Yapılacaklar listeniz var mı? Elbette - çoğumuz yapıyoruz. Peki ya yapılmayacaklar listesi? Verimlilik uzmanlarına göre bunun da en az onun kadar önemli olduğu ortaya çıktı.
Yapılmaması gerekenler listesi tam olarak nedir? Bu, bırakmaya kararlı olduğunuz kötü alışkanlıkların veya kesinlikle kaçınmak istediğiniz olumsuz davranışların bir listesi değildir. Yapmanız gerektiğini düşündüğünüz, yapmak isteyebileceğiniz veya başka biri tarafından istenebilecek görevlerin bir listesidir. Ancak bu görevler sizi daha büyük hedeflerinize götürmediğinden, ruhunuzu beslemediğinden ve yapmanız gerekli olmadığından, onları yapmamanız çok daha iyi. Ya yapılmadan bırakılmalı ya da onları başka birine devretmelisiniz.
Tanıdığım en başarılı insanlar, harika kariyerlerin, hayır dediğiniz şeylerden kaynaklandığını söylüyor. Mantıklı çünkü zaman ve enerji her birimiz için sınırlı bir kaynaktır ve bu değerli kaynağı nasıl harcamayı seçtiğimiz çok önemlidir. Yönetim danışmanı ve yönetici koçu yazar içinde Harvard İşletme İncelemesi :
Hepsini yapmak için zamandan daha fazlasının olduğunu kabul ettiğinizde, bu aslında özgürleştirici bir kavramdır. Bu farkındalık sizi, muhtemelen asla tamamlamayacağınız daha düşük öncelikli öğeler olduğunu kabul etmeye zorlar. Bu gereksiz şeyleri silin, yapılacaklar listenize ekleyin ve onları bırakmayı taahhüt edin. Bu, işinizi gerçekten tamamlamaya daha iyi yatırım yapılabilecek şeylere ulaşıp ulaşamayacağınızı sürekli olarak yeniden değerlendirmek için değerli zamanınızı boşa harcamanızı önleyecektir.
Yapılacaklar listesi size netlik ve huzur getirecektir çünkü yapmanız gerektiğini düşündüğünüz ya da daha kötüsü, başkasına yapacağınızı söylediğiniz ama yapmakta zorlandığınız şeyler için daha az utanç ve endişe olacaktır. Ayrıca daha fazla şeffaflık getirecek ve iş arkadaşlarınızla ve müşterilerinizle olan ilişkilerinizi geliştirecek çünkü artık tutamayacağınız sözler vermeyeceksiniz.
Sezgilere aykırı gelebilir – zaten yeterince meşgulsünüz – ancak yapılacaklar listenizi oluşturmak için en az yarım saat olmak üzere biraz zaman ayırın. Kazandığınız üretkenlik buna değecektir. Nasıl başlayacağınız aşağıda açıklanmıştır:
1. Yapılacaklar listeniz için genel bir aday listesi oluşturun.
Zamanınızı nasıl harcadığınızı takip ediyorsanız (ki bu yapmaya değer), her gün hangi görevlere zaman harcadığınızı görmek için kayıtlarınızı gözden geçirin. Takviminize ve sahip olabileceğiniz notlara bakın, çalışma zamanınızı tam olarak nasıl harcadığınıza ışık tutacaktır. Uzun vadeli hedeflerinizle ve kendiniz için vizyonunuzla doğrudan uyuşmayan zaman harcadığınız her şey kesinlikle bir aday olmalıdır. Uzun zamandır yapılacaklar listenizde olan, sizi rahatsız eden, ancak henüz başaramadığınız öğeler de öyle olmalı. Başkalarının sizden yapmanızı istediği şeyler, sizi kendi hedeflerinize götürmedikçe, potansiyel adaylar listesine girmelidir. Ve son olarak, sadece düşünmek için bile yüreğinizi sızlatacak herhangi bir görev, yapılacaklar listeniz için aday olmalıdır.
2. Kendinize bazı sorular sorun.
Yapılacaklar listesi için potansiyel adaylarınızı belirledikten sonra, her birine birkaç soru ile meydan okuyun. Önce, 'Bu görev, hedeflerime ulaşmama ve başarı vizyonuma katkıda bulunmama yardımcı olacak mı?' diye sorun. Cevabınız hayır ise, 'Bu görev yapılmazsa ben veya bir başkası anlamlı olumsuz sonuçlara maruz kalır mıyım?' diye sorarak devam edin. 'Bu görev acil mi yoksa önemli mi?' Bu son iki sorunun cevabı da hayır ise, bu görev, yapılacaklar listenizde yer almalıdır.
Bir şey acil veya önemli görünüyorsa veya yapılmadığı takdirde olumsuz sonuçlar doğurabilecekse, kendinize şunu sorun: 'Bu görevi ben mi yapmak zorundayım? Ya da başkasına devrederek veya dışarıdan temin ederek verebilir miyim?' Bu görevi başka birine vermenin bir yolu varsa, yapılacaklar listenizde yer almalıdır.
3. Bazı cevaplar hazırlayın.
Yapılacaklar listesinin tüm amacı, uzun vadeli hedeflerinize uymayan ve sizin tarafınızdan yapılması gerekmeyen görevlere istekli ve hızlı bir şekilde hayır diyebilmenizdir. Yapılacaklar listenize yeni görevler eklendikçe, herhangi birinin (kendiniz dahil) sizden görevinize uymayan bir şey yapmanızı istemesi ihtimaline karşı bazı hızlı yanıtlarla hazır olmak faydalı olacaktır.
Yaşam koçu Blaz Kos öneriyor aslında, bir şey yapma isteğinizi kibarca reddetmek istiyorsanız, hızlı bir şekilde alıp bir e-postaya bırakabileceğiniz ortak metin hazırlamak. Ayrıca yüz yüze veya telefonda kullanabileceğiniz senaryolar yazmak ve gerekli olmayan bir görevin çirkin yüzünü ortaya çıkardığında kendinize söylemeye hazır olmanız gereken bazı şeyler bulmak isteyebilirsiniz.
4. Tekrar edin.
Yeni görevler üstlenmek için davet edildikçe veya takip etmek istediğiniz yeni fikirler buldukça, her birini yukarıdaki sorularla test edin. Yapılacaklar listenize konulması için çok katı kriterleri karşılıyor mu, yoksa yapılmayacaklar listenize mi ait? Kendi zamanınızı ve enerjinizi koruma konusunda dikkatli olun ve gerektiğinde görevleri geri çevirmek için standart veya komut dosyanızı kullanın.
Kos, yapılacaklar listenizi periyodik olarak gözden geçirin - en az üç ayda bir, diyor. Alıştıkça, listeye daha fazla öğe eklemek isteyebilirsiniz. Kim bilir? Belki bir gün yapılacaklar listeniz, yapılacaklar listenizden daha uzun olacaktır.
