Merlin Mann'in e-posta gelen kutusu karışıklıklarla dolu. Bunu kabul etmesi utanç verici. Gelen kutusu sıfır kavramını icat eden adam.
Mann, 43folders.com web sitesini 2004 yılında başlatan bir üretkenlik gurusu. Kısa süre sonra sitesindeki makalelerde gelen kutusu sıfır müjdesini vaaz etmeye başladı. New Yorklu bunu 'devrimci bir e-posta yönetim sistemi' olarak tanımladı. Mann verdi Google Teknoloji Konuşması gelen kutusunda sıfır. Orman yangını gibi yakalandı.
Gelen kutusu sıfıra ulaşmak o kadar rağbet gördü ki son derece popüler uygulama Mailbox, tüm ürün stratejisini gelen kutusu sıfıra ulaşmak için tasarladı. Oraya vardığınızda, güzel bir resmin üzerine muhteşem bir 'İşiniz bitti' mesajı aldınız. Resim her seferinde değişerek deneyimi oyunlaştırıyordu. (Dropbox, Mailbox'ı satın aldı ve 2016'da kapattı.)
Ama Mann yanlış yaptığımızı söylüyor. ile bir röportajda Kablolu İngiltere , hepimizin gelen kutusu sıfırıyla ilgili noktayı nasıl kaçırdığımızı ve bunun yerine ne yapmamız gerektiğini açıklıyor.
Gelen kutusu sıfırını bir amaç olarak görmeyi bırakın.
Gelen kutusu sıfıra ulaşma konusunda bu kadar yararlı olan tam olarak nedir? Yaptınız diyebilmek için olabilir. İyi hissettiriyor. Yine de, bugünlerde aldığımız e-postaların hacmi nedeniyle, belki de artık takdire şayan bir hedef değil.
Mann gelen kutusu sıfır kavramını ilk kez ortaya çıkardığında, bir gelen kutusu vardı. Bugün, gelen kutusu olarak kabul edilebilecek düzinelerce daha var.
İş e - postası
Kişisel eposta
Twitter DM'leri
Facebook haberci
Instagram DM'leri
Gevşek
Metin mesajları
Mann anlattı kablolu Bu çeşitli gelen kutularında zamanınızı nasıl harcadığınızı incelemelisiniz. Sürekli bu yerlerden gelen mesajlara yanıt verdiğiniz için dikkatiniz çok dağınıksa, stresli hissetmeniz şaşırtıcı değildir.
Kendine biraz merhamet et. Her şeyi yapamayacağınızı kabul edin. Her mesaja cevap vermeyi unutun. Daha az önemli şeylerden bazılarının oyalanmasına izin vermek size biraz huzur verecektir.
Ancak bu, herhangi bir şeye yanıt vermeyi reddetmek ve durdurmak için bir bahane değil. Microsoft araştırmacıları, e-postaları görmezden gelmenin kötü bir yöneticinin açık bir işareti olduğunu buldu. Yine de gelen kutunuzdaki öncelikli öğelerin başında kalmalısınız. Bu önceliklerin neler olduğuna karar vermek size kalmış.
Temiz sayfa yaklaşımına karşı dikkatli olun.
Yeni yıl, yeni on yıl. Neden nükleer seçeneğe gidip her şeyi sil düğmesine basmıyorsunuz? Arduvazı silerek temizleyin ve yeni başlayın.
Bu korkunç bir fikir, diyor Mann. Bunun yerine, temel odak alanlarını belirleyin. Belki belirli bir tür e-postada sil tuşuna basabilirsiniz - bildirimler veya promosyonlar gibi.
Ama önemli şeyleri kaydedin. Neyin önemli neyin önemsiz olduğunu belirlemek için bir strateji oluşturmaya başlayın. E-postada harcanan zamanı en aza indirmenin çeşitli yöntemleri vardır. Mann, gelen kutunuza yetişmek için günde üç kez zaman ayırmanızı önerir. Bazı üretkenlik uzmanları, sabah ilk iş olarak e-postayı kontrol etmemenizi önerir, böylece bunun yerine derin iş görevlerine odaklanabilirsiniz.
Bu stratejiler, özellikle işleri e-postalara hızlı yanıt verilmesi gereken kişiler olmak üzere tüm insanlar için işe yaramayabilir. E-posta konusunda biraz esnekliğiniz varsa, işte birkaç yaklaşım:
Tatildeyken e-posta uygulamasını telefonunuzdan silin. Panik yapma. Tekrar çevrimiçi olduğunuzda uygulamayı tekrar indirmek kolaydır.
Arayı kapatmak için hafta sonları veya garip saatlerde e-posta göndermeniz gerekiyorsa, onları mesai saatleri içinde gelecek şekilde planlayın. Bu, özellikle liderlik rolündeyseniz, örnek olarak liderlik etmeniz ve her zaman açık bir kültürü sürdürmemeniz için önemlidir. Tüm hafta sonları e-posta gönderiyorsanız, astlarınız da buna ihtiyaç duyduklarını hissedecektir.
Bildirimleri kapatın - e-posta ve başka türlü - böylece acil ama zorunlu olmayan ping'lerle sürekli olarak dikkatiniz dağılmaz.
