Yönetim oranı olarak da bilinen 'kontrol aralığı' kavramı, doğrudan bir üst tarafından kontrol edilen astların sayısını ifade eder. Küçük işletme sahiplerinin anlaması özellikle önemli bir kavramdır, çünkü küçük işletmeler, kurucu çok geniş bir kontrol aralığına sahip olduğunda genellikle başını belaya sokar. Kontrol alanı, yönetim okullarında öğretilen ve ordu, devlet kurumları ve eğitim kurumları gibi büyük kuruluşlarda yaygın olarak kullanılan bir konudur. Mark Hendricks bir makalesinde, 'Yine de çok az girişimci bu terimi biliyor veya doğrudan denetledikleri insan sayısıyla ilgili herhangi bir sınırlamayı kabul etmeye istekli' dedi. Girişimci dergi. Küçük işletme sahibinin kontrol alanı çok genişlediğinde, şirketinin büyümesini sınırlayabilir. En iyi yöneticiler bile, tüm zamanlarını insanları ve sorunlarını yönetmekle geçirdiklerinde ve bir bütün olarak iş için uzun vadeli planlara ve rekabetçi konumlandırmaya odaklanamadıklarında etkinliklerini kaybetme eğilimindedir.
Kontrol aralığı kavramı, 1922'de Birleşik Krallık'ta Sir Ian Hamilton tarafından geliştirildi. Yöneticilerin işlerine adamak için sınırlı miktarda zamana, enerjiye ve dikkatine sahip oldukları varsayımından ortaya çıktı. İngiliz askeri liderlerinin araştırmalarında Hamilton, üç ila altı kişiden fazlasını doğrudan etkili bir şekilde kontrol edemediklerini keşfetti. Bu rakamlar, o zamandan beri genel olarak kontrol aralığı için 'temel kural' olarak kabul edildi. On yıldan fazla bir süre sonra, A.V. Graicumas, kontrol aralığı kavramını matematiksel olarak gösterdi. Araştırması, yöneticiler ve astları arasındaki etkileşimlerin sayısının ve dolayısıyla yöneticilerin denetim için harcadıkları zamanın miktarının, yöneticilerin kontrol alanı genişledikçe geometrik olarak arttığını gösterdi.
Tüm yöneticilerin, kontrol aralıkları optimal seviyeyi aştığı için etkinlikte bir düşüş yaşadığını not etmek önemlidir. Başka bir deyişle, kontrol aralığının ima ettiği sınırlamalar, belirli bireysel yöneticilerin eksiklikleri değil, genel olarak yöneticilerin eksiklikleridir. Ayrıca, kontrol aralığının tüm bir kurumsal hiyerarşiden ziyade yalnızca doğrudan raporlara atıfta bulunduğunu anlamak önemlidir. Bir CEO teknik olarak yüzlerce çalışanı kontrol edebilse de, onun kontrol alanı yalnızca doğrudan CEO'ya rapor veren bölüm başkanlarını veya fonksiyonel yöneticileri içerecektir. Hendricks, 'Yeterli düzeyde hiyerarşi verildiğinde, herhangi bir yönetici, dolaylı olarak da olsa, herhangi bir sayıda insanı kontrol edebilir' dedi. 'Ancak doğrudan raporlar söz konusu olduğunda, [kontrol süresi] teorisi, girişimcilerin yöneticilerin doğuştan gelen sınırlarına saygı duyması gerektiğini öne sürüyor.'
Girişimciler ve küçük işletme sahipleri, kontrol alanlarını aşırı genişletme konusunda özellikle hassastır. Ne de olsa, bu insanların çoğu sıfırdan bir iş kurdu ve operasyonları üzerindeki kontrolünü kaybetmekten çekiniyor. Bu nedenle, iş büyüdükçe önemli kararlara dahil olmaya devam etmek için orta düzey yöneticilere görevler vermek yerine birçok insanı doğrudan yönetmeyi seçiyorlar. Ancak bu strateji, Hendricks'in açıkladığı gibi, geri tepebilir: 'Kontrol aralığını önerilen sınırların ötesine genişletmek moral bozukluğuna yol açar, etkili karar vermeyi engeller ve birçok girişimci firmaya üstünlük sağlayan çeviklik ve esnekliğin kaybolmasına neden olabilir.'
YÖNETİCİLERİN KONTROL UZUNLUĞUNU OPTİMİZE ETMEK İÇİN ORGANİZASYON
Yöneticiler için en uygun kontrol aralığını oluşturmak, organizasyonların yapılandırılmasındaki en önemli görevlerden biridir. Optimal süreyi bulmak, kararlar için sorumluluğu elinde tutmanın ve bu kararları devretmenin göreceli avantajlarını ve dezavantajlarını dengelemeyi içerir. Genel olarak, araştırmalar, kuruluş ne kadar büyükse, o kadar az kişinin en üstteki kişiye rapor vermesi gerektiğini göstermiştir. Bu astlar birbirleriyle sık sık etkileşime giriyorsa, yöneticiler de daha az doğrudan rapora sahip olmalıdır. Bu durumda, süpervizör hem astlarıyla olan ilişkisini hem de astların birbirleriyle olan ilişkilerini yönetir.
Optimal kontrol aralığını etkileyen diğer bazı faktörler arasında, çalışanların rutin nitelikte (daha geniş bir kontrol aralığına izin verebilecek) veya çok çeşitli ve karmaşık (daha dar bir kontrol aralığı gerektirebilecek) görevleri yerine getirip getirmediği ve genel olarak işin yapılıp yapılmadığı yer alır. durum kararlıdır (bu daha geniş bir aralığı belirtir) veya dinamiktir (daha dar bir aralığı gerektirir). Daha geniş bir kontrol alanının mümkün olabileceği diğer durumlar arasında, yöneticinin etkin bir şekilde yetki devri yaptığı durumlar; yönetici ve astlar arasındaki etkileşimleri taramak için personel asistanları olduğunda; astlar yetkin, iyi eğitimli ve bağımsız çalışabiliyorsa; ve astların hedefleri diğer çalışanların ve kuruluşun hedefleri ile uyumlu olduğunda.
Farklı kontrol aralıklarının avantajları ve dezavantajları vardır. Dar bir kontrol aralığı, yöneticilere operasyonlar üzerinde yakın kontrol sağlama ve yöneticiler ile çalışanlar arasında hızlı iletişimi kolaylaştırma eğilimindedir. Öte yandan, dar bir kontrol aralığı, yöneticilerin astlarının çalışmalarına çok fazla dahil olduğu bir durum yaratabilir ve bu da çalışanlar arasında yeniliği ve morali azaltabilir. Geniş bir kontrol yelpazesi, yöneticileri net hedefler ve politikalar geliştirmeye, görevleri etkin bir şekilde devretmeye ve çalışanları dikkatli bir şekilde seçip eğitmeye zorlar. Çalışanlar daha az denetime sahip olduklarından, daha fazla sorumluluk alma eğilimindedirler ve geniş bir kontrol alanı ile daha yüksek morale sahiptirler. Öte yandan, geniş bir kontrol alanına sahip yöneticiler, işle aşırı yüklenebilir, karar vermekte zorlanabilir ve astları üzerindeki kontrolünü kaybedebilir.
Tüm bu faktörlerin dikkate alınmasıyla, küçük işletme sahipleri, en uygun kontrol aralığını bulma göreviyle boğulabilir. Ancak Hendricks, durumu değerlendirip karar vermenin çok zor olmaması gerektiğini savundu. 'Bir yöneticinin, verimlilik uzmanlarından, ekip kurma fanatiğinden, teknoloji meraklılarından, güçlendirme destekçilerinden, megalomanyaklardan ve kabul edilen kontrol aralığını artırmaya kararlı diğerlerinden gelen zorluklara karşı oldukça iyi bir şekilde tutulan üç ila altı kişiyi doğrudan denetlemesi gerektiği kuralı,' Hendricks yazdı. 'Hesaplamalar sizin için çok fazlaysa, çalıştığınız saat miktarına bir bakın. En tepedekiler için iş günleri, diğerlerine göre iki kat daha fazla olduğunda, kontrol süresi alt üst olur.'
Çok fazla doğrudan rapora sahip olduklarını ve kontrol aralıklarını azaltmaları gerektiğini hisseden küçük işletme sahipleri için çözüm, ya orta düzey yöneticilerin işletme sahibinin sorumluluklarının bir kısmını üstlenmesi için işe alınmasını ya da şirketin raporlama yapısının yeniden düzenlenmesini içerebilir. Her iki durumda da, küçük işletme sahipleri, maliyetleri kontrol etme ihtiyacına karşı kendi yeteneklerini ve iş yüklerini dengelemelidir. Sonuçta, girişimcinin kontrol alanını azaltmak, yeni işe alınanlar için ek maaş ödemeyi veya mevcut çalışanları denetleme sorumluluklarını üstlenmeleri için eğitmeyi içerebilir. İlgili potansiyel maliyetlere rağmen, Hendricks, kontrol aralığını optimal seviyeye ayarlamanın küçük işletmeler için büyük gelişmelere yol açabileceğini savundu. Girişimcilere, 'Kontrol aralığına dikkat etmenin, işinizi hızlı, sürdürülebilir ve kârlı yeni bir büyüme çağına sokabileceğine dair gerçek bir olasılık var' dedi. 'İşinizi yürütmeyi bile daha kolay ve eğlenceli bulabilirsiniz.'
KAYNAKÇA
Harrison, Simon. 'Doğru Bir Kontrol Süresi Var mı?' İş incelemesi . Şubat 2004.
Hendricks, Mark. 'Açıklık Kontrolü.' Girişimci . Ocak 2001.
Viser, Bauke. 'Örgütsel İletişim Yapısı ve Performansı.' Ekonomik Davranış ve Organizasyon Dergisi . Haziran 2000.
