'Çok fazla toplantı' ve 'Verimsiz toplantılarda çok fazla zaman kaybı.' Bir şirket düşük çalışan bağlılığı ile mücadele ettiğinde, bu şikayetlerden birini her zaman listenin başında bulacaksınız.
Bunlar toplantılarla ilgili şikayetler gibi görünüyor, ama aslında bunlar saygısız hissetmekle ilgili ifadeler.
Birisi çok fazla toplantıda olduğunu söylediğinde, bu toplantıları yapan kişilerin tabaklarındaki diğer tüm önemli işlere dikkat etmediklerini söylüyorlar. Çalışan, iş yükünün izin verdiğinden daha fazla toplantıya gider ve onları molalardan, tatillerden ve ailelerden zaman çalmaya zorlar, böylece maaşlarını almak için tamamlamaları gereken işleri yapabilirler.
Birisi *verimsiz* toplantılarda zaman kaybetmekten şikayet ettiğinde, toplantı liderinin ekibe verimli bir toplantı planlayacak kadar saygı duymadığını söylüyorlar. Aceleci bir lider, toplantı için bir plan hazırlamak için henüz zamanları olmadığını iddia edebilir, bu da durumu daha da kötüleştirir çünkü artık liderin zamanının değerli olduğu çok açık, ancak herkesin zamanını boşa harcamak kabul edilebilir.
Yüksek performanslı kuruluşlar, doğru zamanda doğru kişilerle doğru toplantılar gerçekleştirir. Çalışanların toplantılara ayırdıkları zamana saygı duyarlar ve verimli bir şekilde kullanıldığından emin olurlar.
Toplantıda zamanı adil bir şekilde paylaşmak kadar, zamanında başlamak ve bitirmek de önemlidir. Belki daha da önemlisi, düşünceli liderler, diğer işlerde kesintiyi en aza indiren ve gereksiz katılımcıları rahatsız etmekten kaçınan toplantılar planlamak için çalışırlar.
İşte toplantıları nasıl planladığınıza saygı duymanın beş yolu.
1. Görev değiştirme süresini en aza indirmek için toplantıları doğal geçiş zamanlarında planlayın.
Etkili zamanlama, toplantılar sırasında odaklanmayı iyileştirir, görev değiştirme maliyetlerini azaltır ve diğer işler için üretken odaklanma süresini artırır. Görev değiştirme, dikkatinizi bir görevden diğerine çevirmek ve yeniden odaklanmak için geçen zamandır. Görev değiştirme süresi cezası, günden itibaren fazladan 10 ila 50 dakika arasında herhangi bir yere gidebilir.
Toplantılar, sabah ilk iş olarak, öğle tatilinden hemen önce ve günün sonunda, işin zaten doğal olarak kesintiye uğradığı zamanlarla uyumlu hale geldi. Bu, her toplantı için iki yerine yalnızca bir görev değiştirme kesintisi oluşturur.
2. Hazırlanmak için yeterli zamana sahip toplantılar planlayın.
Toplantıdaki zamanı verimli ve odaklı tutmak için herkesin hazırlıklı gelmesi gerekecek. Gündemi gözden geçirmek, raporları okumak ve soracakları soruları düşünmek için zamana ihtiyaçları olacak.
En az iki gün önceden planlanan toplantılar, insanlara hazırlıklı gelmeleri için zaman verir.
3. Geçişler için toplantılar arasında zaman bırakın.
Verimli toplantılar zamanında başlar ve insanlar bir toplantıdan ayrılıp diğerine geçmek için gereken zamana sahip olmadığında imkansız hale gelir.
Birden fazla toplantının olduğu günlerde, toplantıların bir sonraki toplantının başlamasından en az 10 dakika önce sona erecek şekilde planlanması, insanların sorunsuz geçiş yapmak için zamanlarının olmasını sağlar. Bu, tuvalete hızlı bir yolculuk yapmak ve herkesin odaklanma yeteneğinde büyük bir fark yaratan birkaç acil mesaj göndermek için yeterli bir zaman.
4. Tam veya yarım günleri 'Toplantı Yok' zamanı olarak engelleyin.
Yüksek performanslı bireyler düzenli olarak yapmak istedikleri iş için zaman ayırırlar. Zaman engelleme olarak bilinen bu avantajı, belirlenmiş toplantı gerektirmeyen odak süresi ile tüm grup genelinde çoğaltabilirsiniz.
Bu, herkesin, her hafta bireysel işleri halletmek için art arda birkaç saate güvenebileceğini bilmesini sağlar, bu da planlamayı kolaylaştırır, kaygıyı azaltır ve üretkenliği artırır. Bu, özellikle işlerini en iyi şekilde yapmak ve 'akışa girmek' için büyük kesintisiz zamana ihtiyaç duyan bilgi çalışanları için çok önemlidir.
Örneğin, ekibimiz hem Salı hem de Cuma günleri toplantılardan ücretsiz olarak ayrılıyor.
5. Toplantıları isteğe bağlı yapın.
Son olarak, herkesin zamanına saygı duymanın en basit yolu, o zamanı en iyi şekilde nasıl kullanacaklarına dair kararlarına saygı duymaktır. Ekibiniz çok fazla toplantı olduğunu düşünüyorsa, çalışmaları için gereksiz buldukları herhangi bir toplantıdan vazgeçebileceklerini bildirin.
Ve eğer bir toplantının verimli olmadığını hissederlerse, 'iki ayak yasasını' benimseyin. Bu, zamanınızı iyi kullanmadığınızı fark ettiğinizde toplantıdan sessizce ayrılmanızı sağlar.
Kuruluşunuz verimsiz toplantıları takvimden uzak tutmakta zorlanıyorsa, bu ipuçlarından yalnızca birkaçını politika olarak uygulamak güçlü bir saygı mesajı gönderecektir. Herkesin zamanına saygı duyan toplantılar planlamak için çalıştığınızda, o zamanı sizin için harcayacak daha bağlı ve sadık çalışanlara sahip olmanın faydasını görürsünüz.
