Biz henüz değilken 2009 filmindeki karakterler gibi evimizin rahatlığında insansı robotları kontrol etmek vekiller , giderek artan bir şekilde günlük etkileşimlerimiz - hem profesyonel hem de kişisel - sanal yollarla yürütülüyor.
İşletme sahipleri, web seminerleri, eğitimler ve konferanslar dahil olmak üzere sayısız hedefe ulaşmak için sanal etkinlikleri uygun maliyetli bir yöntem olarak benimserken, etkin iletişimin kârlılık tasarrufu için takas edilmemesini sağlamak önemlidir. Toplantının sanal olarak girişimcilerin yüz yüze görüşme ihtiyacının yerini alması pek olası olmasa da, benimseme kolaylığı ve rahatlığı işinizin üretkenliğini artırmaya hizmet edebilir. Ancak sanal toplantılar her durum için ideal değildir, bu nedenle bu teknolojinin ne zaman ve nasıl kullanılacağını bilmek hayati önem taşır.
Liderlik Çözümleri Danışmanlığı başkanı ve yaratıcısı ve kolaylaştırıcısı Donna Dennis Amerikan Yönetim Derneği konulu üç günlük seminer Lider Sanal ve Uzak Ekipler , teknolojinin ana odak noktası olduğunu söylüyor; insanların BlackBerries ve e-posta arasında bir yerde, birçok lider ilişkileri gözden kaçırdı. Yakında çıkacak kitabında daha fazla ayrıntı veren Dennis, “Artık odak, görev, ilişkiler ve teknolojiyi yönetmeye odaklanıyor” diyor. Bilgi Yönetimi ve E-Öğrenme.
Lee E. Miller, etkileyici eğitmen ve yazarı UP: Etki, Güç ve U Perspektifi: İstediğinizi Elde Etme Sanatı , ekliyor, 'İnsanların yaptığı en büyük hata, yüz yüze görüşürken etkilemenin sanal etkileşimdeyken etkilemekle aynı olduğunu varsaymaktır. Öyle değil. Kurallar farklıdır çünkü insanlar sanal olarak etkileşime girdiklerinde farklı tepki verirler.'
Başarılı bir sanal toplantı yürütmenize yardımcı olacak bazı ipuçları.
Sanal Toplantı Yürütmek için 5 İpucu: Nasıl Hazırlanır
Dayton Üniversitesi Araştırma Enstitüsü İnsan Faktörleri Grubu'nda araştırma psikoloğu olan Drew Bowers, 'Hangi teknolojilerin ve yazılımların gerekli olacağına karar vermeden önce yapacağımız ilk şey, katılımcı kitlenin kim olduğuna ve hangi bilgilerin paylaşıldığına karar vermektir' diyor. 'Sunucuların verilerini veya sunumlarını sunacakları ortama göre tasarlamalarının veya sahip oldukları verileri temsil edecek en iyi ortamı seçmelerinin en iyisi olduğunu bulduk.' Bowers, 'Bir konferansta canlı bir izleyici önünde yaptığınız bir sunumu alıp sanal bir izleyici için bir video monitörüne atıp aynı sonuçları bekleyemezsiniz, çünkü bir dereceye kadar sınırlısınız. , sanal hedef kitlenizle nasıl etkileşim kurabileceğiniz konusunda.
satır içibuyerzonewidget
Dennis, fiziksel bir yerde bir toplantı planladığınızda, toplantının gündemi ve materyal sağlama konusunda daha rahat olabileceğinizi belirtiyor. Ayrıca koridorda, kahve makinesinde vb. katılımcılara hız kazandırma avantajına da sahipsiniz. Bununla birlikte, başarılı bir sanal toplantı çok daha fazla ön hazırlık gerektirir. Colaric, sanal toplantıların çok önceden planlanmasını önerir. 'Gündemi önceden gönderin, mesajınızı güçlendirmek için görseller oluşturun ve toplantıdan önce herkese iletin, dahil olması gereken her ekibin üyelerini davet edin' diyor.
Ayrıca, katılımcıların gerekli yazılım yüklemelerini test edebilmeleri için oturum açma bilgilerini (erişim kodları, URL'ler ve arama numaraları) en az bir gün önceden gönderdiğinizden emin olun. Ayrıca, bir zaman yönetimi eğitim firması olan The Productivity Pro'nun yazarı ve başkanı Laura Stack, katılımcılardan bağlantıyı test etmeye başlamadan en az 15 dakika önce oturum açmalarını isteyebilirsiniz. Yoklama yapın ve her şeyin çalıştığını doğrulayın. Zaman çizelgesini gözden geçirin. Stack, bir panelistin sorunla karşılaşması durumunda size çevrimdışı olarak ulaşmak için bir yöntem verin, diyor.
Not: Geniş bir izleyici kitlesi olan tek bir sunucuya ev sahipliği yapıyorsanız, ana sunucuya yardımcı olmak için atanmış bir kolaylaştırıcıya sahip olmak iyi bir fikirdir. Kolaylaştırıcı, katılımcılara teknik konularda destek olabilir ve gelen sohbet sorularını izleyebilir. Sunucunun sohbet sorularını okumaya çalışması sunumun akışını yavaşlatır.
Daha Derine İnin: iMeet'in Yeni Video Konferans Aracı
Sanal Toplantı Yürütmek için 5 İpucu: Teknik Araçlar ve Gereksinimler
Çevrimiçi toplantı teknolojisinin güzelliği, en acemi, çıplak kemik operasyonunun bile onu kullanabilmesidir. Tüm gereken bir İnternet bağlantısı, ses (bilgisayar hoparlörlerinden, mikrofondan veya telefon aracılığıyla) ve bir web kamerasıdır (bağımsız veya monitörünüz/dizüstü bilgisayarınızla tümleşik). Daha büyük gruplar da bir projeksiyon ekranına veya büyük bir TV ekranına ihtiyaç duyabilir.
Florida, Saint Leo'daki Saint Leo Üniversitesi'nde Öğretim Teknolojisi başkan yardımcısı Susan Colaric, bir hizmet seçerken 'küçük' düşünün, diyor. 'En etkili web konferansları, yalnızca ihtiyaç duyulan teknolojiyi kullananlardır. KIS-;basit tutun-; insanların teknolojiye değil, mesajınıza odaklanmasını sağlamanın en iyi yolu budur.' Bazı çevrimiçi web ürünleri şunları içerir: Adobe Acrobat Bağlantısı , Buluşmaya git , Microsoft Office Canlı Toplantısı ve WebEx .
Girişimcilerin ayrıca her video konferans sisteminin birlikte çalışmayacağını da göz önünde bulundurmaları gerekir. Toplantıdan önce tüm sitelerin bağlantılarını test ederek gecikmelerden ve teknik aksaklıklardan kaçının. 'Bir uçta bir analog video sistemi ve diğer uçta bir dijital sistem kullanmaya çalışmak çok sayıda soruna neden olabilir ve hatta eski bir yazılım programının 'konuşmadan' önce bir yükseltmeye ihtiyacı varsa, dijitalden dijitale konferans bile sorunlu olabilir. Bowers, 'daha yeni bir program' diyor.
Daha Derine Kazın: Uçuş Bölgesi Yok: Sanal Toplantılar
Sanal Toplantı Yürütmek için 5 İpucu: Odaklanın
Rick Maurer, yazarı Direnç Duvarının Ötesinde ve Benim İstediğimi Neden İstemiyorsun? kullanıcılara dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmalarını tavsiye eder. Sanal toplantıların avantajı, onları neredeyse her yerde tutabilme yeteneğidir-; sanal toplantıların dezavantajı da onları neredeyse her yerde tutabilme yeteneğidir. Çevrimiçi toplantı katılımcıları yerel kahvehaneden, havalimanı dinlenme salonlarından, ev ofislerinden vb. arayabilir veya oturum açabilir. Arka plan veya 'yol gürültüsünü' en aza indirmek için (çocuğunuzun, evcil hayvanınızın veya çalan telefonların odak noktası olmasını istemezsiniz) şunları yapabilirsiniz: Stack, 'tüm katılımcıları sessize almayı ve yalnızca sohbet kutusu aracılığıyla soru almayı' tercih ettiğini söylüyor.
Maurer ayrıca birden fazla şeyi tek bir toplantıya sıkıştırmaya çalışmamanızı tavsiye ediyor. 'Bir veya iki konuya odaklanın. Daha fazla eşyayı örtmeniz gerekiyorsa, insanlara esneme, banyo molası verme veya kahvelerini yenilemeleri için zaman verin. Toplantının her bölümünü kısa tutun - 30 dakikadan fazla değil.'
Not: Çizgili gömlekler ne kamerada ne de büyük, parlak mücevherlerde iyi iletilmez. Her ikisi de görsel olarak dikkat dağıtıcı olabilir. Aşırı hareket aslında video kalitesini düşürebileceğinden vücut hareketlerinizi minimumda tutmaya çalışın.
Daha Derine İnin: Web'de Toplantı: Hangi Araçları Kullanmalı?
Sanal Toplantı Yürütmek için 5 İpucu: Görgü Kuralları
Colaric, 'Başarılı bir video konferans veya telefon konferansı toplantısının anahtarı, bir toplantıda olduğunuzu hatırlamaktır' diye vurguluyor. 'Aynı odadaymış gibi tüm dikkatinizi katılımcılara verin. E-posta, Web'de gezinme veya mesajlaşma dikkatinizi dağıtmayın. Size soru yöneltildiğinde hazırlıklı olabilmek için bir şey yememeye ve içmemeye çalışın.'
İyi bir kural mı? Colaric, 'Odaya girdiğinizde her zaman mikrofonların zaten başka yerlerde yayınlandığını varsayın! Bu, toplantı öncesi gereksiz konuşmaların, siz istemeseniz bile yayınlanmasını önlemeye yardımcı olur.'
Ayrıca, çoğu sistemin iletişim kurması için iki ila üç saniyelik bir gecikme nedeniyle video konferans toplantılarının normal bir toplantıdan biraz daha yavaş ilerlemesi gerektiğine de dikkat çekiyor. Toplantıyı yönetiyorsanız, soru sorduktan sonra yeterli duraklama olduğundan emin olun. Katılımcıysanız, gruba hitap etmeden önce elinizle işaret ederek veya 'soru' veya 'yorum' diyerek dikkati kendinize çekin ve devam etmeden önce birkaç saniye bekleyin.'
Katılımcılar ayrıca kameraya bakarak göz teması kurmalıdır. Katılımcılar arasındaki konuşmayı daha doğal hale getirecektir. Görgü kuralları hakkında hızlı bir hile sayfası aşağıdadır:
8 Video Konferans Görgü Kuralları
Diğer katılımcılara karşı nazik olun
açıkça konuş
Vücut hareketlerini minimumda tutun
Yavaş ve doğal hareket edin ve jest yapın
Kameraya bakarak göz temasını sürdürün
uygun giyin
Oturumu canlandırın
Kendin ol ve eğlen!
Video Konferans Görgü Kurallarında Yapılmaması Gereken 7 Şey
Dikkat dağıtıcı sesler çıkarmayın
bağırma
Dikkat dağıtıcı hareketler yapmayın
Diğer konuşmacıların sözünü kesmeyin
Yan konuşmalara devam etmeyin
'Gürültülü' takılar takmayın
mikrofonu kapatmayın
Kaynak: St. Leo Üniversitesi Bilgi Teknolojileri Ofisi
Not: Dong işiniz küreselse, şu sitelere göz atın: executiveplanet.com ve Kissbowshakehands.com uluslararası iş görgü kuralları ile ilgili kaynaklar için.
Daha Derine İnin: Sanal Şirket İçin Vaka ve Plan
Sanal Toplantı Yürütmek için 5 İpucu: Katılımcıların İlgisini Çekin
Dennis, sanal toplantılarda doğrudan göreve başlama eğilimi olduğunu ve bunun ilişki kurmayı olumsuz yönde etkileyebileceğini söylüyor. 'Sanal' odanın etrafında dolaşarak ve herkesten kendilerini tanıtmalarını ve hafta sonları hakkında bir şeyler paylaşmalarını ya da duruşmaya sosyal bir unsur eklemek için sabırsızlıkla bekledikleri bir şey hakkında konuşmalarını isteyerek buzu kırmayı tavsiye ediyor. 'Yüz yüze karşılaşmalardan simüle edebileceğiniz her şey iyidir.'
Stack, katılımcıları program başlamadan önce konuyla ilgili sorularını göndermeye teşvik ettiğini söylüyor. Ayrıca, anket yapmak veya soru sormak ve sohbet yoluyla yanıt istemek gibi, izleyicileri web semineri sırasında meşgul tutmak için başka yöntemler de önerir.
Colaric, hem uzak katılımcılarla etkileşim kurmak hem de kişisel bir bağlantıyı sürdürmek için sık sık soru sormanızı önerir. Ancak, vurguluyor, sorularınızda açık olun. 'Belirli bir kişiye belirli bir soru sorun. Uzaktaki geniş bir kitleye açık uçlu sorular sormak, genellikle 'bozukluğa' ve ardından birden fazla kişinin aynı anda konuşmasına neden olur.'
Daha Derine İnin: Sanal Bir Şirket Nasıl İletişim Kurar?
Editörün Notu: Şirketiniz için Video Konferans mı arıyorsunuz? Size uygun olanı seçmenize yardımcı olacak bilgiler istiyorsanız, ortağımız BuyerZone'un size ücretsiz bilgi vermesini sağlamak için aşağıdaki anketi kullanın:
Editoryal Açıklama: Inc., bu ve diğer makalelerde ürün ve hizmetler hakkında yazar. Bu makaleler editoryal açıdan bağımsızdır - yani editörler ve muhabirler bu ürünler üzerinde herhangi bir pazarlama veya satış departmanının etkisi olmadan araştırma yapar ve yazarlar. Başka bir deyişle, hiç kimse muhabirlerimize veya editörlerimize ne yazacaklarını veya bu ürün veya hizmetler hakkında herhangi bir olumlu veya olumsuz bilgiyi makaleye dahil etmelerini söylemiyor. Makalenin içeriği tamamen muhabir ve editörün takdirindedir. Bununla birlikte, bazen makalelere bu ürün ve hizmetlere bağlantılar eklediğimizi fark edeceksiniz. Okuyucular bu bağlantıları tıkladığında ve bu ürünleri veya hizmetleri satın aldığında, Inc tazminat alabilir. Bu e-ticaret tabanlı reklam modeli - makale sayfalarımızdaki diğer tüm reklamlar gibi - editoryal kapsamımız üzerinde hiçbir etkisi yoktur. Muhabirler ve editörler bu bağlantıları eklemez ve yönetemezler. Bu reklam modeli, Inc'de gördüğünüz diğerleri gibi, bu sitede bulduğunuz bağımsız gazeteciliği destekler.
