Ana E-Posta E-posta Görgü Kurallarınızı Mükemmelleştirmek için 25 İpucu

E-posta Görgü Kurallarınızı Mükemmelleştirmek için 25 İpucu

Yarın Için Burçun

İnternet çağında , kendinizi 'yanıtla'yı tıklatırken, hızlı bir yanıt yazarken ve az önce yazdıklarınız hakkında fazla düşünmeden 'gönder'e basarken bulabilirsiniz. Ancak uzmanlar, e-posta davranışınızın hem kişisel hem de profesyonel olarak itibarınızı sabote etme potansiyeline sahip olduğu konusunda hemfikir. Inc.com, endüstrinin en deneyimli e-posta uzmanlarından bazılarıyla temasa geçti ve e-posta görgü kurallarınızı nasıl mükemmelleştireceğiniz konusunda tartmalarını istedi.

1. Yalnızca kamusal konuları tartışın. Hepimiz, tüm şirkete ve bazı durumlarda tüm İnternet'e aktarılan 'özel' bir e-posta hakkındaki hikayeleri duyduk. E-posta görgü kuralları söz konusu olduğunda dikkate alınması gereken en önemli şeylerden biri, tartıştığınız konunun halka açık bir konu mu yoksa kapalı kapılar ardında konuşulması gereken bir konu mu olduğudur. Tartışılan konunun, 'gönder'i tıklamadan önce herkesin görmesi için şirketin antetli kağıdına yazacağınız veya ilan panosuna göndereceğiniz bir şey olup olmadığını kendinize sorun. -- Judith Kallos ,
yazar E-Posta Görgü Kuralları Kolaylaştırıldı, E-Posta: Kılavuz ve E-Posta: İyi Yaz Kılavuzu

2. Kendinizi kısaca tanıtın. E-postanızı alan kişinin kim olduğunuzu bildiğini veya sizinle tanıştığını hatırladığını varsaymayın. Alıcının e-posta adresinizi veya adınızı tanıyıp tanımadığından emin değilseniz, ulaştığınız kişiyle ilgili olarak kim olduğunuzu basit bir şekilde hatırlatın; resmi ve kapsamlı bir biyografiniz gerekli değildir. -- Peggy Duncan , kişisel üretkenlik uzmanı ve yazarı Daha İyi Alışkanlıklar, Görgü Kuralları ve Outlook 2007 ile Aşırı E-posta Yükünü Fethedin

Editörün Notu: Şirketiniz için E-posta Pazarlama Hizmetleri mi arıyorsunuz? Size uygun olanı seçmenize yardımcı olacak bilgiler istiyorsanız, ortağımız BuyerZone'un size ücretsiz bilgi vermesini sağlamak için aşağıdaki anketi kullanın:



3. 'Kızgın e-posta' göndermeyin. Kötü haber içeren e-postalar göndermek, bir müşteriyi veya satıcıyı kovmak, öfkeyi ifade etmek, birini azarlamak, e-postalarda diğer insanları aşağılamak (özellikle patronunuz hakkında nazik olmayan bir şey söylüyorsanız) başlıca hayır-hayırlardır. E-posta çok gayri resmi görünebileceğinden, birçok insan bu tuzağa düşüyor. Her zaman e-posta yazışmalarının sonsuza kadar sürdüğünü unutmayın. -- Lindsey Pollak , kariyer ve işyeri uzmanı, e-posta görgü kuralları danışmanı ve yazarı Üniversiteden Kariyere Geçiş

4. Ünlem işaretlerini dikkatli kullanın. Bir iş e-postasındaki maksimum ünlem işareti sayısı? Bir. Aksi takdirde, çocuksu ve profesyonel görünmeme riskiniz vardır. -- Pollak

5. Gizli bilgiler konusunda dikkatli olun. Birinin vergi bilgileri veya çok hassas bir iş anlaşmasının ayrıntıları gibi e-postalarda gizli bilgileri tartışmaktan kaçının. E-posta yanlış kişinin eline geçerse, ciddi - hatta yasal - sonuçlarla karşılaşabilirsiniz. -- Peter Postası Burlington, Vermont merkezli Emily Post Institute'un direktörü, görgü kuralları tavsiyeleri ve düğün görgü kuralları, ebeveynlik sorunları ve sofra adabı gibi görgü kuralları sorularına yanıtlar sunuyor.

6. Zamanında yanıt verin. Bir tür acil durumda çalışmadığınız sürece, bir e-posta geldiği anda hazır olmanız gerekmez. E-postanın ve göndericinin niteliğine bağlı olarak, 24 ila 48 saat içinde yanıt verilmesi kabul edilebilir. -- Duncan

7. Tek satır göndermekten kaçının. 'Teşekkürler' ve 'Oh, Tamam' konuşmayı hiçbir şekilde ilerletmez. Bir yanıt beklemiyorsanız, e-postanın en üstüne 'Yanıt Gerekmiyor' yazmaktan çekinmeyin. -- Duncan

8. Gerçek kelimeler, ifadeler, jargon veya argo kısayolları kullanmaktan kaçının. İşle ilgili e-postalarda '4 u' ('sizin için' yerine), 'Gr8' (harika için) gibi kısayolları kullanan yetişkin, iş adamlarının sözleri kabul edilmez. İş yazışmalarınıza gülen surat veya emoticon koymayacaksanız, e-posta mesajına da koymamalısınız. Yukarıdakilerden herhangi biri sizi profesyonelden daha az gösterme potansiyeline sahiptir. -- Duncan

9. Temiz tutun. Hiçbir şey alıcıları, örneğin aşırı şapka işareti (>>>) içeren bir e-posta zinciri veya Bcc kullanılarak korunmayan e-posta adreslerinin sayfaları ve sayfaları gibi insanların yanıtlayıp iletileri dağınık bırakmasından daha fazla rahatsız edemez. Bir şapka bulmak ve hepsini hiçbir şeyle değiştirmek için Bul ve Değiştir komutunu kullanmak için Ctrl+F metnini seçerek şapkalardan kurtulabilirsiniz. Sadece silerek tüm e-posta adreslerinden kurtulabilirsiniz. Temizle, sonra gönder. -- Duncan

10. Konu satırınızda net olun. Gelen kutuları günde yüzlerce e-posta tarafından tıkanırken, konu satırınızın konuya girmesi çok önemlidir. Oldukça basit ve hakkında yazdıklarınızı açıklayıcı olmalıdır. Sevimli, belirsiz veya belirsiz bir konuya sahip herhangi bir e-postanın çöpe atılacağını bekleyin. Ayrıca, konu satırınızı da e-postanın geri kalanını kanıtladığınız kadar dikkatli bir şekilde kanıtlayın. -- İleti



11. Spam ile karıştırmayın. Tamamı büyük, tamamı küçük harf olan ve alıcıya Spam gibi görünen URL'ler ve ünlem işaretleri içeren konu satırlarından kaçının. -- Judith Kallos ,
yazar E-Posta Görgü Kuralları Kolaylaştırıldı, E-Posta: Kılavuz ve E-Posta: İyi Yaz Kılavuzu

12. Konu satırınız mesajla eşleşmelidir. Asla eski bir e-postayı açmayın, Cevapla'ya basın ve bir öncekiyle ilgisi olmayan bir mesaj göndermeyin. E-posta zincirinin konusu veya içeriği değişir değişmez konuyu değiştirmekten çekinmeyin. -- Peggy Duncan , kişisel üretkenlik uzmanı ve yazarı Daha İyi Alışkanlıklar, Görgü Kuralları ve Outlook 2007 ile Aşırı E-posta Yükünü Fethedin

13. Büyük ekler gönderirken bir uyarı verin. Habersiz büyük ekler göndermek, alıcının gelen kutusunu tıkayabilir ve diğer önemli e-postaların geri dönmesine neden olabilir. 500 KB'ın üzerinde bir şey gönderiyorsanız, gönderenler, 'Size bir ek göndersem sorun olur mu? Sizin için en iyi zaman ne zaman?' -- Kallos

14. İkiden fazla ek yok ve mantıksal bir ad sağlayın. Özel olarak talep edilmedikçe, ikiden fazla ek içeren bir mesaj göndermekten kaçının. Ayrıca, alıcının konuyu ve göndereni bir bakışta bilmesi için ekli dosya(lar)a mantıklı bir ad verin. -- Duncan

15. Başkalarını yalnızca bilinmesi gereken şekilde gönderin veya kopyalayın. Tümünü Yanıtla'yı tıklatmadan veya Cc veya Bcc satırlarına adlar koymadan önce, tüm alıcıların mesajınızdaki bilgilere ihtiyacı olup olmadığını kendinize sorun. Göndermezlerse neden göndersinler? Mesajlarınızı doğru kişilere göndermek için zaman ayırın. -- Duncan

16. 'Tümünü yanıtla'ya dikkat edin. E-posta zincirindeki her üyenin bilmesi gerekmedikçe 'tümünü yanıtla'ya basmayın. Bir listedeki herkese cevabınızı, bilmeleri gerekip gerekmediğini göndermediğinizden emin olmak istersiniz. -- Duncan

17. Telefonu açın. Bir konunun açıklanması veya müzakere edilmesi gereken çok sayıda parametresi varsa ve çok fazla soru ve kafa karışıklığı yaratacaksa, bunu e-posta yoluyla ele almayın. Ayrıca toplantı, yemek, röportaj son dakika iptallerinde ve yıkıcı haberler için asla e-posta kullanılmamalıdır. Kötü haberi vermeniz gereken bir çalışanınız veya arkadaşınız varsa, bir telefon görüşmesi tercih edilir. Büyük bir gruba iletmeniz gereken bir haber ise, e-posta daha pratiktir. -- Duncan

18. E-postanızın önemini değerlendirin. Yüksek öncelikli seçeneği aşırı kullanmayın. Bu özelliği aşırı kullanırsanız, çok az kişi bunu ciddiye alacaktır. Daha iyi bir çözüm, bir mesajın tam olarak ne hakkında olduğunu açıklayan açıklayıcı konu satırları kullanmaktır. -- Duncan

19. Gizliliği koruyun. Bir grup insana mesaj gönderiyorsanız ve listenizin gizliliğini korumanız gerekiyorsa, her zaman 'Bcc' kullanmalısınız. Ek olarak, üçüncü şahıslara e-posta adresleri vermekten kaçının (Evite, haber bülteni vb.). Üçüncü taraflara isteyerek devrettiğiniz adreslerin, özellikle sundukları hizmet ücretsiz olduğunda, onlarla birlikte kaldığından emin olun. -- Duncan

20. Kısa tutun ve konuya gelin. Uzun e-posta geçmişte kaldı. Alıcıyı bunaltmamak için çok fazla boşluk bırakarak kısa ve öz yazın. Gönderdiğiniz şeye baktığınızda okumak için bir yük gibi görünmediğinden emin olun - madde işaretlerini kullanmaktan çekinmeyin. E-postanızı okuyan kişi, ne istediğinizi anlamak için birkaç paragrafı araştırmak zorunda kalmamalıdır. İlk iki cümlede e-postanın amacını belirtmelisiniz. Net olun ve önde olun. -- Lindsey Pollak , kariyer ve işyeri uzmanı, e-posta görgü kuralları danışmanı ve yazarı Üniversiteden Kariyere Geçiş



21. Kitlenizi tanıyın. E-posta selamlamanız ve imzanız, iletişim kurduğunuz kişinin saygı düzeyi ve formalitesi ile tutarlı olmalıdır. Ayrıca, okuyacak kişi için yazın - çok kibar ve resmi olma eğilimindeyse, o dilde yazın. Aynı şey daha gayri resmi ve rahat olma eğiliminde olan bir alıcı için de geçerlidir. -- Lindsey Pollak , kariyer ve işyeri uzmanı, e-posta görgü kuralları danışmanı ve yazarı Üniversiteden Kariyere Geçiş

22. Daima bir imza ekleyin. Birinin sizinle nasıl iletişim kuracağını araştırmasını asla istemezsiniz. Sosyal medya konusunda bilgiliyseniz, tüm sosyal medya bilgilerinizi imzanıza da ekleyin. E-posta imzanız, özellikle e-posta adresiniz tam adınızı veya şirketinizi içermediğinde, insanların sizin hakkınızda daha fazla bilgi sahibi olmasını sağlamanın harika bir yoludur. -- Pollak

23. Yalnızca gerektiğinde otomatik yanıtlayıcı kullanın. 'E-posta mesajınız için teşekkür ederiz' yazan otomatik bir yanıt. Mümkün olan en kısa sürede size cevap vereceğim' işe yaramaz. Ancak, bu mesajların harika yaptığı şeylerden biri, spam gönderenleri e-postanızın gerçek olduğu ve sizi spam listelerine ekleyebilecekleri konusunda uyarmaktır. -- Peggy Duncan , kişisel üretkenlik uzmanı ve yazarı Daha İyi Alışkanlıklar, Görgü Kuralları ve Outlook 2007 ile Aşırı E-posta Yükünü Fethedin

24. Personelinizi eğitin. İşletme sahipleri, çalışanlarının e-posta iletişimi konusunda eğitimli olduğundan emin olmalıdır - ne yaptıklarını ve neyin profesyonel olarak kabul edildiğini bildiklerini varsaymayın. Şirketteki herkesin uyması gereken e-posta standartları oluşturun. -- Pollak

25. E-postanız sizin bir yansımanızdır. Gönderdiğiniz her e-posta itibarınıza katkıda bulunur veya itibarınızı düşürür. E-postanız dağınık, düzensiz ve hatalarla doluysa, alıcı sizi dağınık, dikkatsiz ve düzensiz bir iş adamı olarak düşünmeye meyilli olacaktır. Diğer insanların görüşleri önemlidir ve profesyonel dünyada, onların sizi algılaması başarınız için kritik olacaktır. -- Peter Postası Burlington, Vermont merkezli Emily Post Institute'un direktörü, görgü kuralları tavsiyeleri ve düğün görgü kuralları, ebeveynlik sorunları ve sofra adabı gibi görgü kuralları sorularına yanıtlar sunuyor.

Editörün Notu: Şirketiniz için E-posta Pazarlama Hizmetleri mi arıyorsunuz? Size uygun olanı seçmenize yardımcı olacak bilgiler istiyorsanız, ortağımız BuyerZone'un size ücretsiz bilgi vermesini sağlamak için aşağıdaki anketi kullanın:

Editoryal Açıklama: Inc., bu ve diğer makalelerde ürün ve hizmetler hakkında yazar. Bu makaleler editoryal açıdan bağımsızdır - yani editörler ve muhabirler bu ürünler üzerinde herhangi bir pazarlama veya satış departmanının etkisi olmadan araştırma yapar ve yazarlar. Başka bir deyişle, hiç kimse muhabirlerimize veya editörlerimize ne yazacaklarını veya bu ürün veya hizmetler hakkında herhangi bir olumlu veya olumsuz bilgiyi makaleye dahil etmelerini söylemiyor. Makalenin içeriği tamamen muhabir ve editörün takdirindedir. Bununla birlikte, bazen makalelere bu ürün ve hizmetlere bağlantılar eklediğimizi fark edeceksiniz. Okuyucular bu bağlantıları tıkladığında ve bu ürünleri veya hizmetleri satın aldığında, Inc tazminat alabilir. Bu e-ticaret tabanlı reklam modeli - makale sayfalarımızdaki diğer tüm reklamlar gibi - editoryal kapsamımız üzerinde hiçbir etkisi yoktur. Muhabirler ve editörler bu bağlantıları eklemez ve yönetemezler. Bu reklam modeli, Inc'de gördüğünüz diğerleri gibi, bu sitede bulduğunuz bağımsız gazeteciliği destekler.