Her iş yarışmasında kazanan, her zaman en açık şekilde iletişim kuran kişidir. İster çalışanlarla, patronlarla, iş arkadaşlarıyla veya müşterilerle uğraşıyor olun, istediğinizi elde etme beceriniz ne kadar iyi konuştuğunuz ve yazdığınıza bağlıdır.
Bunu akılda tutarak, bire bir, bire çoğa ve çoktan çoğa iletişim için geçerli olan beş temel kural şunlardır:
1. Daima 'neden'i bilin.
İşyerinde ne zaman iletişim kurarsanız, iletişimin neden gerçekleştiğini bilmiyorsanız zaman ve enerji harcıyorsunuz demektir.
Herhangi bir iletişimi başlatmadan önce kendinize 'Neyi başarmaya çalışıyorum?' diye sorun. Arkadaşlık kurmak için bile olsa sohbetin bile bir amacı olmalı.
Sohbeti başka biri başlatıyorsa, kendinize 'Bu konuşma neden yapılıyor?' diye sorun. Cevap açık değilse, diyaloğu bunun 'nedenine' yönlendirin.
'Neden'i anlamak ve buna odaklanmak, aksi takdirde durumu karartabilecek yan sorunlardan ve fare deliklerinden kaçınmanıza olanak tanır.
2. Duyguları şahsen iletin.
Duygusal içeriği yüksek her türlü iletişim şahsen (mümkün ve pratikse) veya telefon ve telekonferans (değilse) yoluyla yapılmalıdır.
Örneğin, herkesi heyecanlandıracak harika bir haberiniz varsa, bunu bizzat iletirseniz daha etkili olacak ve daha fazla pozitif enerji yaratacaktır.
Örneğin, büyük bir satış kazancını duyurmak için yapılan bir grup toplantısı, anlık bir kutlama gibidir. Buna karşılık, aynı galibiyeti bildiren bir e-posta biraz sonradan akla gelmiş gibi görünüyor.
Benzer şekilde, kötü bir haberiniz veya eleştiriniz varsa, daha iyi karşılanır ve şahsen iletilirse yardımcı olması daha olasıdır. E-posta kullanıyorsanız, umurunuzda değilmiş veya korkakmışsınız gibi görünecektir.
3. Gerçekleri e-posta yoluyla iletin.
Öncelikle gerçeğe dayalı herhangi bir iletişim, iki önemli nedenden dolayı yazılı olarak iletilmelidir:
İnsanlar sözlü olarak iletildikleri zaman gerçeklerin sadece küçük bir yüzdesini tutarlar. Bu nedenle, bu gerçeklerin yazılı bir kaydına sahip olmak, karar verme zamanı geldiğinde kaybolmamalarını sağlamaya yardımcı olur.
'Neden Asla Güncelleme Toplantıları Yapmamalısınız' bölümünde belirttiğim gibi, gerçekleri büyük gruplara sözlü olarak iletmek son derece verimsizdir. Herkesi hızlandırmak için e-posta kullanmak ve daha sonra neyin başarılması gerektiğine dair bir tartışma yapmak çok daha iyidir.
4. Konuştuğunuzdan daha fazlasını dinleyin.
Genel olarak, bu kural yüz yüze görüşmelere uygulanır, ancak karşılıklı e-postalar ve sosyal medya gönderileri için de geçerlidir. Belki de 'almak vermekten daha iyidir' demek daha iyi bir yol olabilir.
Her durumda, herhangi bir konuşmaya veya iletişime hükmetmeye çalışmak neredeyse her zaman kötü bir fikirdir, çünkü motor-ağızcılık yapıyorsanız (veya motorlu posta yapıyorsanız), hiçbir şey öğrenmiyorsunuzdur.
Ayrıca, çıktınıza odaklandığınızda, iletişimi tamamen sizinle ilgili hale getiriyorsunuz. 'Anlamlı Bir Konuşma Nasıl Yapılır'da açıkladığım gibi, iş durumlarında iletişim asla sizinle ilgili değildir. Her zaman diğer kişiyle ilgilidir.
5. Mesajlarınızı basitleştirin.
Günümüz iş dünyasındaki herkes, görünüşte sonsuz bir kafa karışıklığı ve stres yaratan aşırı bilgi yüklemesinden muzdariptir.
Gürültüyü kesmek istiyorsanız, mesajınızı olabildiğince basit ve kolay anlaşılır hale getirmelisiniz. 'Akıllı Görünmenizi Sağlayan 5 Ücretsiz Uygulama' ve 'Güvenilirliği Öldüren 8 Konuşma Alışkanlığı' gönderilerim, mesajlarınızı nasıl daha iyi bileyebileceğinizi açıklıyor.
