Çok az insan gelen kutularının kontrolden çıkmasına asla izin vermediklerini söyleyebilir. Sen daha fazlası olsan bile gelen kutusu sıfır adanan, tatilden döndüğünüzde veya birkaç günlüğüne bir projeye başlamanız gerektiğinde kendinizi su basmış bir gelen kutusuyla bulma ihtimaliniz çok yüksek.
Basitçe söylemek gerekirse, e-postaları geldikleri yerde bırakmak zaman kaybettirir. Sen her gün 27 dakika boşa harcamak Gelen kutunuzda kaybolan e-postaları yeniden okumak, çünkü gözlerinizin gördüklerini okumaktan kendinizi alamayacaksınız.
Dolu bir gelen kutusu da daha fazla dikkat dağıtıcı şey yaratır. Araştırmalar bunu gerektirdiğini gösteriyor 23 dakika dönüş bir kez kesintiye uğradığında orijinal görevinize. Ayrıca, dolu gelen kutuları, bilişsel enerjinizi tüketen görsel dağınıklık yaratır.
Gelen kutunuzu temizlemek için her e-postayı ayrı ayrı incelemeyi isteyebilirsiniz. Yine de, her e-postaya yalnızca bir dakika harcarsanız saatler sürer. Alternatif de benzer şekilde risklidir-- tüm e-postaları tek bir tümünü yakalama klasörüne taşıyabilir veya hepsini silerek önemli bir notu kaçırma riskini alabilirsiniz.
Ancak, koçluk ve eğitim çalışmalarım sayesinde, bireysel işlem gerektirme olasılığı çok daha düşük olan e-postaları tanımlayan altı arama belirledim. Bu aramaları kullanarak, yüzlerce - binlerce değilse de - e-postayı dakikalar içinde gelen kutunuzun dışına taşıyabilir ve bireysel inceleme gerektirme olasılığı en yüksek olanları bırakabilirsiniz.
Bu altı aramadan yararlanmadan önce iki e-posta klasörü oluşturmanız gerekir. Önce Outlook'ta 'Arşiv' veya Gmail'de 'Tüm Postalar' oluşturun ve ardından hangi e-posta hizmetini kullanırsanız kullanın 'Okumalar' oluşturun. Bunu yaptıktan sonra, bireysel olarak işlenmesini gerektirmeyen e-postaları belirlemek için kullanabileceğiniz altı aramayı burada bulabilirsiniz.
1. 7 günden eski tüm e-postaları Arşiv/Tüm Postalar'a taşıyın
KİME 2018 çalışması 1,200 tüketiciden yalnızca yüzde 13'ünün ve iş arkadaşlarının yüzde 1'inden azının 2 gün sonra bir e-postaya yanıt beklediğini tespit etti. Bir haftalık e-postayı gönderen kişinin hâlâ bir yanıt beklemesi pek olası değildir. Daha fazla e-postayı kaldırmak için bunu beş, hatta üç gün olarak değiştirin.
Bu arama dizilerini kullanarak bu e-postaları ayırın ve ardından Arşiv/Tüm Postalar'a taşıyın:
- Gmail: in:inbox old_than:7d
- Görünüm: alındı:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Bilgi sahibi olduğunuz ve 3 günden eski olan tüm e-postaları Arşiv/Tüm Postalar'a taşıyın.
E-postalara cc'lendiğinizde, henüz yanıtlamadıysanız yanıt verme şansınız daha azdır. Aşağıdaki arama dizilerini kullanarak bu e-postaları bulun ve ardından Arşiv/Tüm Postalar'a taşıyın.
- Gmail: cc:me old_than:3d
- Outlook: cc:e-postanız, alınan:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. İçinde adınızın bulunmadığı ve 3 günden eski olan e-postaları Arşivle/Tüm Postalar'a taşıyın
Adınızı içermeyen e-postaların yanıtınızı gerektirme olasılığı daha düşüktür. Bazı e-postalar (örneğin, bir ekibe gönderilen veya 'Herkese Merhaba' ile başlayan) yanıt vermenizi gerektirebilir, ancak eksik ad kriterini 3 günlük bir kriterle birleştirerek önemli bir şeyi kaçırma riskini azaltabilirsiniz.
- Gmail: -matt old_than:3d
- Görünüm: mat değil alınan:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Tüm bülten ve posta listesi e-postalarını Okumalar klasörünüze taşıyın
Bülten okumak zorunda değilsiniz. Bunları Okumalar klasörünüze taşıyın ve gelecekte otomatik olarak oraya yönlendirmek için kurallar/filtreler ayarlayın.
Bu e-postaları bulmanın mükemmel bir yolu yoktur, ancak çoğuna ulaşmak için bu aramayı ve sonrakini kullanabilirsiniz:
- Gmail: in:inbox etiketi:^unsub
- Outlook: abonelikten çıkın VEYA 'devre dışı bırakın'
5. Genel posta listesi terimlerini arayarak kalan posta listesi e-postalarını Okumalar'a taşıyın
Önceki aramayı kullandıktan sonra, herhangi bir geri kalmışlığı bulmak için Gmail ve Outlook'ta şu terimleri arayın: 'gizlilik ilkesi' veya 'şartlar ve koşullar' veya 'tercihler' veya 'tarayıcıda görüntüle' veya 'bir web sayfası olarak görüntüle.'
6. Takvim davetlerine verilen yanıtların bildirimlerini silin
Birinin yaklaşan bir toplantıya katılabileceğini bildiren e-postalar o anda yardımcı olabilir, ancak davetteki herhangi bir toplantı için kişilerin yanıtlarını toplu olarak görüntüleyebildiğiniz zaman, bu e-postaların gelen kutunuzu tıkamasına gerek yoktur.
Devam edin ve bu e-postaları ayırın ve ardından silin:
- Gmail: kimden: takvim-bildirim@google.com
- Outlook: 'Pasifik Saati' (saat diliminizle değiştirin). Ne yazık ki, Outlook'ta bu e-postaları ayırmanın çok basit bir yolu yok.
Bu aramalar, gelen kutunuzda kalmasını istediğiniz birkaç e-postayı arşivleyebilir, ancak faydaları riskten çok daha ağır basar. Ayrıca, bu e-postaları gelen kutunuzda olduğu gibi klasörlerinizde de bulabilirsiniz.
