki reddedilmenin olası darbesini en aza indirmek için 'Sanırım ...' ifadesini içerir, ancak bu ifadeyi kullanarak alıcıya kendinizden emin olmadığınızı söylüyorsunuz. E-postalarda veya gerçek hayatta ne zaman iletişim kurarsanız, mesajınızdan emin görünmeniz gerekir. Bunu yapmazsanız, alıcının fikrinizi göz ardı etme ve farklı bir fikirle ilerleme riskini alırsınız. İşyerinde güveni tasvir etmek, başarının anahtarıdır.
5. 'Ekli lütfen bulun …' veya 'Ekli lütfen bulun…'
Küçük görünebilir, ancak hiçbir şey bir e-postaya dahil edilemez. Dosyalar eklenebilir, ancak bir e-postanın içine hiçbir şey yerleştirilemez. Bu ifadelerden herhangi birini kullanırken, yazar 'ben' zamirini kullanmaktan kaçınır, ancak bu cümleyi arkaik yapar. Sadece okuyucuyu bilgilendirin, 'Ekledim...'
6. 'Umarım iyisindir...'
Bu cümle genellikle iki durumda yazılır. Bir durumda, alıcıya istenmeyen bir şeyle vurmadan hemen önce belirir. Diğeri, birisiyle yakın bir ilişki içindeymiş gibi görünmek ya da hiç olmadığı halde birine gerçekten ilgi duymak istediğiniz zamandır. Birinin iyiliğiyle gerçekten ilgileniyorsanız, bu dolgu ifadesini kullanmak yerine doğrudan bunun hakkında konuşun.
7. 'Uzanayım dedim...'
Sizi bilmem ama bu cümle bana bir araba koltuğunun kısıtlamalarından erişilemeyen bir şeye tutunan bir yürümeye başlayan çocuğu hayal etmemi sağlıyor. Aynı zamanda çok çekingen görünüyor ve güvensizlik gösteriyor. Bunun yerine, mesajınızı veya sorunuzu yazın ve doğrudan olun. 'Ulaşacağımı düşündüm' demek yerine, 'İş fikrimi tartışmak için size öğle yemeği ısmarlamak istiyorum' deyin. Çalıların etrafında dövmek kimseye bir iyilik yapmaz. Bunun yerine, alıcının görmesi için niyetinizi açıkça belirtin.
8. 'Beyninizi alabilir miyim?'
Bu temelde, mesaj gönderdiğiniz kişiye karşılığında değerli bir şey teklif etmeden zamanını almak istediğinizi söyler. Bunun yerine, alıcıyla ilginç veya yararlı bir içgörüyü paylaşmak için bir noktaya değinerek, o kişiye gelecekte ikiniz arasında iki yönlü bir işbirliği caddesi arzu ettiğinizi bildirin.
Konuşma görüşmelerini sıraya koyduğumda, bu açık sözlü yaklaşımın en iyi sonucu verdiğini gördüm - denediğim diğer yöntemlerle yüzde 20-27'lik bir yanıt oranına kıyasla, bir takip mesajı almada yüzde 52'lik bir başarı oranıyla sonuçlandı.
9. 'Kimi İlgilendirebilir ...'
Bu ifadenin uygun olduğu birkaç senaryo vardır, ancak bunlar çok azdır. Mesajınızın kimi ilgilendirdiğini biliyorsanız, bu tanıtımın arkasına saklanmak yerine doğrudan o kişiye hitap edin. Kişiyi isimlendirmek yerine yukarıdaki ifadeyi kullanmak, kendinize güvensiz ve gereksiz yere resmi görünmenize neden olur. Bu kelimeleri içeren bir e-posta göndermeden önce sil düğmesine basın.
10. 'Saygılarımla...'
Geçmişte, bu ifade daha çok etkilenen kapanışların popüler bir kısaltmasıydı, ancak bugünün e-posta iletişiminde çok resmi ve samimiyetsiz geliyor. Genel olarak, bir e-postayı basit bir 'Teşekkür ederim' veya sadece adınızla kapatabilirsiniz. 'Şerefe', havasız veya takılıp kalmadan iyi dilekleri ileten başka bir eğlenceli seçenektir. Bugünlerde hepimiz bir mesajın bittiğini anlıyoruz. Resmi bir kapanışla çok ileri gitmeye gerek yok.
Plakaya adım atın ve daha iyi e-posta yazın. İş arkadaşlarınız mesajlarınızın kısalığını takdir edecek ve istekleriniz daha net olduğunda daha iyi yanıt alacaksınız. E-postada kabartmaya ve dolguya gerek yoktur. Sadece ne demek istediğini söyle. Sonuçlar kendileri için konuşacak.
E-postada sizi en çok rahatsız eden ifadeler nelerdir? En büyük e-posta evcil hayvan peeves'inizi aşağıdaki yorumlarda paylaşın.
