Göründüğü kadar kolay değil.
Herkes harika işler yapmak ister, ancak pek çoğu harika işler yapmak için ne gerektiğini anlamıyor. İyi fikirlerin bir düzine kuruş olmasına rağmen, iyi fikirleri hayata geçirebilecek kişi ve şirketlerin çok az olmasının tek nedeni budur.
Amazon bu şirketlerden biridir: On yıllar boyunca, 'Everything Store' harika fikirleri hayata geçirebilme konusunda harika bir geçmişe sahiptir.
Bunun bir nedeni:
Bezos, çalışanlarına 'kapsamı tanımlamayı' öğretti.
Kapsam önemlidir
Proje yönetimi terimlerinde, 'kapsam', bir işin ne içerdiğinin ayrıntılarını ve onu tamamlamak için gereken zaman ve çaba miktarını tanımlamak için kullanılır.
İster karmaşık bir projede ister küçük bir dizi görevde çalışıyor olun, kapsamı belirlemek son derece önemlidir.
Bu şekilde, Bezos'un geçmişte hissedarlara yazdığı bir mektupta açıkladığı gibi, önce 'iyi' bir sonucun nasıl göründüğünü tanımayı gerektirir. Ardından, bu sonuca ulaşmak için ne kadar çalışma gerektireceğini anlamalı ve gerçekçi beklentilere sahip olmalısınız.
Bu önemlidir, çünkü birçok iş daha zor, daha ilgili veya tamamlanması çoğu insanın hayal ettiğinden daha fazla zaman alır.
Bezos, amuda kalkmayı öğrenen bir arkadaşının hikayesini anlatıyor. Sonunda bir koç tuttu ve çoğu insanın amuda kalkmayı yaklaşık iki haftada, gerçekte yaklaşık altı ay sürdüğünü düşündüklerini söyledi.
Bezos, 'Kapsamla ilgili gerçekçi olmayan inançlar - genellikle gizli ve tartışılmamış - yüksek standartları öldürür' diyor. 'Kendiniz veya bir ekibin parçası olarak yüksek standartlara ulaşmak için, bir şeyin ne kadar zor olacağına dair gerçekçi inançlar oluşturmanız ve proaktif olarak iletmeniz gerekir.'
Bezos daha sonra bunun Amazon'da nasıl çalıştığına dair bir örnek sunuyor.
Yeni fikirler sunmaya gelince, Amazon çalışanları PowerPoint kullanmaz. Bunun yerine, altı sayfaya kadar ulaşabilen, anlatısal olarak yapılandırılmış notlar yazarlar.
'Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, kalite bu notlar büyük ölçüde değişir,' diye yazıyor Bezos. 'Bazıları şarkı söyleyen meleklerin berraklığına sahiptir. Zeki ve düşüncelidirler ve toplantıyı yüksek kaliteli tartışma için ayarlarlar. Bazen yelpazenin diğer ucundan gelirler.'
Bezos, bir not harika olmadığında, bunun genellikle yazarın yüksek standardı fark edememesi olmadığını söylüyor. Aksine, bu yanlış bir beklenti dürbün : Yazar, iyi hazırlanmış bir notu bir veya iki gün, hatta birkaç saat içinde yazabileceklerine inanıyor.
Gerçekte, diyor Bezos, bir hafta veya daha fazla sürüyor.
Bezos, 'Sadece iki hafta içinde bir amuda mükemmelleştirmeye çalışıyorlar' diyor. 'Harika notlar yazılır ve yeniden yazılır, çalışmayı geliştirmeleri istenen meslektaşlarla paylaşılır, birkaç gün bir kenara bırakılır ve ardından taze bir zihinle yeniden düzenlenir. Bir veya iki gün içinde yapılamazlar.'
Devam ediyor: 'Buradaki kilit nokta, basit öğretim kapsamı eylemiyle sonuçları iyileştirebilmenizdir - harika bir notun muhtemelen bir hafta veya daha fazla sürmesi gerekir.'
Bir işin kapsamını tanımlamanın önemli olmasının başka nedenleri de vardır:
Motivasyon
Yeni bir şey üzerinde çalışmanın yeniliği oldukça çabuk kaybolur. Pek çok kişi başarı yoluna girdi, ancak ektiklerini biçmeden önce vazgeçtiler çünkü umdukları sonuca ulaşmak için neyin gerekli olduğunu anlamıyorlar.
Kapsamı tanımlayarak, devam etmek için ihtiyaç duyduğunuz motivasyonu kendinize vermenize yardımcı olabilirsiniz - çünkü ne yaptığınızı kolayca takip edebilir ve ne kadar ileri gitmeniz gerektiğini görebilirsiniz.
yürütme
Her şirketin ve her projenin, kimsenin kimin yapacağını bilmese bile, herkesin yapacağını varsaydığı bir dizi yazılı olmayan görevi vardır.
Bil bakalım ne oldu? Bu görevler genellikle yapılmaz.
Kapsamın tanımlanması, bu görevlerin netleştirilmesine yardımcı olur, böylece birileri tamamlandıklarından emin olur.
Birlik
Bezos'un açıkladığı gibi, birçok iş çoğu insanın hayal ettiğinden daha zor, daha karmaşık veya tamamlanması daha fazla zaman alıyor.
Katılan herkes ne kadar zaman ve çaba gerektiğini anlarsa, bir ekibin gerçekten harika sonuçlar elde etmesi daha olasıdır.
İleri ilerleme
'Kapsam kayması', bir işin gereksinimlerinin zaman içinde nasıl artma eğilimini açıklayan başka bir proje yönetimi terimidir.
Örneğin, yeni bir ürün oluşturmaktan sorumluysanız, o yeni ürün için istenen özelliklerin listesinin ne kadar hızlı büyüyebileceğini bilirsiniz.
Tabii ki, bu özellikleri listeye ekleyebilirsiniz, ancak ürün için orijinal olarak tanımlanan kapsamın dışındaysa, maliyeti olacaktır: Ya daha fazla zaman alacaktır ya da projenin bütçesini yükseltecektir.
Kapsamın tanımlanması, sorumlu kişilerin ek isteklerle çıkmaza girmesine ve ilerlemeye devam etmesine yardımcı olur.
Azaltılmış stres
Her şeyi içine sığdırmanın bir yolu olduğunu düşünerek çok fazla şeyi üstlenmek o kadar kolay ki. Zamanın sihirli bir şekilde ortaya çıkacağını ya da bir işin bir şekilde kendi kendine biteceğini düşünüyorsunuz...
Olmayacak.
Yani ya iş yapmaz halletmek...
Ya da yapılmaz olması gerektiği şekilde...
Veya yapılır, ancak kendinize veya başkalarına çok büyük bir maliyet.
Buna karşılık, kapsamı doğru tanımladığınızda stresi azaltır ve hayatın daha sorunsuz ilerlemesine yardımcı olursunuz.
Bu nedenle, bir dahaki sefere bir işin gidişatıyla ilgili hayal kırıklığına uğradığınızda, bir adım geri atın ve Jeff Bezos'un oyun kitabından bir sayfa alın:
Kapsamı tanımlayın.
Çünkü göründüğü kadar kolay olmasa da, kesinlikle ulaşılabilir.
Sadece nereye gittiğinizi ve kendinizi neyin içine soktuğunuzu bilmeniz gerekiyor.
('Basit kapsam kuralından' hoşlanıyorsanız, ücretsiz duygusal zeka kursuma kaydolun, duyguların sana karşı değil senin için çalışmasını sağlayacak benzer bir kuralı her hafta paylaşıyorum.)
