Çalışan kılavuzları , politika ve prosedür kılavuzları, çalışan el kitapları - onlara ne ad vermek isterseniz - genellikle hem çalışanlar hem de işverenler tarafından gerekli bir kötülük olarak kabul edilir. Özellikle açık, iyi yazılmış ve işletmeye özgü değillerse ve çoğunlukla olumsuzluğa odaklanırlarsa - başka bir deyişle, yalnızca yapılmaması gerekenleri listelerlerse, çalışanlarda genellikle şaşkınlık yaratırlar. Bu arada işverenler, olası bir dava durumunda varlıklarını nasıl güvence altına alacakları konusunda bu kılavuzlara bakarlar.
Ancak daha iyi bir yol var.
Uzmanlar, küçük ve orta ölçekli işletmelerin, şirket politikalarını olumlu terimlerle açıklayarak hem kendilerini davalardan koruyan hem de çalışanları rahatlatan çalışan kılavuzları hazırlayabileceğini söylüyor. Etkili bir politika kılavuzuna sahip olmak için, işveren, hem çalışanları bilgilendirmek ve mutlu etmek hem de şirketin iş hedeflerine ulaşmak için iş için neyin önemli olduğunu belirlemek için zaman ayırmalıdır. Çalışma ve İstihdam Grubu Başkanı Nancy Cooper, “Bir oyun kitabı işlevi görebilir ve çalışanların kendilerinden ne beklendiği konusunda oyunun kurallarını açıklayabilir” diyor. Garvey Schubert Barer , Portland, Oregon merkezli bir hukuk firması.
Şirketin genel müdürü Paul Rowson, 'Değer, çalışanların kendilerinden ne beklendiğini ve şirketten ne bekleyebileceklerini anlayabilmeleridir' diye ekliyor. Dünya İş Başında , tazminat, yan haklar, iş hayatı ve entegre toplam ödüllere odaklanan küresel bir insan kaynakları derneği. 'Bu, ödeme kararlarının nasıl alındığını, performanslarına göre nasıl derecelendirildiğini, şirketin hastalık izni ve diğer yardımlar gibi şeylere nasıl davrandığını, şirketin iş hayatı programlarını nasıl gördüğünü ve bir anlaşmazlıkta nasıl ele alınacağını içerir.' Tüm bu konuların bir el kitabında ayrıntılı olarak belirtilmesi, bir işverenin onlara adaletsiz davranacağından endişe duymadan, çalışanın işini en iyi şekilde yapmasını sağlayabilir.
Ama dedikleri gibi şeytan ayrıntıda gizlidir. Bir çalışan el kitabının başarısı, neleri dahil ettiğinize ve politikaları nasıl ifade ettiğinize bağlıdır. Kazanan bir oyun kitabı yazmanın ilk kuralı, açık, anlaşılır bir şekilde yazılması ve işletmenin kültürünü yansıtması gerektiğidir. Bazı politikaların kanunen el kitabında olması gerekir. Cooper, bunun yerel ve eyalet gerekliliklerinin yanı sıra federal gereklilikler hakkında bilgi edinmek için zaman ayırmanız gerektiği anlamına geldiğini söylüyor. İşvereni korumak için diğer politikalar el kitabında bulunmalıdır. “Politikaların arkasındaki sebep ne olursa olsun, hepsi tutarlı bir şekilde uygulanmalıdır” diye ekliyor.
Editörün Notu: Şirketiniz için İK Dış Kaynak Kullanımı mı arıyorsunuz? Size uygun olanı seçmenize yardımcı olacak bilgiler istiyorsanız, ortağımız BuyerZone'un size ücretsiz bilgi vermesini sağlamak için aşağıdaki anketi kullanın:
Aşağıdaki kılavuz, kanunen dahil etmeniz gerekenleri, hukuk uzmanlarının her çalışan el kitabının içermesi gerektiğini söylediği maddeleri ve ardından sizin ve çalışanlarınız için çalışmasını sağlamak için bir çalışan el kitabına dahil etmek isteyebileceğiniz diğer isteğe bağlı hükümleri özetleyecektir.
Bir Çalışan El Kitabına Neler Eklenmeli: El Kitabı Kanunla Gerekli Olan Hükümler
Bir çalışan el kitabı yazmaya başlamadan önce, iş liderlerinin yasalara göre neleri dahil etmeleri gerektiğini anlamaları gerekir. Bu, çalışan el kitabını nasıl oluşturmaya karar verdiğinizi de belirleyebilir.
İlk adım, uymanız gereken federal, eyalet ve yerel istihdam yasalarına aşina olmaktır - hatta bazılarının şirket çalışanlarının el kitabında yayınlanması bile gerekir. ABD Çalışma Bakanlığı, işyeri sorunlarını etkileyen federal yasalar hakkında işverenler için şu adresteki web sitesinde bilgi vermektedir: www.dol.gov . İşletmeniz birden fazla eyalette faaliyet gösteriyorsa, her eyaletteki çalışanlar için farklı el kitapları yazmak için yasal nedenleriniz olabilir. Cooper, 'Her eyaletin kendine özgü istihdam yasaları vardır' diyor. 'Eyalet düzeyindeki yasaların çoğu, el kitabında bulunması gerektiğini söylüyor.'
Diğer sorunlar, çalışan el kitabına nasıl yaklaştığınızı da etkileyebilir. Örneğin, bir üretim tesisi ve bir satış ve araştırma tesisi gibi farklı iş birimleriniz varsa, temel el kitabının her çalışan grubu için aynı olmasını isteyebilirsiniz, ancak belirli iş birimleri için belirli politikaları dahil etmek isteyebilirsiniz. Cooper, örneğin bir iş biriminin sendikası veya saatlik ücretli çalışanları olması gibi.
Çalışan el kitabına nasıl yaklaşacağınızı belirledikten sonra, yasalara göre hangi politikaları dahil etmeniz gerektiğini belirlemeniz gerekir. Bazı şirketler, süreç boyunca size adım atmak için iyi bir başlangıç olabilecek yazılımlar veya şablonlar sunar. Ancak politikalar eyaletten eyalete değişebilir. Hangi politikaların yasaların gerektirdiğinden emin değilseniz, insan kaynakları örgütlerine veya iş avukatınıza danışmalısınız. Birçok eyalet çalışma departmanlarının web sitelerinde eyalette iş yaparken uymaları gereken yasalar hakkında işverenler için listeler vardır ve bunlar bir çalışan el kitabına nelerin dahil edileceğini belirlemede yardımcı olabilir.
Kanunen bir çalışan el kitabına eklemeniz gereken politikalar aşağıdakileri içerebilir:
- Aile tıbbi izin politikaları . Federal hükümetin Aile Tıbbi İzin Yasası, belirli büyüklükteki işverenlerin, ciddi bir sağlık sorunu olan birinci dereceden bir aile üyesine bakmak için bir çocuğun doğumu veya bakımı için herhangi bir 12 aylık süre boyunca çalışanlarına 12 haftaya kadar ücretsiz izin vermesini şart koşuyor. veya çalışanın ciddi bir sağlık durumu varsa. Birçok devletin ücretsiz aile izni konusunda da kendi politikaları vardır.
- Eşit istihdam ve ayrımcılık yapmama politikaları . ABD Çalışma Bakanlığı, birçok işletmenin, işletmenin işe alma ve terfi konusunda ayrımcılık yapmama ve eşit istihdam fırsatı yasalarına uyduğunu belirten bilgileri yayınlamasını şart koşuyor.
- İşçi tazminat politikaları . Birçok eyalet, çalışanların işçinin tazminat politikaları hakkında yazılı olarak bilgilendirilmesini şart koşar.
Çalışan el kitaplarına dahil edilmesini gerektirebilecek diğer yasalar arasında, engellilerin uyumlaştırılmasına ilişkin politikalar, askeri izin politikaları, emzirmeye uyum politikaları ve suç mağdurlarının izin politikaları yer almaktadır.
Daha derin kaz: Çalışan El Kitabı Nasıl Birleştirilir
Bir Çalışan El Kitabına Neler Eklenmeli: Her Çalışan El Kitabında Bulunması Gereken Maddeler
Her çalışan el kitabında bulunması gereken birkaç genel sorumluluk reddi vardır.
- sözleşme değil . El kitabının sadece bir el kitabı olduğunu ve sürekli istihdam konusunda herhangi bir vaatte bulunmadığını belirtmek önemlidir. Cooper aşağıdaki ifadeleri önermektedir: 'Bu el kitabı, açık veya zımni bir sözleşme değildir ve belirli bir süre için istihdamı garanti etmez. İstihdam ilişkimizin uzun vadeli olmasını ummakla birlikte, ister Şirket ister siz, herhangi bir zamanda, bildirimde bulunarak veya bulunmadan, kanunların izin verdiği ölçüde, sebepli veya gerekçesiz olarak ilişkiyi sonlandırabilirsiniz.'
- El kitabı, önceki politika belgelerinin önüne geçiyor . El kitabı, bunun şirket politikalarına ilişkin nihai söz olduğunu açıkça belirtmelidir. Cooper, aşağıdaki dili kullanmanızı önerir: 'Bu Çalışan El Kitabı, bu el kitabında kapsanan konularda yayınlanmış olabilecek tüm muhtıralar veya yazılı politikalar dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere, önceki tüm politika ve prosedürlerin yerine geçer ve bunların yerine geçer.'
- El kitabındaki politikalar değişebilir . Biraz boşluk bırakmak önemlidir çünkü zaman değişir, yeni sorunlar ortaya çıkar ve revizyonlar yapmanız gerekebilir. Cooper, bu hükmü şu şekilde ifade etmenizi önerir: 'Bu el kitabında yer alan politikalar yalnızca kılavuz niteliğindedir ve Şirketin uygun ve gerekli gördüğü şekilde değiştirilebilir. Zaman zaman yeni veya değiştirilmiş politikalar, prosedürler, avantajlar veya programlar hakkında bildirim alabilirsiniz.'
- Çalışan bilgilendirme sayfası . İşletmenizi korumak ve çalışanlarınızın şirketinizin bu yasalara uyduğundan haberdar olduğunu doğrulamak için, çalışanın imzalayıp iade ettiği bir teşekkür sayfası eklemeniz önemlidir. Onay, çalışanın politikaları okumanın ve bunlara uymanın kendi sorumluluğunda olduğunu anladığını belirtmelidir. Cooper, 'Teşekkür sayfasının el kitabından çıkarılabilmesini istiyorsunuz' diyor. 'İmzalandıktan sonra çalışanın özlük dosyasına girmesi gerekiyor.'
Daha derin kaz: Araçlar: Çalışan El Kitabı Makbuzunun Onaylanması
Çalışan El Kitabına Neler Eklenmeli?
Çalışan el kitabınızı yazmadan önce, bir işletme olarak sizin için neyin önemli olduğunu belirlemek için de zaman ayırmalısınız. Çalışanlarınızın işteyken nasıl göründüklerini önemsiyor musunuz? İşteyken kısa mesaj göndermekten kaçınmalarını ister misiniz? Şirket hakkında blog yazmaları umurunda mı? Sorun sizin için önemliyse ve çalışanların davranışlarıyla ilgili beklentileriniz varsa, bunu bir politikada ele almalısınız.
'Önemli konular, çalışanın işte veya araba kullanırken cep telefonu kullanma becerisi gibi şeyler olabilir; mesai saatlerinden sonra çalışanların işvereni sohbet odalarında veya bloglarda tartıştığı uygun (veya uygun olmayan şekilde) ilgilenmek; hatta işverenin çalışanların bilgisayarlarını, e-postalarını ve sesli postalarını kullanma biçimlerinin yarattığı sorunları ele alma yeteneği,' diyor Cooper. 'Hatırlanması gereken en önemli şeylerden biri, el kitabınızın iş yapma şeklinizi yansıtması gerektiğidir. Bir politika yazarsanız, politika belirleme sınırları veya politika destekleyen hedefler olsun, politikayı uygulamaya hazır olun. El kitabınızın işinizin gerçek bir yansıması olmasına ihtiyacınız var.'
Ayrıca el kitabınızın hangi tonda olmasını istediğinize karar vermeniz gerekir. Pek çok el kitabı olumsuz 'yapmamalı' bakış açısıyla yazılmıştır. Bununla birlikte, en etkili el kitaplarından bazıları, olumlu bir bakış açısıyla yazılanlardır. Cooper, “Çalışanların ne tür davranışların aşırı devamsızlık gibi sorunlara yol açacağını bilmeleri gerekir, ancak politikanın cezaya odaklanarak yazılması gerekmez” diyor.
Bir çalışan el kitabına dahil etmek isteyebileceğiniz bölümler için bir kılavuz:
1. Şirket Geçmişi . Gerekli olmasa da, şirketin tarihini ve misyonunu tartışan kısa bir bölüm, bir çalışan el kitabının tonunu belirlemeye yardımcı olabilir. Rowson, bu bölümün bir şirketin misyon beyanı, varlık nedeninin ne olduğu, müşterileri kimler, pazardaki konumu nedir vb. tartışmaları içerebileceğini söylüyor. 'Şirketin geçmişi hakkında bir fikir edinmek için kurucu hakkında konuşabilirsiniz. ya da kültür,' diyor Rowson. 'Liderlik ekibi hakkında bir tartışma ekleyebilirsiniz, böylece insanlar nihayetinde kimin için çalıştıklarını biliyorlarmış gibi hissederler.' Cooper, bu bölümde, çalışanlara alanınızdaki en yüksek doları ödemeye söz vermek gibi, şirket ekonomik olarak zor zamanlar geçirirse sürdürülmesi zor olabilecek herhangi bir söz vermemeye dikkat ediyor.
2. Ücretli İzin Politikası . Bu bölüm, tatil zamanının nasıl kazanıldığı ve izin zamanının nasıl planlanacağı gibi şirketin tatil politikasını açıklamaktadır. Ayrıca, şirketin hangi tatillerde kapandığı da dahil olmak üzere, şirketin hangi tatilleri gözlemlediğini ve şirket tatil günlerinde açık kalan bir restoran veya başka bir işletme ise, çalışanların tatilde çalıştıkları için nasıl tazmin edileceğini belirtmelidir. Ayrıca hastalık izni, aile tıbbi izni ve askeri eş izni gibi diğer izin türlerini de ele almak isteyebilirsiniz.
3. Çalışan Davranışı . Bu başlık altında devam politikası, yemek molaları ve dinlenme süreleri ile çalışan davranışlarından genel beklentileri tartışabilirsiniz. Bu, çalışan taciz ayrımcılığına karşı bir politika, sigara içme yasakları, bir madde bağımlılığı politikası, çalışanların interneti veya e-postayı nasıl kullanabileceğini ve eğer varsa, bir kıyafet yönetmeliğini içerebilir. Çalışanların çatışma çözümünü nasıl ele almaları gerektiğini ele almak isteyebilirsiniz. Bu bölümü doğası gereği çok genel yapın. Cooper, 'Fazla ayrıntıya girme,' diyor. 'Kabul edilebilir tüm şeylerin bir çamaşırhane listesini istemek insan doğasıdır, ancak insan doğası da bir şeyi unutmanızdır.'
4. Ödeme ve Promosyonlar . Ödeme yöntemlerinizi heceleyin ve çalışanlara her hafta mı yoksa iki haftada bir mi ya da her ne olursa olsun ödeme yapılıp yapılmayacağını bildirin. Rowson, insanların hiyerarşide nereye uyduklarını bilmeleri için fazla mesai politikanızı belirttiğiniz, çalışma saatlerini tanımladığınız ve ödeme notu yapınızı tartıştığınız yerdir, diyor. Rowson, “Birini işe aldığınızda yapmak isteyeceğiniz son şey, maaş çeklerinin ne zaman geleceği konusunda onları şaşırtmaktır” diyor. 'İnsanlara ne sıklıkla ödeme alacaklarını ve nasıl ödeme alacaklarını, doğrudan mevduat sunuyor musunuz ve yılda kaç ödeme dönemi olduğunu bildirmek istiyorsunuz.' Ayrıca, çalışanların ikramiye veya hisse senedi opsiyonu almaya uygun olup olmadığı ve performans değerlendirme sürecinin nasıl işlediği dahil olmak üzere ne tür ücret paketleri sunduğunuz hakkında da konuşabilirsiniz. Cooper, ilerleme için bir şirket politikası belirlerseniz, şirketin ve yöneticilerinin hepsinin bu politikayı benimsemesi gerektiğini hatırlamanız gerektiği konusunda uyarıyor. 'Çoğu şirketin hata yaptığı yer burası' diyor. 'Çok fazla söz veriyorlar ve kendi politikalarını takip etmiyorlar'
5. Faydaları . Bu bölümde, sağlık, dişçilik, görme, hayat sigortası vb. açısından sunduğunuz faydalar hakkında çalışanlara genel bir bakış sağlayın, ancak belirli şirketlerle belirli politikaları tartışmayın. Cooper, 'Faydalarınız sık sık değişebilir - muhtemelen el kitabından daha sık' diyor. Kimlerin uygun olduğu hakkında konuşun, sadece tam zamanlı çalışanlara veya yarı zamanlı çalışanlara eşit oranlı bir fayda paketi sunuluyorsa, bunu da ele alın. Uygunluk kriterlerini, yardımlara ne zaman kaydolabileceğinizi ve faydaları değiştirebileceğiniz kritik yaşam olaylarının neler olduğunu (evlilik veya bir çocuğun doğumu gibi) listeleyin.
Tüm bilgiler bir çalışan el kitabında toplandıktan sonra, çalışanlara dağıtmadan önce belgeyi incelediğinizden emin olun. Mümkünse, el kitabının hazırlanmasında bir avukat yer almalıdır. Cooper, 'Bir işveren para biriktirmeye çalışıyorsa,' diyor, 'yapmaları gereken en az şey, bir araya getirildikten sonra bir avukat tarafından gözden geçirilmesidir.' Bu inceleme, işletmenizin, çalışan el kitabında tanımlanan veya tanımlanmayan çalışan davranışlarını içeren gelecekteki davalardan kaçınmasına yardımcı olabilir.
Daha derin kaz: Bir Sosyal Medya Politikasına İhtiyacınız Var mı?
Çalışan El Kitabına Neler Eklenmeli: Önerilen Bağlantılar
İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği
http://www.shrm.org
SHRM, 140'tan fazla ülkede 250.000'den fazla üyeyi temsil eden, insan kaynakları yönetimine adanmış dünyanın en büyük birliğidir.
ABD Çalışma Bakanlığı
http://www.dol.gov
Çalışma Bakanlığı web sitesindeki federal iş kanunlarına ilişkin kılavuzlar, çalışan el kitabınızdaki temel bilgileri kapsadığınızdan emin olmanıza yardımcı olabilir.
Küçük İşletme El Kitabı
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Çalışma Bakanlığı'nın Mesleki Güvenlik ve Sağlık İdaresi'nin küçük işletmelere yönelik el kitabı, işverenlerin çalışanları için güvenli ve sağlıklı bir işyeri sağlamalarına yardımcı olabilir.
Ücretsiz Model El Kitabı
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com ücretsiz bir model el kitabı sunar. Alexander Hamilton Enstitüsü'nün Tam Politika El Kitabı (100$), eyalet bazında yönergeler içeren düzenlenebilir politikalar içeren bir CD-ROM'dur. Ve Politikalar Şimdi, bir kılavuzu özelleştirmenize yardımcı olmak için bir Soru-Cevap sihirbazı kullanan lüks bir programdır (hrtools.com; 199 $).
Dünya İş Başında
http://www.worldatwork.org
Bu küresel insan kaynakları derneği, kuruluşların yetenekli bir işgücünü çekmesine, motive etmesine ve elinde tutmasına yardımcı olmak için tazminat, yan haklar, iş hayatı ve entegre toplam ödüllere odaklanır.
Editörün Notu: Şirketiniz için İK Dış Kaynak Kullanımı mı arıyorsunuz? Size uygun olanı seçmenize yardımcı olacak bilgiler istiyorsanız, ortağımız BuyerZone'un size ücretsiz bilgi vermesini sağlamak için aşağıdaki anketi kullanın:
Editoryal Açıklama: Inc., bu ve diğer makalelerde ürün ve hizmetler hakkında yazar. Bu makaleler editoryal açıdan bağımsızdır - yani editörler ve muhabirler bu ürünler üzerinde herhangi bir pazarlama veya satış departmanının etkisi olmadan araştırma yapar ve yazarlar. Başka bir deyişle, hiç kimse muhabirlerimize veya editörlerimize ne yazacaklarını veya bu ürün veya hizmetler hakkında herhangi bir olumlu veya olumsuz bilgiyi makaleye dahil etmelerini söylemiyor. Makalenin içeriği tamamen muhabir ve editörün takdirindedir. Bununla birlikte, bazen makalelere bu ürün ve hizmetlere bağlantılar eklediğimizi fark edeceksiniz. Okuyucular bu bağlantıları tıkladığında ve bu ürünleri veya hizmetleri satın aldığında, Inc tazminat alabilir. Bu e-ticaret tabanlı reklam modeli - makale sayfalarımızdaki diğer tüm reklamlar gibi - editoryal kapsamımız üzerinde hiçbir etkisi yoktur. Muhabirler ve editörler bu bağlantıları eklemez ve yönetemezler. Bu reklam modeli, Inc'de gördüğünüz diğerleri gibi, bu sitede bulduğunuz bağımsız gazeteciliği destekler.
