Uzaktan çalışırken ekip olarak birlikte beyin fırtınası yapmanın çok zor olduğu kanıtlandı.
Fiziksel olarak birlikte olmakla ilgili, önemli ölçüde daha fazla yaratıcılığın kilidini açan bir şey var - ki bu benim için bir strateji oturumunun veya beyin fırtınasının temel amacıdır. Ve şirketim ve ben sanal beyaz tahtalar gibi bir avuç araç denemiş olsak da, bu tür konuşmaları şahsen yapmayı ne kadar özlediğimin farkında olmadan yapamam.
Şu anda, ekibim ve ben önümüzdeki yıl için plan yapıyoruz. Pandemiden önce yapacağımız şey, yöneticilerin yalnızca gelecek yıla odaklanmak için yerinde veya dışında bir günlük bir oturum için bir araya gelmesini sağlamaktı. Ancak çoğumuz hala uzaktan çalıştığımız için, bu tür derin tartışmalara uzaktan bakmanın yollarını bulmak zorunda kaldık.
Diğer birçok şirketin ve liderin de bununla mücadele ettiğini biliyorum, bu yüzden 2021 planlama oturumlarınız için faydalı olabilecek en etkili bulduğumuz iki stratejiyi burada bulabilirsiniz.
1. Her şeyi kapsayan bir toplantı yerine, bunu haftalık iki saatlik toplantılara bölün.
Yüz yüze beyin fırtınası yapmanın tüm faydası, araya girip birbirlerinin fikirlerini geliştirebilmektir.
Uzaktan ve insanların sesi ve kameraları arasındaki çok az gecikmeli zamanla bu neredeyse imkansız hale geliyor. İnsanlar istemeden birbirlerinin sözünü keserler. İnsanlar konuşmakta zorlanabilirler veya bir başkası onların bittiğini düşünür ve istemeden onları keser. Uzaktan iletişim, doğrusal konuşmalar için harika olabilir, ancak herkesin aynı anda fikirlerini duvara fırlattığı büyük gruplar için verimsizdir.
Bunun yerine, biz yönetici ekip olarak bu büyük planlama konuşmasını parçalara ayırıyoruz.
Her hafta iki saatlik bir toplantı yapıyoruz. Herkes katılıyor, ancak iki saat sadece bir avuç konuşma noktası ve fikirden geçmek için yeterli. Daha sonra herkesin haftanın geri kalanında ne konuştuğumuz üzerinde düşünmesi, ödev yapması, ekipleriyle konuşması ve ardından bir sonraki hafta bu fikirlerin üzerine inşa etmeye hazır olarak masaya dönmesi vb.
Örneğin, bir ev ödevi, departman başkanlarının geri dönüp potansiyel girişimlerine bakmaları, onları çabaya karşı etki sırasına göre sıralamaları ve ardından gruba geri sunmaları olmuştur. Bu, bir sonraki hafta için konuşmayı çerçevelememize ve her şeyi birlikte videoda halletmeye çalışmak yerine, işin belirli bir yönü hakkında daha odaklı bir tartışma yapmamıza izin verdi.
Bunu denemenizi tavsiye ederim. İnsanlar için sekiz saat boyunca bir video konferans görüşmesinde oturmak çok zorlayıcı olabilir. Bu, birlikte öğle yemeği molası verebileceğiniz, daha rahat konuşabileceğiniz ve günün enerjisinin sizi ele geçirmesine izin verebileceğiniz, tesis dışında, tam günlük bir deneyim yapmakla aynı şey değildir.
Bunun yerine, uzaktan birlikte çalışırken zamanla ve ekip üyeleri arasında geliştirmek istediğiniz konuşmalar konusunda daha planlı ve maksatlı olmalısınız.
2. Büyük bir toplantıdan önce ek bağlam oluşturmak için malzemeleri kullanın.
Büyük sanal toplantıları yönetmek çok zordur.
Sonunda, herkesin sesi kesilir ve insanlara söz vermek için bir tür el kaldırma süreci kullanmanız gerekir. Çalışıyor, ancak ofiste büyük bir toplantı yapmaktan kesinlikle daha zor ve daha az sorunsuz.
Bazı sanal toplantılar için, katılan kişi sayısı kaçınılmazdır. Birçok insanın orada olması gerekiyor ve bu yüzden onu çalıştırmanın bir yolunu bulmalısın. Son zamanlarda yaptığımız şeylerden biri, büyük bir retrospektif oturumu düzenlemekti - tüm büyük projelerimizden sonra iyileştirme alanlarını yansıtmak için yapmayı hedeflediğimiz bir şey. Önceden bir retrospektif yapsaydık, odayı dolaşıp herkesin konuşmasını sağlardık. Daha açık bir diyalog olurdu.
Bunun yerine yaptığımız şey, bu oturumu sanal olarak yapmamız gerektiğinden, oturumu yöneten kişinin önceden bir anket aracılığıyla geri bildirim alması oldu. Her kişi, iyi giden üç şey, iyi gitmeyen üç şey vb. sunmak zorundaydı.
Bu anketi önceden oluştururken bulduğumuz fayda, birincisi, o kadar sözlü olmayan insanlar gerçekten harika geri bildirimler paylaştılar. Böylece, bir bakıma, gruptan başka türlü pek fazla şey paylaşmayacak yeni sesler çıkardı. İkincisi, tartışmaya önemli bir bağlam sağladı, böylece videoda dolaşıp tüm bu bilgileri toplamak için çok fazla zaman harcamadık. Bunun yerine, bir başlangıç noktamız vardı ve herkesin vardığı sonuçlar hakkında birlikte konuşabilirdik - konuşmayı daha spesifik ve birçok yönden daha yararlı hale getirebilirdik.
Tamamen uzaktan çalışmanın geleceği konusunda satılmadım, ancak bunun gibi deneyimler bana güven veriyor, gerektiğinde çalışmasını sağlamanın yolları var. Ve ofise döndüğümüzde, uzaktan çalışırken bulduğumuz bu çözümlerden bazılarının, ekip ve şirket olarak iletişim kurmaya devam etmemizin ayrılmaz bir parçası olacağından eminim.
