MBA yapmak için işletme okuluna giderseniz, muhtemelen 'kontrol süresi' olarak bilinen bir kavram hakkında bilgi edineceksiniz. Kısacası, kontrol aralığı, herhangi bir yöneticinin kendilerine doğrudan rapor veren kaç çalışanı olabileceği anlamına gelir.
Bu konuyu araştıran çok sayıda akademik çalışmaya dayanarak, herhangi bir yönetici için optimum doğrudan rapor sayısı, şanslı sayı yedi, artı veya eksi birkaç olmalıdır.
Ama gelince organizasyonunuzu tasarlamak , bu sayıyı birkaç farklı değişkene göre ayarlamak isteyebilirsiniz . Belki kontrol aralığınız daha düşük veya belki daha yüksek olmalıdır. Örneğin, 'daha düz' organizasyonlardaki yöneticilerin, daha hiyerarşik yönetim yapılarında çalışanlara kıyasla daha fazla doğrudan rapora sahip olma eğiliminde olduğunu biliyoruz. Bu daha düz organizasyonlar daha az resmi olma ve daha iyi bilgi akışına sahip olma eğilimindedir. Daha düşük kontrol alanlarına sahip daha hiyerarşik organizasyonlar daha resmi olma eğilimindedir. Başka bir deyişle, yöneticilerinizin kaç tane doğrudan raporu olması gerektiği sorusunu yanıtlamaya gelince, cevap şudur: değişir, ancak bu, kurumsal tasarım ve kültürün önemli bir unsurudur, dolayısıyla bunun işe yarayacağını varsayamazsınız. .
Açıklamama izin ver.
1. İşin karmaşıklığı
Kuruluşunuzdaki kontrol aralığını değerlendirmedeki ilk değişken, yapılan işin karmaşıklık düzeyini belirlemektir. Örneğin, her çalışan için oldukça standart rutinler uygulayan bir çağrı merkezi işletiyorsanız, örneğin, bir yöneticinin kendisine doğrudan rapor veren yirmi, hatta otuz kadar insanı olabilir. Ancak, işin karmaşıklığının projeye göre değiştiği profesyonel bir danışmanlık firması işletiyorsanız, yöneticiler, çalışanların işi yapmak için gereken dikkati ve kaynakları almalarını sağlamak için daha küçük bir kontrol süresi ile daha etkili olabilir.
iki. Çalışan becerileri ve deneyimi
Denklemin diğer tarafında, çalışanlarınızın beceri düzeyini ve deneyimini de göz önünde bulundurmanız gerekecektir. En iyi yöneticiler bile, sadece iş başındaki çok sayıda yeni insanı eğitebilir. Çağrı merkezi örneğimizdeki kişiler yeni işe alındıysa ve birkaç haftadan daha az deneyime sahipse, bu yeni çalışanlar iş konusunda eğitildiğinden çok daha düşük bir kontrol süresine ihtiyacınız olabilir. Ancak çağrı merkezindeki çalışanların çoğu orada iki ila üç yıl çalışmışsa, hatta birçoğu herkesin kullandığı prosedürleri yazmış olabilir, o zaman çok daha geniş bir kontrol süresinden kurtulursunuz.
3. Kabul edilebilir hata oranı
Doğru kontrol aralığını bulmak, yapılan işin doğasına, özellikle izin verilen hata oranına da bağlıdır. Bu, işin daha kesin olması gerektiği anlamına gelir, bir yöneticinin sahip olması gereken daha az doğrudan rapor. Örneğin, aile tarzı rahat bir restoran işletiyorsanız, müşteriler hataları oldukça kolay bir şekilde tolere edeceğinden, daha geniş bir kontrol süresinden kurtulabilirsiniz. Veya en kötü durumda, bir sunucu hatası nedeniyle ara sıra bir yemek hazırlamanız gerekebilir. Ancak, üç Michelin yıldızlı bir restoran işletirseniz, müşterileriniz elit hizmetten başka hiçbir şeye tolerans göstermezler veya puanınızı kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Gümüş eşyaların ve peçetelerin yerleştirilmesinden şarabın dökülmesine kadar her şeyin kesin olması gerekir. Böyle bir durumda kontrol alanınız çok daha dar olmalıdır.
Dört. Yöneticilik tecrübesi
Kuruluşunuz için kontrol aralığını değerlendirmede bir diğer önemli faktör, liderlerinizin beceri ve deneyim düzeyini değerlendirmektir. Örneğin, son derece deneyimli bir CEO, on üç ila on beş VPS ve yöneticiyi etkin bir şekilde yönetebilir. Bunun nedeni, CEO'nun işletme içinde farklı rollerde çalışma konusunda o kadar derin bir deneyime sahip olmasıdır ki, kontrol süreleri kitap numarasının söylediğinin neredeyse iki katı olsa bile etkili kalabilir. Öte yandan, oldukça yeni bir lideri CEO rolüne terfi ettirdiyseniz, yine de ilk birkaç yıl için kontrol sürelerini sınırlamak isteyebilirsiniz.
5. Dinamik çevre
Yöneticilere doğrudan raporların ideal oranını belirlemedeki son unsur, iş veya pazar ortamının ne kadar dinamik olduğunu değerlendirmektir. Kaba bir kural olarak, şeyler ne kadar dinamik olursa, kontrol aralığı o kadar dar olmalıdır. Örneğin, yeni ürünlerin aylık, hatta haftalık olarak çıktığı teknoloji sektöründe faaliyet gösteriyorsanız, çok fazla kişinin kendilerine rapor vermesini sağlayarak yöneticilerinize aşırı yüklenme riskini alırsınız. Tabii ki, çok öngörülebilir ve istikrarlı bir ortamda çalışıyorsanız, bunun tersi doğrudur.
6. Teknoloji Kullanımı
Teknolojinin yaygın olarak bulunması, araçlar daha fazla bilgi akışına izin verdiği için yöneticilerin kontrol alanlarını artırmalarına izin verdi. Sizinle düzenli güncelleme toplantılarına gerek yoktur. Khorus gibi strateji dağıtım aracı her projeyi güncel tutmak için. Bu, yöneticinin nadiren yüz yüze görebileceği uzak çalışanlara kadar uzanmayı içerir. Böylece yüksek teknolojiye sahip firmalar daha geniş bir kontrol aralığı ile çalışabilirler.
Bu nedenle, organizasyonunuzu tasarlamaya ve optimum kontrol aralığına karar vermeye gelince, yedi numaralı kitapla başlayabilirsiniz. Ancak daha düşünceli bir yaklaşım, sihirli numaranızın gerçekte ne olduğunu görmek için bu sayıyı bu beş değişkene göre değiştirmek olacaktır.
