E-postalar iş dünyasında en yaygın belgedir. Ne yazık ki, birçok e-posta o kadar kötü yazılmıştır ki, alıcılar e-postayı neden okuduklarını ve bu konuda ne yapmaları gerektiğini anlamakta zorlanırlar.
Not: e-posta becerilerinizi geliştirmek için benim için kaydolun ücretsiz haftalık bülten.
İşte işi bitiren e-postalar yazmak için kusursuz bir yöntem.
1. Aklınızda belirli bir karar var.
Bir e-postanın amacı, her zaman alıcı(lar)ın bir tür karar vermesini sağlamak. Aksi halde, neden yazmakla uğraşasınız ki?
Bu nedenle, bir şey yazmadan önce kendinize şunu sorun: kesinlikle alıcının hangi kararı vermesini istiyorum?
Tüm iş yazılarında olduğu gibi, belirsizlik yararlının tam tersidir. Hedef ne kadar net olursa, e-postanız o kadar inandırıcı olacaktır.
2. Sonucunuzu yazarak başlayın.
Sonucunuz, e-postanızın içeriğine dayanarak alıcının vermesini istediğiniz kararın bir ifadesidir.
Okulda, muhtemelen size bir girişle başlamayı ve bir sonuçla bitirmeyi öğrettiler. Yanlış.
İş dünyasında hiç kimsenin bir fikrin geliştirilmesinde gezinmeye vakti yoktur. Onlara e-postanın nedenini hemen söylemezseniz, şansları devam edecek.
Öyleyse, sonucunla başla. Örneğin, hedefinizin patronunuzun şirket içi bir spor salonunu onaylamasını sağlamak olduğunu varsayalım.
YANLIŞ:
Jim,
Bildiğiniz gibi, çalışan devamsızlığı, hem şirketimizde hem de sektörlerimizdeki diğer şirketlerde, genellikle, dik bir finansal etkiye sahip devam eden bir sorun olarak kabul edilmektedir. [yada, yada, yada] Bu nedenle merkez tesisimizde spor salonu kurulumu için para ayırmayı düşünmeliyiz.
SAĞ:
Jim,
Şirket içi bir spor salonunun kurulumunu onaylamanızı istiyorum.
3. Destekleyici argümanınızı 'sindirilebilir parçalar' halinde yapılandırın.
Sonucunuzu belirttikten sonra, sonucunuzu destekleyen argümanları sıralayın (yani, verilmesini istediğiniz karar). Argümanlarınızı 'sindirilebilir' kılmak için, onları küçük 'parçalara' ayırın ve her noktayı benzer bir biçim ve cümle yapısıyla sunun.
YANLIŞ:
Yakın zamanda yayınlanan bir hükümet raporuna göre, çok az şirket buna gerçekten bağlılık gösterse de, grubun fiziksel uygunluğu son derece önemlidir! Birçok firma, fiziksel uygunluğu, değeri düşük bir rekabet varlığı olarak tanımlar, ancak fiziksel uygunluk, kurumsal ve bireysel ekonomik ve kişisel başarı ile güçlü bir şekilde bağlantılı olmasına rağmen, bu alanda iyileştirme için bir plana sahip değildir. İşyeri verimliliğini arttırdığı için fiziksel uygunluk konusunu ele almazsak, geride kalacağımızı hissediyorum.
SAĞ:
Bir şirket içi spor salonu:
- Devamsızlığı azaltın.
- Genel üretkenliği artırın.
4. Her argümanı kanıtlarla destekleyin.
Herkesin iki şeye sahip olduğu söylenir: bir büzgen kas ve bir fikir. Argümanlarınızı destekleyen gerçekleri sağlamadığınız sürece, e-postanız bir dev, fikir haline gelir ve bu nedenle, alıcının gözünde muhtemelen dev gibi görüneceksiniz... peki..., fikri anladınız .
YANLIŞ:
Kurum içi bir spor salonu devamsızlığı azaltacaktır çünkü o zaman insanlar evde kalmak yerine işe gelmek isteyecek ve çok fazla hastalanmayacaklardır.
SAĞ:
- Devamsızlığı azaltın. Ulusal Sağlık Enstitüsü'nün 1000 firmayla yaptığı ankete göre, kendi bünyesinde spor salonları bulunan şirketler, bu tür tesislere sahip olmayanlara göre %20 daha az devamsızlık yaşıyor.
5. Sonucunuzu bir 'eylem çağrısı' olarak tekrarlayın.
E-postanın sonunda, argümanlarınızın ve kanıtlarınızın gücüne dayanarak, alıcının şimdi sizin sonucunuzu kabul ettiğini varsayarak, alıcının atması gereken bir sonraki adımı alıcıya sağlayacak şekilde sonucu yeniden ifade edin. Basit ve spesifik tutun.
YANLIŞ:
Bu projeye desteğiniz çok takdir edilecektir.
SAĞ:
Bu e-postayı onayınızla yanıtlarsanız süreci başlatacağım.
6. Konu satırına bir fayda ekleyin.
Konu satırınız (diğer adıyla 'başlık') bir e-postanın en önemli kısmıdır, bu yüzden hem sonucunuzu hem de bu sonucu destekleyen argümanları ve kanıtları yazdıktan sonra onu en son yazarsınız.
İdeal olarak, bir konu satırı iki önemli görevi yerine getirmelidir: 1) e-postanın açılıp okunması için alıcının ilgisini yeterince çekmek ve 2) alıcının kabul etmesini istediğiniz sonucu ima etmek.
Çoğu durumda, her iki görevi de gerçekleştirmenin en iyi yolu, alıcının vermesini istediğiniz karardan kaynaklanacak bir faydayı (veya faydaları) özetlemektir.
YANLIŞ:
Konu: Şirket İçi Çalışan Fitness Programlarının Sağlığa Etkisi
SAĞ:
Konu: Devamsızlığı nasıl azaltabiliriz?
Özetlemek gerekirse, işte iki e-posta:
YANLIŞ:
Kime: Jim@Acme.com
Konu: Şirket İçi Çalışan Fitness Programlarının Sağlığa Etkisi
Jim,
Bildiğiniz gibi, çalışan devamsızlığı, hem şirketimizde hem de sektörlerimizdeki diğer şirketlerde, genellikle, dik bir finansal etkiye sahip devam eden bir sorun olarak kabul edilmektedir. Kurum içi bir spor salonu devamsızlığı azaltacaktır çünkü o zaman insanlar evde kalmak yerine işe gelmek isteyecek ve çok fazla hastalanmayacaklardır. Bu nedenle genel merkez tesisimize spor salonu kurulumu için para ayırmayı düşünmeliyiz. Bu projeye desteğiniz çok takdir edilecektir.
Jill
SAĞ:
Kime: Jim@Acme.com
Konu: Devamsızlığı nasıl azaltabiliriz?
Jim,
Şirket içi bir spor salonunun kurulumunu onaylamanızı istiyorum. Bu irade:
- Devamsızlığı azaltın. Ulusal Sağlık Enstitüsü'nün 1000 firmayla yaptığı ankete göre, kendi bünyesinde spor salonları bulunan şirketler, bu tür tesislere sahip olmayanlara göre %20 daha az devamsızlık yaşıyor.
- Verimliliği artırın. Sektörümüzdeki diğer firmalardan %50 daha fazla devamsızlık yapıyoruz, bu yüzden bu sayıyı %20 azaltmak verimliliğimizi otomatik olarak %10 artıracaktır.
Bu e-postayı onayınızla yanıtlarsanız süreci başlatacağım.
Jill
Cidden, iki e-postadan hangisinin gündeminizi ilerletme olasılığının daha yüksek olduğunu düşünüyorsunuz?
Bu gönderiyi beğendiniz mi? Eğer öyleyse, kaydolun ücretsiz Satış Kaynağı bülteni .
