Etkili bir iş e-postası hazırlamak, kaybolmuş bir sanat eseri haline geldi. Gittikçe daha fazla profesyonel, kişisel olmayan veya selamlama içermeyen, yazım yanlışları, yapı eksikliği ve net olmayan içerik içeren yazışmalar alıyor. Bu kötü yazılmış e-postalar, göndericiye kötü yansıyabilir ve hatta birilerini onlarla iş yapmaktan caydırabilir.
Bu yüzden dikkat etmek çok önemli görgü kuralları ve en iyi uygulamalar iş bağlantıları, iş arkadaşları ve çalışanlarla e-posta yoluyla iletişim kurarken. Aşağıda, bir grup iş lideri, mükemmel iş e-postasını yazmaya ilişkin ipuçlarını ve her bir ipucunun neden bu kadar etkili olduğunu paylaştı.
Açık ve alakalı bir konu satırı kullanın.
Dünyanın en iyi e-postasına sahip olabilirsiniz, ancak konu satırınız düz kalırsa, muhtemelen asla açılmayacaktır. Bu yüzden e-postanızın konu satırı çok önemlidir.
Kurucusu ve CEO'su Kalin Kassabov, 'Belirsiz veya genel konu satırlarından kaçının ve tartıştığınız şeyin net olduğundan emin olun' diyor. ProTexting . 'İyi tanımadığınız birine bir mesajsa, 'Re: XYZ Sanal Konferansı'ndaki Konuşmamız' gibi bağlamdan bahsedebilirsiniz.
Kısa tut.
Gelen kutunuza bu kadar çok e-posta geldiğinde, uzun, çok paragraflı bir e-posta okumaktan büyük olasılıkla hoşlanmayacaksınız - ve e-posta gönderdiğiniz kişi de olmayacak, diyor şirketin kurucu ortağı ve başkanı Kelsey Raymond. Etki & Co.
Raymond, “Kendinizi bir e-postada dört paragraftan fazla yazarken yakalarsanız, bir telefon görüşmesi olarak daha iyi olup olmayacağını sorun” diyor.
Onlara nedenini söyle.
Çoğu e-posta, birisinin okuduktan sonra belirli bir eylemi gerçekleştirmesini sağlamakla ilgilidir. Bir iş arkadaşınızdan bir şey istiyor veya hizmetlerinizi bir potansiyel müşteriye sunuyor olsanız da, onlara neden talepte bulunduğunuzu söyleyin.
'Örneğin, 'Hey Clara, A Şirketi'ne satış konuşmamıza yardımcı olması için lütfen bu e-tabloyu gözden geçirir misiniz' veya 'Merhaba Mark, hizmetlerimiz satış huninize giden olası satışları artıracaktır. Eğer ilgileniyorsanız, konuşalım'' diyor kurucularından Samuel Thimothy. OneIMS . 'İçindekileri onlar için satabilirsen, onları etkilersin.'
Harekete geçirici mesaj ekleyin.
E-postanızın arkasındaki nedeni açıklamaya ek olarak, sonuna bir harekete geçirici mesaj (CTA) eklediğinizden emin olun, diyor şirketin kurucu ortağı ve CTO'su Stephanie Wells. Müthiş Formlar .
Wells, 'Bir CTA eklemek, abonelerinize, markanızla gelen kutularının dışında etkileşime devam edebilmeleri için gidecekleri başka bir yer sağlar' diyor. 'Web sitenize bağlanmak, orada hedeflenen trafiği yönlendirecek ve dönüşümlerinizi artırabilmeniz için müşterileri satış hunisinden geçirecektir.'
Arkadaş canlısı ve iyimser olun.
Bir kişinin tonunu ve duygularını metin tabanlı ortamlar aracılığıyla yorumlamak genellikle zordur, bu nedenle Matt Wilson, 30 Yaş Altı Deneyimler , olası bir yanlış anlaşılmayı ortadan kaldırmak için ekstra samimi ve iyimser olmayı önerir.
Wilson, 'E-postanızın içeriğinde çok doğrudan olun, ancak ekstra coşku veya ünlemlerle başlayıp bitirirseniz, bu, birisinin e-postanın tonunu daha olumlu olarak yorumlamasına yardımcı olabilir' diyor. 'İnsanlar yorgun veya tembel olduklarında, e-postanın genellikle iyi sonuçlanmadığını ve başlarının belaya girdiğini unuturlar.'
Kişiselleştirin ve alakalı hale getirin.
Nicole Munoz, kurucusu ve CEO'su Nicole Munoz Danışmanlık , profesyonellere iş e-postalarına kişiselleştirme ve sosyal kanıt eklemelerini tavsiye ediyor.
Munoz, 'İnsanlar e-postayı okumak için iyi bir neden olduğunu ve zamanlarının iyi harcandığını bilmek istiyor' diye açıklıyor. 'Bunu göstermek için e-postanın kendileriyle alakalı olduğundan emin olun.'
Farklı konu satırlarını test edin ve kopyalayın.
Kurucusu Reuben Yonatan SaasList ve ekibi, konuk gönderilerini anlatan e-postalar gönderiyordu, farklı öğeleri test ederek ve sonuçları izleyerek mükemmel e-posta konuşmasını nasıl oluşturacaklarını öğrendiler.
Yonatan, 'Örneğin, bir unvan için iki seçenek verdiğimizde daha yüksek katılım elde ettiğimizi fark ettik' diyor. 'Analiz ve ayarlamalarla birlikte bazı deneme yanılmalar, amacınız için mükemmel bir iş e-postası oluşturmanıza yardımcı olacaktır.'
Önce taslak, ardından alıcının e-postasını ekleyin.
Kötü yazılmış bir e-postadan daha kötü olan tek şey? Tamamlanmadan önce istemeden gönderilen yarı yazılı bir e-posta. Bu aksilikten kaçınmak için, şirketin kurucusu ve CEO'su Diana Goodwin MarketBox , her zaman önce e-postanın gövdesini ve konu satırını yazar, ardından son adım olarak alıcının e-postasını ekler.
Goodwin, 'Acelem içindeyken bile, e-postaların kazara veya erken gönderilmesini önlemek için e-posta her zaman en sonda kalıyor' diyor. 'Gmail'de 'göndermeyi geri al'ın açık olması da bir cankurtarandır.'
